Системы управления событийным маркетингом

Системы управления событийным маркетингом (СУСМ, англ. Event Marketing Management Systems, EM) — это программное обеспечение или платформы, которые помогают планировать, организовывать, проводить и анализировать маркетинговые мероприятия и события. Они позволяют автоматизировать процессы, связанные с событиями, оптимизировать расходы, улучшить взаимодействие с участниками и оценить эффективность проведённых мероприятий для достижения маркетинговых целей.

Событийный маркетинг — это направление маркетинговой деятельности, которое связано с организацией и проведением различных мероприятий для продвижения бренда, формирования лояльности аудитории, привлечения новых клиентов и повышения узнаваемости компании. Он включает в себя широкий спектр активностей — от небольших локальных встреч до масштабных конференций и фестивалей. Событийный маркетинг позволяет установить непосредственный контакт с целевой аудиторией, создать эмоциональную связь с брендом, продемонстрировать продукты или услуги в действии, а также собрать обратную связь и проанализировать реакцию потребителей.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение целевой аудитории и её потребностей,
• разработка концепции и сценария мероприятия,
• выбор места и времени проведения,
• планирование бюджета и ресурсов,
• привлечение партнёров и спонсоров,
• организация логистики и технического обеспечения,
• продвижение мероприятия и привлечение участников,
• координация работы команды и подрядчиков,
• сбор и анализ данных о результатах мероприятия.

Эффективность событийного маркетинга во многом зависит от тщательности подготовки и слаженности работы всех участников процесса. В современных условиях важную роль в оптимизации и повышении эффективности событийного маркетинга играют цифровые решения — системы управления событийным маркетингом (СУСМ). Они позволяют автоматизировать многие процессы, связанные с планированием и проведением мероприятий, анализировать большие объёмы данных, оптимизировать расходы и улучшать взаимодействие с участниками.

Системы управления событийным маркетингом предназначены для автоматизации и оптимизации комплекса задач, связанных с планированием, организацией, проведением и анализом маркетинговых мероприятий и событий. Они позволяют интегрировать различные процессы в единую информационную среду, обеспечивая централизованное управление данными о событиях, участниками, ресурсами и бюджетами, что существенно повышает эффективность подготовки и реализации маркетинговых инициатив.

Функциональное предназначение СУСМ заключается в обеспечении возможности детального анализа эффективности проведённых мероприятий, оптимизации расходов и улучшения взаимодействия с целевой аудиторией. Системы позволяют моделировать различные сценарии проведения событий, прогнозировать их результаты, отслеживать ключевые показатели в режиме реального времени и на основе полученных данных корректировать маркетинговую стратегию. Кроме того, СУСМ способствуют унификации рабочих процессов, снижению вероятности ошибок и повышению уровня координации между различными подразделениями и внешними партнёрами, участвующими в организации мероприятий.

Системы управления событийным маркетингом в основном используют следующие группы пользователей:

• маркетинговые отделы крупных и средних компаний, которые организуют корпоративные и промоционные мероприятия для продвижения брендов и продуктов;
• event-агентства и компании, специализирующиеся на организации мероприятий, для управления полным циклом проведения событий и взаимодействия с клиентами и участниками;
• некоммерческие и общественные организации, проводящие массовые мероприятия, конференции, форумы для координации работы волонтёров и участников;
• образовательные учреждения, которые организуют научные конференции, семинары, открытые лекции и другие мероприятия для студентов и преподавателей;
• компании в сфере развлечений и досуга (театры, музеи, концертные площадки) для планирования и анализа посещаемости мероприятий, оптимизации работы с аудиторией.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления событийным маркетингом (СУСМ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого числа одновременных пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику мероприятий, которые планируется проводить, — например, в сфере B2B могут быть важны функции для работы с корпоративными клиентами и детального анализа их вовлечённости, а в B2C — инструменты для массового привлечения и удержания частных лиц. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и поддержке определённых операционных систем и браузеров, а также уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, требованиям к защите персональных данных).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• функциональность: наличие модулей для планирования мероприятий, управления регистрацией участников, рассылки уведомлений, аналитики и отчётности;
• возможности интеграции: поддержка API для интеграции с CRM, ERP и другими системами, используемыми в компании;
• масштабируемость: возможность расширения функционала и увеличения числа пользователей без существенного снижения производительности;
• пользовательский интерфейс: интуитивная понятность и удобство использования для целевой аудитории (организаторов мероприятий, участников);
• поддержка и обслуживание: наличие документации, обучающих материалов, службы поддержки и регулярных обновлений;
• безопасность: механизмы защиты данных, аутентификации и авторизации пользователей, соответствие стандартам информационной безопасности;
• отчётность и аналитика: возможности детализированной аналитики по различным метрикам (вовлечённость, конверсия, ROI и др.), формирование стандартных и кастомизированных отчётов.

Кроме того, стоит обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других пользователей, которые могут дать представление о реальных возможностях системы и потенциальных проблемах при её использовании. Также важно учесть стоимость владения системой, включая не только лицензионные платежи, но и расходы на внедрение, обучение персонала, техническую поддержку и возможные доработки. При выборе СУСМ необходимо найти баланс между функциональностью, стоимостью и соответствием специфическим требованиям бизнеса, чтобы обеспечить максимальную эффективность использования системы в рамках маркетинговых кампаний и мероприятий.

Системы управления событийным маркетингом (СУСМ) предоставляют компаниям инструменты для эффективного управления маркетинговыми мероприятиями, что способствует достижению бизнес-целей и повышению рентабельности инвестиций в маркетинг. Преимущества использования СУСМ включают:

• Автоматизация процессов. СУСМ позволяют автоматизировать рутинные задачи, связанные с планированием и проведением мероприятий, что снижает нагрузку на персонал и минимизирует вероятность ошибок.

• Оптимизация ресурсов. Системы помогают рационально использовать финансовые и человеческие ресурсы, оптимизировать бюджет мероприятий и избегать излишних расходов.

• Улучшение взаимодействия с аудиторией. СУСМ обеспечивают централизованное управление данными об участниках, что позволяет персонализировать коммуникацию и повысить вовлечённость целевой аудитории.

• Анализ эффективности. Инструменты аналитики в СУСМ позволяют оценивать ключевые показатели эффективности мероприятий, выявлять успешные практики и корректировать маркетинговую стратегию.

• Упрощение координации. СУСМ облегчают взаимодействие между различными подразделениями и внешними партнёрами, обеспечивая единый канал коммуникации и доступ к актуальной информации о мероприятии.

• Масштабируемость решений. Системы можно адаптировать под растущий объём мероприятий и изменяющиеся бизнес-процессы, что делает их актуальными для компаний любого размера.

• Ускорение принятия решений. Благодаря оперативной обработке данных и предоставлению аналитических отчётов СУСМ способствуют более быстрому и обоснованному принятию управленческих решений.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления событийным маркетингом, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• планирование и координация всех этапов проведения маркетинговых событий, включая составление детальных графиков и расписаний,
• управление ресурсами, необходимыми для проведения событий (материальные, человеческие, технические ресурсы),
• регистрация и управление участниками событий, включая сегментацию аудитории и персонализацию взаимодействия с ней,
• организация логистики и координации на месте проведения событий,
• автоматизация рутинных процессов, связанных с проведением событий (рассылка уведомлений, управление билетами, контроль доступа участников).

В 2025 году на рынке систем управления событийным маркетингом (СУСМ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня персонализации. Программные продукты будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на анализ больших объёмов данных и поддержку гибридных форматов мероприятий. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с платформами для работы с большими данными. СУСМ будут активно использовать возможности анализа больших данных для прогнозирования поведения участников и оптимизации маркетинговых кампаний, что позволит повысить точность таргетирования и эффективность мероприятий.

• Применение технологий искусственного интеллекта и машинного обучения. Алгоритмы ИИ будут использоваться для автоматизации рутинных задач, анализа обратной связи от участников, прогнозирования спроса на мероприятия и персонализации контента, что существенно снизит временные и финансовые затраты.

• Развитие инструментов для гибридных и онлайн-мероприятий. СУСМ будут предоставлять расширенные возможности для организации мероприятий в гибридном формате, сочетая онлайн и офлайн-компоненты, что позволит охватить более широкую аудиторию и повысить вовлечённость участников.

• Улучшение инструментов аналитики и отчётности. Системы будут предлагать более продвинутые аналитические инструменты для оценки KPI мероприятий, включая детализированные отчёты о поведении участников, конверсии и ROI, что поможет принимать более обоснованные управленческие решения.

• Внедрение технологий расширенной и виртуальной реальности. СУСМ начнут интегрировать VR и AR для создания иммерсивных впечатлений на виртуальных мероприятиях, что позволит повысить уровень вовлечённости и сделать участие в событиях более запоминающимся.

• Усиление функций для управления клиентскими отношениями (CRM). Интеграция с CRM-системами станет более глубокой, что позволит СУСМ эффективнее собирать и анализировать данные о клиентах, персонализировать взаимодействие и улучшать качество обслуживания.

• Повышение уровня безопасности и защиты данных. В условиях растущего числа киберугроз СУСМ будут уделять больше внимания шифрованию данных, аутентификации пользователей и соответствию стандартам информационной безопасности, что обеспечит защиту конфиденциальной информации.

Россия

Event Wall