Системы учёта и инвентаризации основных средств

Системы учёта и инвентаризации основных средств (СУИОС, англ. Assets Accounting and Inventory Systems, AAI) – это программное обеспечение, которое помогает предприятиям управлять своими основными средствами. Оно позволяет вести учёт основных средств, отслеживать их состояние, проводить инвентаризацию и анализировать данные об использовании основных средств.

Системы учёта и инвентаризации основных средств предназначены для решения следующих задач:

• Ведение базы данных основных средств: системы позволяют хранить информацию о каждом основном средстве, такую как наименование, инвентарный номер, стоимость, дата приобретения и прочей.

• Учёт движения основных средств: системы предоставляют возможность регистрировать операции по перемещению основных средств между подразделениями или между материально ответственными лицами.

• Проведение инвентаризаций: программные системы автоматизируют процесс инвентаризации, позволяя быстро и точно определить наличие и состояние основных средств на предприятии.

• Анализ данных об использовании основных средств: с помощью систем учета и инвентаризации можно получить информацию о том, как используются основные средства на предприятии, выявить наиболее эффективные и неэффективные единицы оборудования и принять обоснованные решения о замене или модернизации оборудования.

Кроме того, программные системы учёта и инвентаризации основных средств могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием, такими как системы управления ресурсами предприятия (ERP), что позволяет получать более полную картину о работе предприятия в целом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бюджетирование

Функции Бюджетирования позволяют планировать и отслеживать финансовые бюджеты и планы для управления финансовыми средствами в различных департаментах или для контроля со стороны учредителей, акционеров и инвесторов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инвентаризация

Функции Инвентаризации позволяют проводить автоматическую или ручную инвентаризацию товаров на складе и в других местах размещения, учитывать и контролировать движение товаров, обеспечивать точность и надёжность данных о запасах, а также формировать выводы и рекомендации о результатах инвентаризации для поддержки принятия управленческих решений.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Печать штрих-кодов

Функции Печати штрих-кодов позволяют генерировать и печатать штрих-коды для товаров и иных материальных ценностей, исходя из заданных параметров, обеспечивая тем самым возможность быстрой и точной идентификации товаров при их приёме, хранении и отгрузке.

Планирование и прогнозирование спроса

Функции Планирования и прогнозирования спроса позволяют планировать спрос путём либо ручного заполнения значений спроса на услуги поставки, либо путём прогнозирования, часто по методологии временных рядов с выявлением сезонности и тенденций спроса

Складской учёт

Функции Складского учёта в системе управления запасами позволяют управлять перечнем мест хранения и размещения товарно-материальных ценностей (складов), вести складские операции, контролировать наличие и движение товаров на складе, а также вести учёт запасов, обеспечивая точность и полноту информации о складских операциях.

Управление заказом ТМЦ

Функции Управления заказом ТМЦ позволяют осуществлять операции по заказу товарно-материальных ценностей и контроль восполнения запасов

Управление запасами

Функции Управления запасами позволяют выполнять высокоуровневое планирвание и контроль запасов, а также оперативное управление хранением, размещением, инвентаризацией или распределением запасов и единиц хранения

Управление поставщиками

Функции Управления поставщиками позволяют упростить работу с закупками, необходимыми для повседневной работы организации, у управляемого пула поставщиков

Управление штрих-кодами

Функции Управления штрих-кодами позволяют создавать и редактировать штрих-коды для товаров, управлять базой штрих-кодов, а также использовать штрих-коды для быстрой и точной идентификации товаров при проведении операций управления запасами, складом и учёта ТМЦ.

Учёт товарно-материальных ценностей

Функции Учёта товарно-материальных ценностей в системе управления запасами позволяют учитывать товары и материалы вне зависимости от мест хранения и размещения, отслеживать наличие и вести количественный учёт, а также вести учёт различных характеристик ТМЦ.

Поддержка RFID

Поддержка RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) в системе управления запасами позволяет использовать RFID-метки для автоматической бесконтактной идентификации товаров, контроля их перемещения и состояния, а также для оптимизации складских процессов и повышения точности учёта товаров.

Применение систем учёта и инвентаризации основных средств позволяет достигнуть следующих положительных эффектов:

• Повышение эффективности управления основными средствами: программные системы позволяют быстро и точно получить информацию о наличии, состоянии и использовании основных средств на предприятии, что способствует принятию обоснованных решений по управлению основными средствами.

• Снижение затрат на учет и инвентаризацию: автоматизация процесса учета и инвентаризации сокращает время и затраты на проведение этих операций, а также снижает вероятность ошибок.

• Улучшение контроля за движением основных средств: программные системы обеспечивают точный учёт движения основных средств, что позволяет контролировать их перемещение внутри предприятия и предотвращать возможные злоупотребления.

• Мотивация сотрудников: использование программных систем учёта и инвентаризации основных средств может стать стимулом для сотрудников к бережному отношению к оборудованию и основным средствам в целом, так как это повышает их ответственность за сохранность имущества.

• Повышение прозрачности и открытости компании: наличие полной и актуальной информации об основных средствах позволяет компании предоставлять достоверную информацию своим акционерам, инвесторам и другим заинтересованным сторонам.

• Возможность интеграции с другими системами: интеграция с другими системами позволяет расширить функциональность системы учета и инвентаризации основных средств и получить более полную картину об эффективности использования основных средств на предприятии в целом.