Сервисы проведения и участия в аукционах c функцией Импорт/экспорт данных

Сервисы проведения и участия в аукционах (СПУА, англ. Auctions Conducting and Participating Services, ACP) — это цифровые платформы, обеспечивающие организацию и проведение аукционных торгов в электронном формате, а также предоставляющие инструменты для эффективного участия в них продавцов и покупателей.

В современном бизнесе проведение и участие в аукционах представляет собой организованную систему конкурентных торгов, где ключевую роль играет формирование ценовых предложений участниками за право выполнения определенного заказа или получения объекта. Аукционная система выступает эффективным механизмом распределения заказов между участниками рынка, обеспечивая прозрачность процедур и максимальную выгоду для всех сторон.

В процессе аукционной деятельности реализуются следующие важные аспекты:

• Подготовка документации включает разработку правил проведения торгов и формирование требований к участникам
• Регистрация участников предусматривает аккредитацию и проверку соответствия установленным критериям
• Процесс торгов характеризуется подачей ценовых предложений и определением победителя
• Подведение итогов завершается заключением договора с выбранным участником
• Контроль процедур обеспечивает соблюдение всех установленных регламентов

Аукционы могут проводиться в различных форматах: открытые и закрытые, одноэтапные и двухэтапные, с разными способами подачи ценовых предложений. Участниками могут выступать как государственные структуры, так и частные компании, стремящиеся получить заказы или реализовать свои товары и услуги на наиболее выгодных условиях. Механизм аукционов позволяет заказчикам обеспечить конкурентные цены и прозрачность выбора исполнителя, а участникам — получить доступ к крупным контрактам и расширить сферу своей деятельности. В современных условиях электронные торговые площадки стали основным инструментом проведения аукционных торгов, что существенно упрощает процесс участия и повышает эффективность всего механизма взаимодействия между заказчиками и исполнителями.

Сервисы проведения и участия в аукционах предназначены для создания единой цифровой среды, обеспечивающей полный цикл организации и проведения аукционных торгов, включая подготовку, администрирование и мониторинг всех этапов закупочной деятельности. Они выступают в качестве технологического посредника между заказчиками и участниками торгов, предоставляя им необходимые инструменты для эффективного взаимодействия, автоматизации бизнес-процессов и обеспечения прозрачности всех процедур, что способствует повышению качества закупочных процедур и снижению временных затрат на их проведение.

Данные сервисы обеспечивают комплексную поддержку всех участников аукционного процесса, предоставляя возможности для формирования и обработки аукционной документации, управления заявками, проведения торгов в режиме реального времени, а также последующего анализа результатов и формирования отчетности. Особое внимание уделяется обеспечению безопасности транзакций, защите конфиденциальной информации и соблюдению законодательства в сфере проведения торгов, что достигается за счет применения современных технологий шифрования, аутентификации и контроля доступа к системе.

Сервисы проведения и участия в аукционах в основном используют следующие группы пользователей:

• государственные и муниципальные органы для проведения тендеров и закупок товаров, работ и услуг;
• коммерческие компании, которые организуют аукционы для закупки сырья, материалов и оборудования или для реализации излишков товаров и активов;
• частные предприниматели и малые предприятия, участвующие в аукционах в качестве продавцов или покупателей для расширения бизнеса и оптимизации затрат;
• физические лица, которые участвуют в аукционах с целью приобретения товаров или активов по выгодным ценам;
• специализированные посреднические организации, оказывающие услуги по участию в аукционах и представляющие интересы продавцов или покупателей.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика заказчика

Функции Аналитики заказчика позволяют исследовать основную информацию об организаторе закупок, рассмотреть историю проведения закупочных процедур данной компанией (организацией), получив необходимые базовые сведения для дальнейшего принятия решений

Аналитика закупки

Функции Аналитики закупки позволяют получить развёрнутую дополнительную визуализированную аналитическую информацию в удобном виде (таблицы, графики и диаграммы), позволяющую быстро понять характеристики закупки

Аналитика поставщика

Функции Аналитики поставщика позволяют изучить основную информацию о компаниях, участвующих в закупке, и рассмотреть историю участия этой организации в закупочной процедуре. Такая информация может быть полезна как для заказчиков при определении надёжности и выборе подрядчиков, так и для поставщиков при исследовании конкурентного ландшафта

Документы закупки

Функции получения Документов закупки предоставляют возможность открыть или выгрузить из сервиса основные документы по тендеру, например, техническое задание (ТЗ), спецификации, лоты, шаблоны договоров, правила проведения процедуры и прочее

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Календарное планирование

Функции Календарного планирования позволяют использовать сервис для управления делами, связанными с участием в закупочных процедурах. Быстро заносить в календарь дел контрольные вехи закупок и связанные действия

Контроль изменений закупки

Функции Контроля изменений закупки позволяют настроить в системе уведомления на случай изменения параметров или статусов интересующих закупок, с отправкой этих уведомлений в системе, по электронной почте или по SMS

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Организация конкурсных процедур

Функции Организации конкурсных процедур позволяют заказчикам использовать сервис как тендерную платформу, создавая на ней новые закупки, тендеры и конкурсы, настраивая характеристики, прикрепляя документы и направляя запросы информации (RFI) и запросы коммерческих предложений (RFP)

Отслеживание новых закупок

Функции Отслеживания новых закупок дают возможность компаниям, участвующим в закупках, настраивать систему для автоматического отслеживания и фильтрации создаваемых разными заказчиками закупок, и дальнейшего получения уведомлений о появлении интересующих тендеров

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Подача заявок на участие

Функции Подачи заявок на участие позволяют компаниям, участвующим в закупках, формировать собственные заявки для заказчиков с предложениями об условиях закупки, загружать тендерные документы, взаимодействовать с заказчиком

Поиск по информационной базе

Функции Поиска по информационной базе позволяют организовать нахождение закупок, заказчиков и поставщиков по тексту (полнотекстовый поиск) и по характеристикам закупок (параметрический поиск)

Прогнозирование итогов тендера

Функции Прогнозирования итогов тендера позволяют компаниям, участвующим в закупках, на базе массивов исторических больших данных и интеллектуальных алгоритмов анализа давать прогнозы об исходе закупки для принятия решений, стоит ли тратить ресурсы на организацию участия в отдельно взятом тендере

Результаты закупки

Функции просмотра Результатов закупки позволяет оперативно получать сведения об итогах проведения конкурентных закупочных процедур, тендеров и конкурсов

Сведения о закупке

Функции просмотра Сведений о закупке позволяют ознакамливаться на портале со всеми данными по закупке, о виде закупочной процедуры, о поставщике, о требованиях к поставке, о лотах и прочей информации

Финансовые сервисы

Финансовые сервисы, предлагаемые как дополнение в системах управления закупками, позволяют организовывать удобные взаиморасчёты между заказчиками и поставщиками

Государственные закупки

Наличие базы данных по Государственным закупкам позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к госзакупкам (в России по 44-ФЗ)

Закупки ГОЗ

Наличие базы данных по Закупкам ГОЗ (государственный оборонный заказ) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к данным гособоронзаказа

Закупки компаний с госучастием

Наличие базы данных по Закупкам компаний с госучастием позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к закупкам компаний с госучастием (в России по 223-ФЗ)

Закупки частных компаний

Наличие базы данных по Закупкам частных компаний позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к соответствующим частным закупкам

Продажа имущества

Наличие базы данных по Продаже имущества (например, банкротов) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие процедуры на платформе, либо агрегировать информацию о продаже имущества из разрозненных баз. В итоге покупатели получают доступ к соответствующим данным

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Сервисы проведения и участия в аукционах (СПУА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность платформы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности пользователя — для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным компаниям и корпорациям потребуются масштабируемые платформы с расширенными возможностями интеграции с другими системами и поддержкой большого числа одновременных пользователей. Также важно учитывать отраслевую специфику и соответствующие требования к функционалу: например, в сфере государственных закупок необходимы СПУА, поддерживающие соответствующие законодательные и регуляторные нормы, включая требования к электронной подписи и верификации участников. Не менее значимы технические ограничения, такие как совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, а также наличие механизмов защиты от несанкционированного доступа и манипуляций с торгами.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функционала СПУА специфике отрасли и типу проводимых аукционов (торги по государственным контрактам, продажа имущества, финансовые инструменты и т. д.);
• наличие модулей для интеграции с корпоративными информационными системами (ERP, CRM и др.);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом числа пользователей и объёма торгов;
• уровень защиты данных и соответствие требованиям законодательства в области информационной безопасности;
• поддержка различных способов аутентификации и авторизации участников торгов;
• наличие аналитических инструментов для оценки результатов торгов и формирования отчётности;
• удобство пользовательского интерфейса и доступность обучающих материалов для участников аукциона;
• техническая поддержка и сопровождение системы, включая обновления и устранение уязвимостей.

Завершая анализ, стоит отметить, что выбор СПУА должен базироваться на комплексном подходе, учитывающем не только текущие потребности бизнеса, но и перспективы его развития. Необходимо также обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других пользователей, опыт внедрения и эксплуатации подобных систем в аналогичных отраслях, а также на наличие сертифицированных партнёров для внедрения и поддержки СПУА.

Современные сервисы проведения и участия в аукционах предоставляют компаниям уникальные возможности для развития бизнеса и оптимизации закупочной деятельности. Эти инструменты становятся неотъемлемой частью цифровой трансформации предприятий, позволяя существенно повысить эффективность торговых операций.

• Расширение рынков сбыта. Компании получают доступ к широкому спектру закупочных процедур и торговых площадок, что позволяет выходить на новые рынки, находить потенциальных клиентов и расширять географию бизнеса без значительных затрат на продвижение.

• Оптимизация закупочных процессов. Автоматизация всех этапов участия в аукционах сокращает временные затраты на подготовку и подачу заявок, позволяет оперативно отслеживать актуальные предложения и своевременно реагировать на изменения условий торгов.

• Снижение операционных издержек. Исключение необходимости физического присутствия на торгах, автоматизация документооборота и централизованное управление закупочной деятельностью существенно сокращают расходы на организацию участия в аукционах.

• Повышение конкурентоспособности. Благодаря удобному интерфейсу и инструментам анализа, компании могут более точно оценивать свои шансы на победу, формировать оптимальные ценовые предложения и эффективно конкурировать с другими участниками торгов.

• Улучшение деловой репутации. Участие в прозрачных и регламентированных процедурах торгов способствует формированию положительного имиджа компании как надежного поставщика или заказчика, что особенно важно при работе с крупными контрагентами.

• Доступ к актуальной информации. Системы обеспечивают постоянный доступ к данным о проводимых торгах, изменениях в законодательстве и требованиях к участникам, что позволяет принимать взвешенные решения и минимизировать риски.

• Управление рисками. Инструменты проверки контрагентов и контроля соответствия требованиям помогают компаниям избегать участия в нецелесообразных торгах и снижать вероятность неисполнения обязательств.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке сервисов проведения и участия в аукционах, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Автоматизация формирования аукционной документации с учетом всех необходимых требований законодательства и специфики конкретного типа торгов, включая шаблоны документов и механизмы проверки корректности заполнения
• Механизм пошагового проведения торгов с поддержкой различных форматов аукционов (английский, голландский, закрытый), включая автоматическое определение победителя и фиксацию всех этапов торгов
• Система управления заявками участников с возможностью предварительной квалификации, проверки соответствия требованиям и автоматической оценкой соответствия поданных документов установленным критериям
• Инструменты для работы с обеспечением заявок и контрактов, включая интеграцию с платежными системами, учет гарантий и депозитов, контроль сроков действия обеспечения
• Модуль управления календарём торгов с автоматическим расчетом дат проведения процедур, контролем сроков подачи заявок и формированием уведомлений для участников о важных датах и событиях Эти функциональные возможности обеспечивают полноценную поддержку всего процесса проведения аукционов, от подготовки к торгам до определения победителя, и являются ключевыми для эффективного функционирования современных систем аукционной торговли.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке сервисов проведения и участия в аукционах (СПУА) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации пользовательского опыта и роста требований к безопасности и надёжности систем. Среди ключевых трендов будут:

• Использование искусственного интеллекта и машинного обучения. СПУА будут активно применять алгоритмы ИИ для анализа поведения участников торгов, прогнозирования тенденций рынка и оптимизации алгоритмов определения победителей аукционов.

• Блокчейн-технологии. Внедрение распределённых реестров позволит повысить прозрачность и надёжность проведения аукционов, обеспечить неизменность данных о торгах и упростить процесс верификации участников.

• Персонализация интерфейсов. Разработка адаптивных пользовательских интерфейсов, учитывающих индивидуальные предпочтения и поведенческие паттерны пользователей, что повысит удобство работы с СПУА и улучшит пользовательский опыт.

• Интеграция с системами больших данных (Big Data). СПУА будут интегрироваться с платформами для работы с большими данными, что позволит анализировать огромные объёмы информации о торгах, участниках и рыночных тенденциях для принятия более обоснованных решений.

• Развитие мобильных решений. Увеличение доли мобильных приложений для участия в аукционах, обеспечивающих удобный доступ к торгам с любых устройств и в любом месте, что расширит аудиторию пользователей СПУА.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СПУА будут уделять больше внимания защите данных участников торгов, внедрению многофакторной аутентификации и шифрованию транзакций.

• Применение технологий расширенной реальности (AR/VR). Внедрение AR и VR для визуализации лотов и проведения виртуальных туров по объектам аукциона, что повысит вовлечённость участников и улучшит восприятие предлагаемых товаров и услуг.

Россия

ТендерМонитор, Saby Trade — Закупки и торги, Тендерплан, B2B-Center, ЭТПРФ, РТС-Тендер, ЭТП ГПБ, РАД, Интеллект Центр ЭТП

Литва

Roolz