Системы управления заработной платой

Системы управления заработной платой (СУЗП, англ. Payroll Management Systems, PM) – это программное обеспечение, которое помогает организациям автоматизировать многие процессы, связанные с управлением зарплатой и выплатами сотрудникам. Системы управления заработной платой предназначены для упрощения процесса набора и расчета заработной платы, автоматизирования подсчетов, налогов и отчетности. Кроме того, они сокращают ручной ввод данных и позволяют упростить процесс выплат сотрудникам.

Управление заработной платой представляет собой комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию системы оплаты труда с целью повышения эффективности работы сотрудников и достижения стратегических целей организации. Этот процесс включает в себя выбор подходящей системы оплаты труда, её настройку в соответствии с бизнес-задачами, а также внедрение различных механизмов стимулирования и мотивации персонала.

Системы оплаты труда могут быть разнообразными: от тарифных, учитывающих затраты работников, до бестарифных, основанных на вкладе каждого сотрудника в общий результат. Существуют также смешанные формы, сочетающие элементы разных систем. Выбор конкретной системы зависит от специфики деятельности компании, её целей и потребностей сотрудников.

Важной составляющей управления заработной платой является регулярное проведение анализа текущей ситуации на рынке труда и в компании, что позволяет своевременно корректировать систему оплаты труда, делая её более привлекательной и конкурентоспособной. Эффективное управление заработной платой обеспечивает баланс между интересами бизнеса и потребностями сотрудников, способствуя повышению производительности и удовлетворённости работой.

Внедрение различных механизмов стимулирования, таких как бонусные вознаграждения, премии, дополнительные льготы, позволяет мотивировать сотрудников к достижению лучших результатов. Прозрачность и автоматизация процессов управления заработной платой также играют ключевую роль в повышении эффективности работы и укреплении корпоративной культуры.

Системы управления заработной платой предназначены для автоматизации процессов расчёта и выплаты заработной платы, налогов и страховых взносов, а также подготовки соответствующей отчётности. Они играют ключевую роль в обеспечении эффективного управления финансами, связанными с оплатой труда, и соблюдении всех законодательных требований.

Эти системы позволяют оптимизировать процессы расчёта заработной платы, учитывая различные виды выплат, премии, надбавки и компенсации. Они автоматически рассчитывают налоги и страховые взносы, что снижает риск ошибок и нарушений законодательства. Кроме того, системы управления заработной платой предоставляют инструменты для анализа и контроля расходов на оплату труда, позволяя организациям принимать обоснованные решения относительно политики вознаграждения и мотивации персонала.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы управления заработной платой представляют собой мощный инструмент для автоматизации процессов расчета и выплаты заработной платы, налогов и взносов, а также для анализа и контроля этих операций. Они играют ключевую роль в управлении человеческими ресурсами и финансами компании, обеспечивая точность, своевременность и эффективность всех процессов, связанных с оплатой труда.

Основные преимущества использования систем управления заработной платой включают:

• Автоматизация рутинных операций: Системы позволяют автоматизировать рутинные операции по расчету заработной платы, налогов и взносов, что существенно сокращает время и усилия, затрачиваемые на эти процессы. Это освобождает ресурсы для более важных задач и способствует повышению эффективности работы.

• Точность расчётов: Автоматизация процессов расчета заработной платы снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором, и обеспечивает точность расчетов. Это важно для соблюдения законодательства и предотвращения возможных штрафов и санкций.

• Своевременность выплат: Системы управления заработной платой позволяют своевременно выплачивать заработную плату сотрудникам, что способствует повышению их мотивации и удовлетворенности работой.

• Оптимизация налоговых и социальных отчислений: Системы помогают правильно рассчитывать и уплачивать налоги и социальные взносы, что снижает риски штрафов и санкций со стороны налоговых органов. Это также позволяет оптимизировать расходы на эти отчисления.

• Анализ и отчётность: Системы предоставляют инструменты для анализа расходов на заработную плату, налогов и взносов, что позволяет компании контролировать свои финансовые потоки и принимать обоснованные решения по управлению персоналом и финансами.

Таким образом, системы управления заработной платой играют важную роль в обеспечении точности, своевременности и эффективности процессов расчета и выплаты заработной платы, налогов и взносов, а также предоставляют инструменты для анализа и контроля этих операций, что способствует оптимизации финансовых потоков и повышению эффективности управления человеческими ресурсами компании.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления заработной платой, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Автоматизация расчёта заработной платы: Возможность автоматического расчёта заработной платы сотрудников на основе предопределённых формул и налоговых таблиц, исключая необходимость ручного ввода данных.

• Отслеживание рабочего времени и посещаемости: Функция отслеживания рабочего времени и посещаемости сотрудников для точного расчёта оплаты труда и соблюдения графика работы.

• Управление данными о сотрудниках: Хранение и обновление информации о сотрудниках, включая личные данные, ставки заработной платы, налоговую информацию и льготы.

• Соблюдение налогового законодательства: Автоматическое соблюдение налогового законодательства и нормативных актов, включая расчёт и удержание налогов, создание налоговых форм и упрощение налоговых платежей.

• Прямое внесение средств и печать чеков: Возможность прямого внесения заработной платы сотрудников на их банковские счета или печати физических платёжных чеков.

Эти функции делают системы управления заработной платой незаменимым инструментом для эффективного управления расчётом заработной платы, обеспечивая точность, эффективность и соответствие законодательству.