Системы организационно-штатного планирования

Системы организационно-штатного планирования (СОШП, англ. Organizational and Staff Planning Systems, OSP) – это программные продукты для цифровизации процессов управления персоналом и принятия решений в области развития организационной структуры и штатного планирования. Они помогают работодателям и менеджерам принимать взвешенные решения по наиболее эффективному использованию персонала, оптимизации расходов на рабочую силу и предотвращению возможных проблем в организации труда и управлении персоналом. Поскольку они относятся к категории HR-технологий (программ и решений, связанных с управлением персоналом), они играют ключевую роль в развитии современного бизнеса.

Организационно-штатное планирование представляет собой комплексный процесс, направленный на оптимизацию структуры и численности персонала в организации с целью повышения её эффективности и конкурентоспособности. Этот процесс включает в себя анализ текущих и будущих потребностей компании, разработку организационной структуры, определение оптимального количества штатных единиц и распределение обязанностей между ними.

Основные этапы организационно-штатного планирования:

• Анализ текущей ситуации: Оценка текущего состояния дел в компании, включая анализ задач, проектов и стратегий, а также определение потребностей в персонале.

• Разработка организационной структуры: Создание иерархической структуры, отражающей основные направления деятельности и процессы в компании.

• Определение должностных обязанностей: Чёткое формулирование функций и задач для каждой должности, включая требования к квалификации и навыкам.

• Установление квалификационных требований: Разработка критериев отбора кандидатов на основе необходимых знаний, умений и опыта.

• Расчёт оптимального количества штатных единиц: Определение оптимального числа сотрудников для каждой позиции с учётом текущих и будущих потребностей компании.

• Управление изменениями: Планирование и реализация изменений в штатном расписании в соответствии с изменениями в стратегии, процессах и технологиях компании.

• Оценка эффективности: Регулярный анализ и оценка эффективности организационно-штатного планирования для корректировки и оптимизации структуры и численности персонала.

Эффективное организационно-штатное планирование способствует повышению эффективности работы компании, оптимизации затрат на персонал и обеспечению соответствия кадрового потенциала стратегическим целям и задачам бизнеса.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

UnSpotАнспотОфициальный сайт

Системы организационно-штатного планирования предназначены для комплексной автоматизации процессов управления структурой и составом персонала в организациях. Они играют ключевую роль в современном менеджменте, помогая руководителям и HR-специалистам оптимизировать рабочие процессы, планировать развитие компании и контролировать расходы на персонал.

Функциональное предназначение систем организационно-штатного планирования охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они позволяют создавать и обновлять штатное расписание, включая информацию о должностях, ставках заработной платы, количестве штатных единиц и других важных параметрах. Это помогает руководству компании иметь чёткое представление о структуре и составе своего персонала. Во-вторых, системы организационно-штатного планирования предлагают инструменты для анализа эффективности работы сотрудников, расчёта фонда оплаты труда и прогнозирования потребностей в персонале на будущее. Это способствует более точному планированию бюджета и принятию обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами. В-третьих, они упрощают процесс управления вакансиями, позволяя оперативно реагировать на изменения в структуре компании и потребности в новых сотрудниках.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы организационно-штатного планирования (СОШП) представляют собой важный инструмент для современных компаний, стремящихся к эффективному управлению персоналом и оптимизации организационных процессов. Эти системы предлагают ряд существенных преимуществ, которые способствуют повышению производительности, снижению издержек и улучшению общей эффективности работы организации.

Во-первых, СОШП помогают компаниям принимать взвешенные решения относительно наиболее эффективного использования персонала. Они предоставляют инструменты для анализа текущей ситуации в области кадрового менеджмента, позволяя выявлять потенциальные проблемы и разрабатывать меры по их решению. Это способствует предотвращению возможных проблем в организации труда и управлении персоналом, что, в свою очередь, снижает риски возникновения конфликтов и недовольства среди сотрудников.

Кроме того, СОШП играют ключевую роль в оптимизации расходов на рабочую силу. Они позволяют точно определять необходимое количество сотрудников для выполнения текущих и будущих задач, избегая как нехватки персонала, так и его избытка. Это способствует снижению издержек на заработную плату и социальные отчисления, а также минимизирует финансовые потери, связанные с неэффективным использованием трудовых ресурсов.

Таким образом, внедрение систем организационно-штатного планирования является важным шагом на пути к успешному управлению компанией, обеспечивающим её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем организационно-штатного планирования, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание организационной структуры. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования организационной структуры компании, включая определение иерархии, отделов и должностей.

• Планирование штатного расписания. Система должна позволять планировать штатное расписание, учитывая потребности в персонале, квалификацию сотрудников и требования к должностям.

• Управление вакансиями. Система должна предоставлять функции для размещения вакансий, получения резюме кандидатов, проведения собеседований и отбора персонала.

• Обучение и развитие персонала. Система должна включать инструменты для планирования обучения и развития сотрудников, отслеживания прогресса и оценки эффективности программ обучения.

• Оценка и аттестация персонала. Система должна предоставлять функции для проведения оценки и аттестации персонала, включая сбор и анализ данных о производительности, компетенциях и потенциале сотрудников.

Россия

UnSpot, Контур.Персонал, Saby HRM, AppRaise, Управление персоналом - ОЛИМП, 1C:Зарплата и кадры государственного учреждения, EmplDocs, БОСС-Кадровик, Goodt WFM, Saby Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, Корс Кадры, Сотрудники предприятия, ЭОС КАДРЫ, LDM.КЭДО, Saby Staff (КЭДО), Отдел кадров плюс, Vacation Solution, BSC Графики, Saby Воинский учёт, Арча, Teal HR, Росатом HCM

США

Zenefits, OrangeHRM

Великобритания

Sage HR

Германия

IceHrm

Индия

Zoho People