Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД)

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД, англ. Electronic Personnel Document Management Systems, EPDM) – это программное обеспечения для ведения необходимых кадровых документах о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников в цифровом формате.

Электронный кадровый документооборот - это процесс автоматизации и управления документами, связанными с кадровым учётом сотрудников компании. Суть процесса заключается в переходе от бумажного кадрового делопроизводства к электронному, что значительно повышает эффективность работы кадровых служб и сокращает время на обработку документов.

Основные этапы процесса включают в себя создание, отправку, регистрацию, хранение и поиск документов по сотрудникам. Каждый документ должен быть электронным, иметь уникальный номер и метаданные (информацию о дате создания, авторе и т.д.), чтобы обеспечить возможность прозрачного управления документооборотом.

Задачи, которые решает электронный кадровый документооборот, включают в себя учёт сотрудников (включая ввод и редактирование данных), формирование и утверждение отчётов и заявлений, проведение процедуры приёма на работу, увольнения и перевода, учёт и выплата заработной платы, контроль за соблюдением трудовых норм и другое.

В целом, электронный кадровый документооборот - это комплексная система обработки документов, позволяющая ускорить и упростить процессы кадрового учета, сократить временные и финансовые затраты компании, повысить уровень контроля и обеспечить высокий уровень безопасности данных.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД) предназначены для автоматизации процессов, связанных с управлением и обработкой кадровой документации в организации. Они помогают обеспечить эффективный и точный контроль за всеми документами, связанными с кадровыми процессами, от найма сотрудников и до их увольнения.

Основные задачи программных систем электронного кадрового документооборота включают:

• Создание единой электронной базы данных всех сотрудников организации, включая их персональные данные, сведения об обучении, квалификации и опыте работы;
• Обеспечение оперативной обработки всех кадровых документов, включая трудовые договоры, приказы на приём и увольнение, личные дела, табели учёта рабочего времени, отчёты по заработной плате и т.д.;
• Автоматическое уведомление сотрудников и руководства об окончании сроков действия документов, напоминание о необходимости прохождения обязательных медицинских осмотров и участия в обучении;
• Обеспечение защиты конфиденциальных данных всех сотрудников организации и обеспечение соответствия нормам законодательства о защите персональных данных.

Таким образом, программные СЭКД существенно упрощают и ускоряют процессы управления кадрами в организации и обеспечивают высокий уровень контроля и безопасности.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Применение программной системы электронного кадрового документооборота имеет несколько полезных эффектов, включая:

• Уменьшение затрат на бумажную документацию, печать и хранение документов.

• Улучшение производительности и эффективности, так как электронные документы могут быть обработаны быстрее и легче.

• Уменьшение риска ошибок при обработке документов, так как система обеспечивает проверку и контроль качества.

• Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных, так как электронные документы могут быть защищены паролем и/или шифрованием.

• Улучшение доступности к информации, так как все документы, связанные с сотрудниками, хранятся в единой системе и могут быть легко найдены и просмотрены.

Для того чтобы соответствовать категории систем электронного кадрового документооборота, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Ведение личных дел сотрудников: Хранение и управление персональной информацией сотрудников, включая личные данные, трудовые договоры, приказы и другие документы.

• Оформление трудовых отношений: Автоматизация процессов приёма на работу, перевода на другую должность, увольнения и других кадровых изменений.

• Отчётность и аналитика: Генерация отчётов по кадровым показателям, анализ эффективности работы персонала и выявление тенденций для принятия управленческих решений.

• Управление отпусками и больничными: Ведение учёта отпусков, больничных листов и других видов отсутствия сотрудников на рабочем месте.

• Интеграция с бухгалтерскими системами: Обмен данными с системами бухгалтерского учёта для автоматического расчёта налогов, взносов и других финансовых операций, связанных с персоналом.