Системы управления преемственностью c функцией База данных сотрудников

Системы управления преемственностью (СУП, англ. Succession Planning Systems, SPS) – это специальные программные средства, которые используются для планирования и координации процесса передачи знаний и опыта между сменяющимися специалистами и руководителями в организации. Данные программные продукты обеспечивают сохранение и передачу ценных знаний, навыков и опыта сотрудников, уходящих на повышение, на пенсию или уходящих из организации, другим продолжающим работу сотрудникам.

Управление преемственностью представляет собой стратегический подход к управлению персоналом, направленный на отбор и подготовку талантливых сотрудников для замещения ключевых должностей в организации. Этот процесс включает в себя разработку и реализацию плана по формированию кадрового резерва, который позволит компании функционировать без перебоев в случае ухода ключевых сотрудников по причине увольнения, смерти или утраты трудоспособности.

Основные аспекты управления преемственностью:

• Определение ключевых позиций: Выявление должностей, замещение которых критически важно для функционирования организации.

• Отбор кандидатов: Разработка критериев отбора и методов оценки потенциальных преемников, включая тестирование, анкетирование, рекомендации и оценку профессиональных качеств.

• Подготовка резервистов: Создание программы обучения и развития для отобранных кандидатов, направленной на приобретение необходимых навыков и компетенций для выполнения будущих обязанностей.

• Мониторинг и оценка: Регулярный анализ прогресса резервистов, оценка их готовности к выполнению новых обязанностей и корректировка планов подготовки при необходимости.

• Внедрение в практику: Планомерное включение подготовленных резервистов в рабочий процесс, замещение ими ключевых должностей в соответствии с планом преемственности.

Эффективное управление преемственностью способствует снижению рисков для бизнеса, связанных с уходом ключевых сотрудников, обеспечивает непрерывность работы и позволяет компании сохранять и развивать свой человеческий капитал.

Системы управления преемственностью предназначены для обеспечения непрерывной и эффективной работы организаций за счёт подготовки квалифицированных специалистов, способных заменить ключевых сотрудников в случае их ухода или необходимости в расширении бизнеса. Эти системы играют важную роль в стратегическом планировании и развитии кадрового потенциала компаний.

Функциональное предназначение систем управления преемственностью охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они помогают идентифицировать и развивать таланты внутри организации, обеспечивая тем самым наличие квалифицированных кадров для заполнения ключевых позиций. Во-вторых, такие системы способствуют снижению рисков, связанных с уходом ключевых сотрудников, благодаря наличию подготовленных резервистов. В-третьих, системы управления преемственностью поддерживают непрерывное развитие и обучение персонала, что способствует повышению общей компетентности и эффективности работы команды. Это, в свою очередь, ведёт к укреплению конкурентоспособности организации и её способности адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы управления преемственностью представляют собой стратегический подход к планированию и развитию кадрового потенциала компании, направленный на обеспечение непрерывности бизнеса и минимизацию рисков, связанных с уходом ключевых сотрудников. Эти системы предлагают ряд значительных преимуществ и выгод, способствующих повышению эффективности работы, снижению текучести кадров и укреплению позиций компании на рынке.

Во-первых, системы управления преемственностью позволяют компаниям формировать кадровый резерв из наиболее талантливых и перспективных сотрудников, готовых занять ключевые позиции в случае необходимости. Это обеспечивает непрерывность бизнес-процессов и минимизирует риски, связанные с уходом ключевых сотрудников, что особенно важно в условиях высокой конкуренции и динамичного рынка. Кроме того, наличие подготовленного кадрового резерва способствует повышению мотивации и удовлетворённости сотрудников, поскольку они видят перспективы своего развития и карьерного роста в компании.

Также системы управления преемственностью предоставляют инструменты для оценки и развития навыков и компетенций сотрудников, что позволяет компании инвестировать в развитие своих кадров и повышать их квалификацию. Это способствует формированию сильной корпоративной культуры, основанной на принципах непрерывного обучения и развития, а также укреплению бренда работодателя на рынке труда.

Таким образом, внедрение систем управления преемственностью является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления преемственностью, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Определение ключевых компетенций. Система должна предоставлять инструменты для определения наиболее важных навыков, знаний и ценностей, которые необходимо сохранить при смене руководства, включая операционные процессы, управленческие методы, уникальные продукты и культурные особенности компании.

• Документирование процессов и знаний. Система должна обеспечивать возможность создания детальной документации о ключевых процессах и знаниях, передаваемых от текущего руководства к будущим лидерам, в виде операционных руководств, процедур, справочников или баз данных.

• Обучение и передача опыта. Система должна включать функции активного обучения и менторства, позволяющие будущим лидерам усваивать знания и опыт, а также получать ценные советы от опытных коллег.

• Теория на практике. Система должна предоставлять возможности для будущих лидеров практиковаться в реальных ситуациях под руководством опытных специалистов, что способствует укреплению навыков и адаптации к решению задач нового уровня.

• Оценка и анализ результатов. Система должна включать инструменты для оценки эффективности процесса преемственности, включая мониторинг выполнения процессов, успешности адаптации в руководящей роли и различные методы оценки компетенций новых лидеров.