Системы личного кабинета сотрудника (ЛКС) c функцией Кадровое самообслуживание

Системы личного кабинета сотрудника (ЛКС, англ. Employee Personal Account Systems, EPA) – это цифровые платформы, разработанные для удобства и эффективности взаимодействия сотрудников с внутренними ресурсами компании. Эти системы предоставляют работникам централизованный доступ к разнообразным сервисам и инструментам, необходимым для выполнения их рабочих задач и обязанностей.

Управление собственными данными сотрудника – это процесс, в котором работник самостоятельно контролирует и управляет своими персональными данными, которые были предоставлены работодателю в ходе трудовых отношений. Этот процесс включает в себя активное участие сотрудника в управлении информацией о себе, которая хранится и используется в рамках компании.

Основные аспекты управления собственными данными сотрудника:

• Согласие на обработку данных: Сотрудник даёт согласие на обработку своих персональных данных, включая их сбор, хранение, использование и передачу третьим лицам. Это согласие должно быть добровольным и осознанным.

• Доступ к информации: Сотрудник имеет право на доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, а также на получение копий этих данных.

• Изменение и удаление данных: Сотрудник может запросить изменение или удаление своих персональных данных, если они являются неточными, неактуальными или незаконно полученными.

• Ограничение обработки данных: Сотрудник может потребовать от работодателя ограничить обработку своих персональных данных, если это необходимо для защиты его прав и свобод.

• Передача данных третьим лицам: Сотрудник может разрешить или запретить передачу своих персональных данных третьим лицам, включая государственные органы и другие организации.

• Защита данных: Сотрудник имеет право на защиту своих персональных данных от несанкционированного доступа, потери или повреждения.

Эффективное управление собственными данными сотрудника способствует укреплению доверия между работником и работодателем, повышению прозрачности процессов управления персоналом и соблюдению прав и свобод работников.

Системы личного кабинета сотрудника предназначены для упрощения и автоматизации процессов управления личными данными и взаимодействия с кадровыми службами и бухгалтерией. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и повышение уровня удовлетворённости сотрудников.

Функциональное предназначение систем личного кабинета сотрудника включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают сотрудникам управлять своими личными данными, такими как контактная информация, история мест работы, и другая важная информация, что способствует повышению прозрачности и доступности этих данных для всех заинтересованных сторон. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для взаимодействия с кадровыми службами и бухгалтерией, включая возможность подачи заявок на отпуск, командировку, изменение данных и другие услуги, а также получение уведомлений о статусе этих заявок, что упрощает процесс взаимодействия и сокращает время ожидания. В-третьих, системы личного кабинета сотрудника способствуют созданию удобной и доступной рабочей среды, где каждый сотрудник может легко получить доступ к своим личным данным и услугам в любое время и из любого места, что повышает уровень удовлетворённости и лояльности сотрудников к компании.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

База знаний

Функции Базы знаний позволяют сотрудникам получать доступ к документации, файлам, вики-страницам, обучающим материалам, часто задаваемым вопросам и другим информационным ресурсам, необходимым для выполнения их рабочих задач. Часто базы знаний поддерживают возможности групповой работы с веб-документами.

Вовлечение сотрудников

Функции Вовлечения сотрудников позволяет внедрять различные игровые механики во взаимодействии персонала, которые способствуют повышению продуктивности, командообразованию, укреплению корпоративной культуры. Среди механик геймификации могут, например, использоваться корпоративная (игровая) валюта, награды (значки, бейджи), рейтинги, конкурсы и квесты, магазин брендированных товаров (призов, мерча).

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое самообслуживание

Функции Кадрового самообслуживания позволяют вовлекать сотрудников при решении задач кадрового учёта и документооборота в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации, а также снижение нагрузки на работников кадрового делопроизводства

Корпоративное обучение

Функции Корпоративного обучения позволяют сотрудникам повышать свою квалификацию, развиваться в профессиональном плане и изучать новые технологии, необходимые для успешной работы в компании.

Личный кабинет

Функции Личного кабинета сотрудника позволяют управлять персональными данными, просматривать информацию о компании, общаться с коллегами, участвовать в корпоративных мероприятиях, получать доступ к информационным ресурсам компании, организовывать свое рабочее время, оставлять обратную связь и предложения, а также обучаться и развиваться.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Новости и уведомления

Функции получения Новостей и уведомлений в корпоративном информационном портале позволяют сотрудникам быть в курсе последних событий, изменений и обновлений, происходящих в компании. Также работники могут получать оповещения о новых заданиях, обновлениях в проектах и других важных событиях, связанных с работой.

Общение

Функции Общения позволяют общаться и обмениваться информацией с коллегами (или другими профессионалами), обсуждать проекты, продукты и инициативы, задавать вопросы и получать ответы, а также участвовать в профессиональных дискуссиях и делиться своими знаниями и опытом. Функции общения могут быть реализованы в форме прямых персональных сообщений, чатов, комментариев, дискуссий и блогов.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поиск профессионалов и компаний

Функции Поиска профессионалов и компаний позволяют пользователям находить специалистов в нужной области, связываться с ними, направлять им деловые предложения и нанимать их для выполнения определенных задач, а также исследовать компании, их продукты или услуги.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление опросами

Функции Управления опросами позволяют проводить опросы среди сотрудников, собирать их мнения и отзывы, а также анализировать результаты для принятия решений по улучшению процессов и качества работы.

Управление пространствами и группами

Функции Управления социальными пространствами и группами позволяют администраторам создавать и управлять различными сообществами и группами, организовывать мероприятия, управлять доступом к ресурсам, поддерживать единое информационное пространство в служебных группах и группах по интересам.

База данных компаний

База данных компаний позволяет пользователям искать и находить компании по различным параметрам, таким как отрасль, местоположение, размер, тип и специализация. Это помогает профессионалам связывать компании со своим профессиональным опытом, а потенциальным клиентам находить подходящие компании для сотрудничества. Сами компании получают возможность расширять свою клиентскую базу, создавать вокруг компании профессиональное сообщество и привлекать новых партнеров. Кроме того, база данных компаний может содержать информацию о продуктах и услугах, контактных данных, новостях и событиях, что является полезным инструментом продвижения.

База данных профессионалов

База данных профессионалов служит для получения информации о специалистах и компаниях, их контактах, опыте, навыках, проектах и рекомендациях. Данные возможности помогают пользователям находить нужных экспертов и компании, а профессионалам – продвигать свои услуги и продукты, искать партнёров и сотрудников, расширять сеть контактов и привлекать новых клиентов.

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы личного кабинета сотрудника предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы личного кабинета сотрудника обеспечивают полную автоматизацию процесса управления кадровыми документами, что упрощает взаимодействие сотрудников и кадровых специалистов с необходимыми документами в электронном формате. Это способствует сокращению времени на обработку документов и повышению прозрачности процессов. Кроме того, системы личного кабинета предоставляют сотрудникам удобный доступ к своим расчётным листкам, информации о местах работы и возможность подачи заявок и запросов через систему, что упрощает взаимодействие с отделом кадров и другими службами.

Также системы личного кабинета сотрудника способствуют улучшению коммуникации между отделами и сотрудниками, что особенно важно для крупных компаний с разветвлённой структурой. Централизация данных о личных данных и процессах в одном месте упрощает обмен информацией и координацию действий, позволяя сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем личного кабинета сотрудника является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем личных кабинетов сотрудников, они должны обладать следующими функциональными возможностями:

• Личный профиль сотрудника: Система должна предоставлять сотруднику возможность создания и редактирования своего личного профиля, включая контактную информацию, фото, должность и другие персональные данные.

• Доступ к корпоративной информации: Система должна обеспечивать сотруднику доступ к корпоративной информации, такой как внутренние документы, политики компании, новости и объявления.

• Управление задачами и проектами: Система может включать инструменты для управления задачами и проектами, позволяя сотруднику видеть свои текущие задачи, сроки их выполнения и прогресс.

• Обратная связь и оценка: Система может предоставлять инструменты для обратной связи и оценки работы сотрудника, включая возможность получения отзывов от коллег и руководства.

• Обучение и развитие: Система может включать инструменты для обучения и развития сотрудника, предоставляя доступ к обучающим материалам, курсам и программам повышения квалификации.