Платформы комплексного управления персоналом c функцией Кадровое делопроизводство

Программные платформы комплексного управления персоналом (ПКУП, англ. Integrated Personnel Management Platforms, IPM) - это решения, которые помогают компаниям повышать эффективность управления персоналом через всестороннюю цифровизацию процессов управления персоналом, привлечения и удержания талантов, развития сотрудников и многих других аспектов управления персоналом.

Комплексный процесс управления персоналом - это система методов, инструментов и процедур, которые используются для организации работы с сотрудниками в компании. Он включает в себя такие аспекты, как найм, адаптация, обучение, развитие, мотивация, оценка и увольнение сотрудников.

Целью комплексного процесса управления персоналом является обеспечение эффективной работы сотрудников, повышение их мотивации и удовлетворенности работой, а также снижение текучки кадров.

Компании строят комплексный процесс управления персоналом, чтобы обеспечить эффективное управление человеческими ресурсами, снизить затраты на HR и повысить производительность труда. Кроме того, наличие комплексной системы управления персоналом может улучшить имидж компании как привлекательного работодателя и помочь в привлечении и удержании талантливых сотрудников.

Важнейшим элементом современного комплексного процесса управления персоналом в любой компании является Платформа комплексного управления персоналом.

Платформы комплексного (интегрированного) управления персоналом предназначены для автоматизации и оптимизации процессов управления человеческими ресурсами в организации. Данные платформы помогают управлять наймом и увольнением сотрудников, оценкой и развитием персонала, расчетом заработной платы и другими задачами, связанными с управлением персоналом. Эти платформы облегчают бизнес-процессы, снижают затраты на управление персоналом и повышают эффективность работы организации в целом.

Обычно ПКУП строятся вокруг ядра платформы, обеспечивающего хранение большого объёма данных о сотрудниках.

Помимо ядра платформы такие программные решения часто включают в себя широкий ряд функциональных блоков. Функциональные модули позволяют закрыть различные аспекты управления персоналом в компаниях среднего и крупного размера, таких как управление кадровыми данными, автоматизация рекрутинга и найма, мониторинг производительности сотрудников, планирование карьерного развития и обучения, управление оплатой труда и других аспектов управления персоналом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Польза для бизнеса от применения платформы комплексного управления персоналом заключается в оптимизации HR-процессов, упрощении управления данными, обеспечении аналитики и отчетности, обеспечении интеграции с другими системами и обеспечении простоты использования. Кроме того, платформа обеспечивает безопасность данных и соблюдение законодательства в области защиты персональных данных.

Системы управления жизненным циклом сотрудников

Системы управления жизненным циклом сотрудников (УЖЦС, англ. Employee Lifecycle Management Systems, ELM) – это инструменты, которые позволяют автоматизировать и управлять всеми процессами, связанными с жизненным циклом сотрудника в компании - от подбора и приема на работу, до увольнения или перевода на другую должность. Эти системы помогают компаниям оптимизировать и ускорить процессы работы с персоналом, повысить эффективность и качество кадрового управления, улучшить степень контроля над кадровыми процессами и минимизировать ошибки.

Для включения в категорию Платформ комплексного управления персоналом программное решение должно обладать следующими возможностями:

• Управление большими данными о персонале и возможность хранения и работы с данными о сотрудниках, их контактной информации, квалификации, истории работы.

• Функциональная модульность и возможность настройки (кастомизации) под нужны компании.

• Наличие ключевых функциональных блоков управления персоналом: кадровое делопроизводство, управление человеческими ресурсами, управление человеческим капиталом, управление наймом персонала.

• Функциональная расширяемость, возможность подключения дополнительных модулей: интеграция с внешними системами, интеграция с корпоративными системами, функциональные блоки аналитики, корпоративных социальных сетей, бот-модули и иные дополнительные функции.

• Адаптивность и масштабируемость для компаний различного размера, отрасли и структуры.