Порталы самообслуживания сотрудников

Порталы самообслуживания сотрудников (ПСС, англ. Employee Self-Service Portals, ESS) – это цифровые решения для управления персоналом, которые предоставляют сотрудникам доступ к информации и ресурсам, необходимым им для выполнения своей работы, инструментам внутрикорпоративной коммуникации, управления задачами, самостоятельного получения услуг кадрового обеспечения, доступа к документам и другим ресурсам компании.

Кадровое самообслуживание сотрудников (ESS) – это функция, доступная в большинстве систем управления персоналом (HRMS), позволяющая сотрудникам самостоятельно управлять рядом кадровых, ИТ и административных потребностей без непосредственного участия отдела кадров. Эта функция реализуется через кадровые порталы и системы управления персоналом, предоставляя сотрудникам доступ к информации о заработной плате, страховых планах, льготах, контактных данных и многом другом.

Основные преимущества кадрового самообслуживания сотрудников:

• Повышение эффективности работы: Сотрудники могут самостоятельно обновлять свою личную информацию, запрашивать отгулы, отслеживать отпуск и командировочные расходы, что сокращает необходимость многократного обращения в отдел кадров и увеличивает производительность.

• Улучшение коммуникации: Сотрудники имеют доступ к актуальной информации о компании, что способствует лучшему пониманию корпоративных политик и процедур.

• Снижение нагрузки на отдел кадров: Сотрудники могут выполнять ряд рутинных задач самостоятельно, освобождая время специалистов по персоналу для решения более сложных вопросов.

• Прозрачность и точность данных: Сотрудники могут проверять и обновлять свои личные данные в реальном времени, что снижает риск ошибок и обеспечивает актуальность информации.

• Повышение морального духа: Наличие доступа к информации о льготах, рабочем графике и важных событиях способствует улучшению отношений в коллективе и повышению удовлетворенности работой.

Недостатки кадрового самообслуживания сотрудников:

• Дополнительное обучение: Сотрудникам и специалистам по кадрам требуется обучение для работы с новой системой.

• Человеческий фактор: Существует риск ошибок при вводе данных, особенно если сотрудники не прошли должного обучения.

• Стоимость внедрения: Внедрение системы ESS требует финансовых вложений.

В целом, кадровое самообслуживание сотрудников является эффективным инструментом для оптимизации рабочих процессов, повышения удовлетворенности сотрудников и снижения нагрузки на отдел кадров.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Порталы самообслуживания сотрудников предназначены для предоставления сотрудникам возможности самостоятельно управлять своими личными и профессиональными данными, а также выполнять административные задачи без необходимости обращения к отделу кадров. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя расширению возможностей сотрудников, повышению эффективности кадровых процессов и улучшению качества обслуживания клиентов.

Функциональное предназначение порталов самообслуживания сотрудников включает несколько важных аспектов. Во-первых, они позволяют сотрудникам получать доступ к своей личной и профессиональной информации в любое время и из любого места, что делает процесс управления данными более удобным и доступным. Во-вторых, порталы самообслуживания предоставляют инструменты для выполнения различных административных задач, таких как подача заявок на отпуск, отслеживание баланса свободного времени и посещаемости, запись рабочего времени и многое другое. Это снижает нагрузку на отдел кадров и ускоряет выполнение кадровых операций. В-третьих, порталы самообслуживания способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и результатах работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

База знаний

Функции Базы знаний позволяют сотрудникам получать доступ к документации, файлам, вики-страницам, обучающим материалам, часто задаваемым вопросам и другим информационным ресурсам, необходимым для выполнения их рабочих задач. Часто базы знаний поддерживают возможности групповой работы с веб-документами.

Вовлечение сотрудников

Функции Вовлечения сотрудников позволяет внедрять различные игровые механики во взаимодействии персонала, которые способствуют повышению продуктивности, командообразованию, укреплению корпоративной культуры. Среди механик геймификации могут, например, использоваться корпоративная (игровая) валюта, награды (значки, бейджи), рейтинги, конкурсы и квесты, магазин брендированных товаров (призов, мерча).

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое самообслуживание

Функции Кадрового самообслуживания позволяют вовлекать сотрудников при решении задач кадрового учёта и документооборота в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации, а также снижение нагрузки на работников кадрового делопроизводства

Корпоративное обучение

Функции Корпоративного обучения позволяют сотрудникам повышать свою квалификацию, развиваться в профессиональном плане и изучать новые технологии, необходимые для успешной работы в компании.

Личный кабинет

Функции Личного кабинета сотрудника позволяют управлять персональными данными, просматривать информацию о компании, общаться с коллегами, участвовать в корпоративных мероприятиях, получать доступ к информационным ресурсам компании, организовывать свое рабочее время, оставлять обратную связь и предложения, а также обучаться и развиваться.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Новости и уведомления

Функции получения Новостей и уведомлений в корпоративном информационном портале позволяют сотрудникам быть в курсе последних событий, изменений и обновлений, происходящих в компании. Также работники могут получать оповещения о новых заданиях, обновлениях в проектах и других важных событиях, связанных с работой.

Общение

Функции Общения позволяют общаться и обмениваться информацией с коллегами (или другими профессионалами), обсуждать проекты, продукты и инициативы, задавать вопросы и получать ответы, а также участвовать в профессиональных дискуссиях и делиться своими знаниями и опытом. Функции общения могут быть реализованы в форме прямых персональных сообщений, чатов, комментариев, дискуссий и блогов.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поиск профессионалов и компаний

Функции Поиска профессионалов и компаний позволяют пользователям находить специалистов в нужной области, связываться с ними, направлять им деловые предложения и нанимать их для выполнения определенных задач, а также исследовать компании, их продукты или услуги.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление опросами

Функции Управления опросами позволяют проводить опросы среди сотрудников, собирать их мнения и отзывы, а также анализировать результаты для принятия решений по улучшению процессов и качества работы.

Управление пространствами и группами

Функции Управления социальными пространствами и группами позволяют администраторам создавать и управлять различными сообществами и группами, организовывать мероприятия, управлять доступом к ресурсам, поддерживать единое информационное пространство в служебных группах и группах по интересам.

База данных компаний

База данных компаний позволяет пользователям искать и находить компании по различным параметрам, таким как отрасль, местоположение, размер, тип и специализация. Это помогает профессионалам связывать компании со своим профессиональным опытом, а потенциальным клиентам находить подходящие компании для сотрудничества. Сами компании получают возможность расширять свою клиентскую базу, создавать вокруг компании профессиональное сообщество и привлекать новых партнеров. Кроме того, база данных компаний может содержать информацию о продуктах и услугах, контактных данных, новостях и событиях, что является полезным инструментом продвижения.

База данных профессионалов

База данных профессионалов служит для получения информации о специалистах и компаниях, их контактах, опыте, навыках, проектах и рекомендациях. Данные возможности помогают пользователям находить нужных экспертов и компании, а профессионалам – продвигать свои услуги и продукты, искать партнёров и сотрудников, расширять сеть контактов и привлекать новых клиентов.

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Порталы самообслуживания сотрудников играют ключевую роль в оптимизации внутренних процессов компании, снижении нагрузки на техническую поддержку и повышении уровня удовлетворенности сотрудников.

Во-первых, порталы самообслуживания позволяют сотрудникам быстро и удобно получать доступ к необходимой информации и выполнять повседневные задачи, такие как подача заявок на отпуск или заказ необходимых материалов. Это не только экономит время сотрудников, но и снижает нагрузку на техническую поддержку, позволяя специалистам сосредоточиться на более сложных задачах.

Также порталы самообслуживания способствуют повышению уровня удовлетворенности сотрудников, предоставляя им возможность самостоятельно решать многие вопросы, не ожидая ответа от представителя компании. Это создает ощущение контроля над ситуацией и повышает мотивацию сотрудников, что в свою очередь положительно сказывается на общей атмосфере в коллективе и уровне лояльности к компании.

Таким образом, внедрение портала самообслуживания является важным шагом на пути к созданию эффективной и гибкой рабочей среды, обеспечивающей удовлетворение потребностей сотрудников и достижение поставленных целей компании.

Для того чтобы соответствовать категории порталов самообслуживания сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Личный кабинет сотрудника: Система должна предоставлять сотруднику личный кабинет, где он может управлять своей учётной записью, просматривать информацию о своём статусе, правах доступа и обязанностях.

• Запрос и получение информации: Система должна обеспечивать возможность запроса и получения необходимой информации, такой как правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, формы документов и т.д.

• Подача заявлений и форм: Система должна позволять сотрудникам подавать заявления на отпуск, командировки, повышение квалификации и другие запросы, а также заполнять необходимые формы и анкеты.

• Обратная связь и оценка: Система может включать инструменты для сбора обратной связи от сотрудников относительно качества предоставляемых услуг, предложений по улучшению работы портала и других аспектов деятельности компании.

• Интеграция с HR-системами: Система может интегрироваться с другими HR-системами, такими как системы управления персоналом и учёта рабочего времени, для автоматического обновления информации о статусе сотрудника и предоставления ему соответствующих прав доступа к функциям портала.