Системы управления событийным маркетингом

Системы управления событийным маркетингом (СУСМ, англ. Event Marketing Management Systems, EM) — это программное обеспечение или платформы, которые помогают планировать, организовывать, проводить и анализировать маркетинговые мероприятия и события. Они позволяют автоматизировать процессы, связанные с событиями, оптимизировать расходы, улучшить взаимодействие с участниками и оценить эффективность проведённых мероприятий для достижения маркетинговых целей.

Событийный маркетинг — это направление маркетинговой деятельности, которое связано с организацией и проведением различных мероприятий для продвижения бренда, формирования лояльности аудитории, привлечения новых клиентов и повышения узнаваемости компании. Он включает в себя широкий спектр активностей — от небольших локальных встреч до масштабных конференций и фестивалей. Событийный маркетинг позволяет установить непосредственный контакт с целевой аудиторией, создать эмоциональную связь с брендом, продемонстрировать продукты или услуги в действии, а также собрать обратную связь и проанализировать реакцию потребителей.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение целевой аудитории и её потребностей,
• разработка концепции и сценария мероприятия,
• выбор места и времени проведения,
• планирование бюджета и ресурсов,
• привлечение партнёров и спонсоров,
• организация логистики и технического обеспечения,
• продвижение мероприятия и привлечение участников,
• координация работы команды и подрядчиков,
• сбор и анализ данных о результатах мероприятия.

Эффективность событийного маркетинга во многом зависит от тщательности подготовки и слаженности работы всех участников процесса. В современных условиях важную роль в оптимизации и повышении эффективности событийного маркетинга играют цифровые решения — системы управления событийным маркетингом (СУСМ). Они позволяют автоматизировать многие процессы, связанные с планированием и проведением мероприятий, анализировать большие объёмы данных, оптимизировать расходы и улучшать взаимодействие с участниками.

Системы управления событийным маркетингом предназначены для автоматизации и оптимизации комплекса задач, связанных с планированием, организацией, проведением и анализом маркетинговых мероприятий и событий. Они позволяют интегрировать различные процессы в единую информационную среду, обеспечивая централизованное управление данными о событиях, участниками, ресурсами и бюджетами, что существенно повышает эффективность подготовки и реализации маркетинговых инициатив.

Функциональное предназначение СУСМ заключается в обеспечении возможности детального анализа эффективности проведённых мероприятий, оптимизации расходов и улучшения взаимодействия с целевой аудиторией. Системы позволяют моделировать различные сценарии проведения событий, прогнозировать их результаты, отслеживать ключевые показатели в режиме реального времени и на основе полученных данных корректировать маркетинговую стратегию. Кроме того, СУСМ способствуют унификации рабочих процессов, снижению вероятности ошибок и повышению уровня координации между различными подразделениями и внешними партнёрами, участвующими в организации мероприятий.

Системы управления событийным маркетингом в основном используют следующие группы пользователей:

• маркетинговые отделы крупных и средних компаний, которые организуют корпоративные и промоционные мероприятия для продвижения брендов и продуктов;
• event-агентства и компании, специализирующиеся на организации мероприятий, для управления полным циклом проведения событий и взаимодействия с клиентами и участниками;
• некоммерческие и общественные организации, проводящие массовые мероприятия, конференции, форумы для координации работы волонтёров и участников;
• образовательные учреждения, которые организуют научные конференции, семинары, открытые лекции и другие мероприятия для студентов и преподавателей;
• компании в сфере развлечений и досуга (театры, музеи, концертные площадки) для планирования и анализа посещаемости мероприятий, оптимизации работы с аудиторией.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления событийным маркетингом (СУСМ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого числа одновременных пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику мероприятий, которые планируется проводить, — например, в сфере B2B могут быть важны функции для работы с корпоративными клиентами и детального анализа их вовлечённости, а в B2C — инструменты для массового привлечения и удержания частных лиц. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и поддержке определённых операционных систем и браузеров, а также уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, требованиям к защите персональных данных).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• функциональность: наличие модулей для планирования мероприятий, управления регистрацией участников, рассылки уведомлений, аналитики и отчётности;
• возможности интеграции: поддержка API для интеграции с CRM, ERP и другими системами, используемыми в компании;
• масштабируемость: возможность расширения функционала и увеличения числа пользователей без существенного снижения производительности;
• пользовательский интерфейс: интуитивная понятность и удобство использования для целевой аудитории (организаторов мероприятий, участников);
• поддержка и обслуживание: наличие документации, обучающих материалов, службы поддержки и регулярных обновлений;
• безопасность: механизмы защиты данных, аутентификации и авторизации пользователей, соответствие стандартам информационной безопасности;
• отчётность и аналитика: возможности детализированной аналитики по различным метрикам (вовлечённость, конверсия, ROI и др.), формирование стандартных и кастомизированных отчётов.

Кроме того, стоит обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других пользователей, которые могут дать представление о реальных возможностях системы и потенциальных проблемах при её использовании. Также важно учесть стоимость владения системой, включая не только лицензионные платежи, но и расходы на внедрение, обучение персонала, техническую поддержку и возможные доработки. При выборе СУСМ необходимо найти баланс между функциональностью, стоимостью и соответствием специфическим требованиям бизнеса, чтобы обеспечить максимальную эффективность использования системы в рамках маркетинговых кампаний и мероприятий.

Системы управления событийным маркетингом (СУСМ) предоставляют компаниям инструменты для эффективного управления маркетинговыми мероприятиями, что способствует достижению бизнес-целей и повышению рентабельности инвестиций в маркетинг. Преимущества использования СУСМ включают:

• Автоматизация процессов. СУСМ позволяют автоматизировать рутинные задачи, связанные с планированием и проведением мероприятий, что снижает нагрузку на персонал и минимизирует вероятность ошибок.

• Оптимизация ресурсов. Системы помогают рационально использовать финансовые и человеческие ресурсы, оптимизировать бюджет мероприятий и избегать излишних расходов.

• Улучшение взаимодействия с аудиторией. СУСМ обеспечивают централизованное управление данными об участниках, что позволяет персонализировать коммуникацию и повысить вовлечённость целевой аудитории.

• Анализ эффективности. Инструменты аналитики в СУСМ позволяют оценивать ключевые показатели эффективности мероприятий, выявлять успешные практики и корректировать маркетинговую стратегию.

• Упрощение координации. СУСМ облегчают взаимодействие между различными подразделениями и внешними партнёрами, обеспечивая единый канал коммуникации и доступ к актуальной информации о мероприятии.

• Масштабируемость решений. Системы можно адаптировать под растущий объём мероприятий и изменяющиеся бизнес-процессы, что делает их актуальными для компаний любого размера.

• Ускорение принятия решений. Благодаря оперативной обработке данных и предоставлению аналитических отчётов СУСМ способствуют более быстрому и обоснованному принятию управленческих решений.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления событийным маркетингом, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• планирование и координация всех этапов проведения маркетинговых событий, включая составление детальных графиков и расписаний,
• управление ресурсами, необходимыми для проведения событий (материальные, человеческие, технические ресурсы),
• регистрация и управление участниками событий, включая сегментацию аудитории и персонализацию взаимодействия с ней,
• организация логистики и координации на месте проведения событий,
• автоматизация рутинных процессов, связанных с проведением событий (рассылка уведомлений, управление билетами, контроль доступа участников).

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления событийным маркетингом (СУСМ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня персонализации. Программные продукты будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на анализ больших объёмов данных и поддержку гибридных форматов мероприятий. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с платформами для работы с большими данными. СУСМ будут активно использовать возможности анализа больших данных для прогнозирования поведения участников и оптимизации маркетинговых кампаний, что позволит повысить точность таргетирования и эффективность мероприятий.

• Применение технологий искусственного интеллекта и машинного обучения. Алгоритмы ИИ будут использоваться для автоматизации рутинных задач, анализа обратной связи от участников, прогнозирования спроса на мероприятия и персонализации контента, что существенно снизит временные и финансовые затраты.

• Развитие инструментов для гибридных и онлайн-мероприятий. СУСМ будут предоставлять расширенные возможности для организации мероприятий в гибридном формате, сочетая онлайн и офлайн-компоненты, что позволит охватить более широкую аудиторию и повысить вовлечённость участников.

• Улучшение инструментов аналитики и отчётности. Системы будут предлагать более продвинутые аналитические инструменты для оценки KPI мероприятий, включая детализированные отчёты о поведении участников, конверсии и ROI, что поможет принимать более обоснованные управленческие решения.

• Внедрение технологий расширенной и виртуальной реальности. СУСМ начнут интегрировать VR и AR для создания иммерсивных впечатлений на виртуальных мероприятиях, что позволит повысить уровень вовлечённости и сделать участие в событиях более запоминающимся.

• Усиление функций для управления клиентскими отношениями (CRM). Интеграция с CRM-системами станет более глубокой, что позволит СУСМ эффективнее собирать и анализировать данные о клиентах, персонализировать взаимодействие и улучшать качество обслуживания.

• Повышение уровня безопасности и защиты данных. В условиях растущего числа киберугроз СУСМ будут уделять больше внимания шифрованию данных, аутентификации пользователей и соответствию стандартам информационной безопасности, что обеспечит защиту конфиденциальной информации.

Грузия

InEvent Event Management

Австралия

Eventify

Россия

Event Wall

США

Communique Virtual Event Platform, Kaltura Events, Accelevents, Cvent Event Management, Splash, EVA Event Tech Hub, Eventdex Event Management, Goldcast, momencio, Yapsody, Zoom Sessions, RingCentral Events, Certain Platform, Hubilo, Eventleaf, Bizzabo Event Experience OS, Notified Event Cloud, Stova, Brandlive Platform, 6Connex Event Management Platform, vFairs, RainFocus

Великобритания

Boomset

Нидерланды

Let’s Get Digital

Канада

EventMobi

Индия

KonfHub, JioEvents

Франция

Angage Platform, Eventtia