Системы управления человеческими ресурсами (HRM) c функцией Кадровое делопроизводство

Системы управления человеческими ресурсами (СУЧР, англ. Human Resource Management Systems, HRM, HRMS) – это программное обеспечение, которое автоматизирует процессы организации труда и кадрового администрирования в компании.

Управление человеческими ресурсами представляет собой задачи по организации работы персонала. Эти задачи реализуются на предприятиях в рамках работы управленцев (менеджеров) и специалистов по персоналу (HR-менеджеров). Управление персоналом обычно рассматривается в компаниях как система взаимосвязанных процессов, направленных на повышение производительности труда и общей удовлетворенности работников. В рамках управления человеческими ресурсами объединяются такие задачи, как кадровое делопроизводство, планирование рабочего времени, подбор персонала, расчёта заработной платыи прочие.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Программное обеспечение управления человеческими ресурсами (HRMS) предназначено для решения задач кадрового администрирования, управления персоналом, электронного обучения, управления производительностью, а также рекрутинга. HRM-система данного класса оснащена инструментами и функциями, помогающими руководству, а также сотрудникам работать с большей эффективностью. Программное обеспечение используется малым, средним и крупным бизнесом в различных отраслях деятельности для повышения производительности труда, повышения удовлетворенности сотрудников и оптимизации различных аспектов их кадровых процессов.

Наиболее комплексные доступные решения способны интегрировать различные основные функции и обязанности управления персоналом (HR), включая отслеживание и подбор кандидатов, управление заработной платой, управление трудовыми ресурсами, планирование смен, учёт отгулов и управление человеческим капиталом в одну платформу.

Помимо основных функций, кадровые программные решения также помогают предприятиям и организациям управлять жизненно важными данными сотрудников, связанными с контактной информацией персонала, оплатой труда и льготами, оплачиваемым отпуском, посещаемостью, деталями трудовых договоров и управлением компетенциями сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Специалисты по управлению персоналом используя HRM-системы, обеспечивют более структурированный и процессно-ориентированный подход к выполнению административных задач с возможностью выстраивания цикличности и масштабирования.

Инструментарий HRM-системы помогает освободить время менеджеров по персоналу и сотрудников кадрового отдела, чтобы сосредоточиться на найме людей и более эффективно поддерживать моральный дух сотрудников.

Системы учёта рабочего времени

Системы учёта рабочего времени (англ. Time Tracking Systems, TT) позволяют работникам автоматически или вручную отслеживать время, затраченное на работы, отдельные проекты, задачи и деятельность в целом

Системы управления трудовыми ресурсами

Системы управления трудовыми ресурсами (СУТР, англ. Workforce Management Systems, WFM) представляют собой комплекс программных решений, выполняющих автоматизацию управления кадрами в организации с фокусом на производительность, трудоёмкость, рабочее время и расписание работы.

Системы управления рабочей эффективностью

Системы управления рабочей эффективностью (СУРЭ, англ. Job Performance Management Systems) помогают руководителям устанавливать стандарты работы сотрудников и оценивать эффективность работы отдельного сотрудника

Системы управления охраной труда

Системы управления охраной труда (СУОТ, англ. Occupational Health and Safety Management Systems, OHSM) – это комплексные программные инструменты, разработанные для обеспечения безопасности и здоровья работников на рабочем месте. Они включают в себя набор документов и процедур, направленных на последовательное и эффективное снижение уровня травматизма и развитие культуры безопасности в организации.

Чтобы претендовать на включение в категорию систем управления человеческими ресурсами, программный продукт должен:

• Предоставлять основные функциональные возможности в области HR: подбор персонала, управление заработной платой, управление трудовыми ресурсами, кадровое делопроизводство, управление отпусками, отгулами и командировками и т.п.

• Предлагать функциональные модули, которые можно приобрести отдельно.

• Включать несколько модулей, которые могут интегрироваться вместе, чтобы сформировать единую систему управления персоналом.