Системы управления воронкой найма

Системы управления воронкой найма (СУВН, англ. Recruitment Funnel Management Systems, RFM) – это специализированные программные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процесса подбора персонала в компаниях. Эти системы используют принципы воронки продаж для управления потоком кандидатов от момента их привлечения до окончательного найма.

Управление воронкой найма – это комплексный подход к процессу подбора персонала, направленный на оптимизацию каждого этапа привлечения и отбора кандидатов. Воронка найма представляет собой модель, иллюстрирующую последовательность шагов, через которые проходят соискатели от первоначального привлечения до трудоустройства.

Этапы воронки найма:

• Привлечение кандидатов: Создание привлекательного объявления о вакансии, использование различных каналов для размещения (работные сайты, социальные сети, специализированные сообщества и форумы).

• Отбор резюме: Внимательный первичный анализ резюме и анкет соискателей, чтобы отобрать тех, кто соответствует требованиям.

• Первые интервью: Проведение первичных интервью (собеседование по телефону или видеоинтервью) для проверки базовых качеств и мотивации кандидатов.

• Тестирование и оценка: Использование инструментов для оценки уровня квалификации кандидатов, таких как тестовые задания, психологические или профильные тесты.

• Финальные этапы: Встречи с руководителем, предложение о работе и заключение трудового договора.

Конверсия воронки найма показывает, какой процент кандидатов переходит с одного этапа на другой. Общая конверсия рассчитывается как отношение числа кандидатов, прошедших на следующий этап, к числу кандидатов на предыдущем этапе, умноженное на 100%. Например, если из 100 просмотренных резюме отобрано 20 для собеседования, то конверсия на этапе отбора составит 20%.

Для оценки эффективности процесса подбора персонала важно следить за конверсией на финальных этапах воронки, включая встречи с руководителем и прием оффера. Если из 5 кандидатов только один принимает оффер, это может указывать на недостаточную привлекательность работодателя или на то, что конкуренты предлагают более выгодные условия.

Анализ показателей на каждом этапе позволяет предсказать потребности в найме. Например, если необходимо найти одного специалиста через определенную платформу, можно использовать данные воронки для расчета необходимого количества отправленных офферов.

Управление воронкой найма помогает компаниям оптимизировать процесс подбора персонала, сокращать время и ресурсы, затрачиваемые на поиск кандидатов, и повышать качество заявок на подбор персонала.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Поток РекрутментПотокОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления воронкой найма предназначены для автоматизации рутинных задач, таких как размещение вакансий, сбор и анализ резюме, управление кандидатами и коммуникация с ними, проведение собеседований и других сопутствующих задач.

СУВН облегчают процесс отбора и подбора кандидатов, позволяя работодателям быстро просматривать и анализировать большое количество резюме, классифицировать их в соответствии с требованиями и отслеживать этапы прохождения собеседования для каждого кандидата.

Программные системы управления воронкой найма также могут предоставлять аналитические инструменты для оценки эффективности процесса найма и оптимизации рекрутинговых практик. Они помогают сократить расходы на найм, улучшить качество подбора кандидатов и снизить время, затрачиваемое на процесс найма.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

Системы управления воронкой найма представляют собой мощный инструмент, способный значительно повысить эффективность процесса найма и принести компаниям ряд существенных преимуществ. Во-первых, они позволяют визуализировать процесс найма, делая его более прозрачным и понятным для всех участников. Это помогает отслеживать, сколько кандидатов находится на каждом этапе, прогнозировать сроки закрытия вакансий и оставаться в рамках бюджета найма.

Во-вторых, системы управления воронкой найма способствуют оптимизации процесса найма, позволяя компаниям выявлять и устранять неэффективные этапы отбора. Это может включать объединение нескольких этапов в один или отказ от тех, которые не играют особой роли в оценке кандидатов. Автоматизация рутинных задач, таких как отправка уведомлений, запись кандидатов на собеседования и переписка с соискателями, также помогает сэкономить время и ресурсы, повышая общую эффективность процесса найма.

Таким образом, системы управления воронкой найма являются незаменимым инструментом для компаний, стремящихся улучшить качество найма, сократить время и затраты на процесс подбора персонала. Их внедрение может стать ключевым шагом на пути к созданию более эффективной и современной стратегии найма, способствующей привлечению и удержанию лучших специалистов.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления воронкой найма, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Построение и анализ воронки найма: Системы должны предоставлять инструменты для построения и анализа воронки найма, включая этапы привлечения кандидатов, их вовлечения, оценки и найма. Это позволяет отслеживать эффективность каждого этапа и вносить коррективы в стратегию найма.

• Управление базой данных кандидатов: Системы должны обеспечивать управление базой данных кандидатов, включая возможность добавления, редактирования и удаления записей, а также поиск и фильтрацию кандидатов по различным критериям.

• Автоматизация рутинных задач: Системы должны автоматизировать рутинные задачи, связанные с обработкой заявок от кандидатов, назначением собеседований и рассылкой уведомлений, что сокращает время на выполнение этих операций и повышает их точность.

• Отчётность и аналитика: Системы должны предоставлять инструменты для создания отчётов и аналитики по результатам работы с воронкой найма, включая статистику по количеству кандидатов на каждом этапе, проценту успешных наймов и другим ключевым показателям эффективности.

• Интеграция с другими системами: Системы должны интегрироваться с другими программными продуктами, используемыми в компании, такими как системы управления персоналом, CRM-системы и платформы для проведения видеоинтервью, что обеспечивает обмен данными и синхронизацию процессов.