Системы поддержки работы совета директоров (СРС) c функцией Отчётность и аналитика

Системы поддержки работы совета директоров (СРС, англ. Board Support Systems, BS) — это специализированные программные комплексы, которые автоматизируют процессы подготовки и проведения заседаний совета директоров, обеспечивая управление корпоративными документами, планирование повестки дня, контроль исполнения решений и формирование отчётности, а также поддерживают безопасное взаимодействие между членами совета в соответствии с корпоративными стандартами и требованиями законодательства.

Поддержка работы совета директоров как деятельность представляет собой комплекс мер и процессов, направленных на обеспечение эффективного функционирования данного органа управления компанией. Она включает в себя организацию и координацию работы по подготовке и проведению заседаний, управление корпоративными документами, планирование повестки дня, контроль за исполнением принятых решений, формирование необходимой отчётности, а также обеспечение безопасного и эффективного взаимодействия между членами совета директоров в соответствии с корпоративными стандартами и требованиями законодательства.

Среди ключевых аспектов поддержки работы совета директоров можно выделить:

• подготовку материалов и документов для заседаний,
• разработку и согласование повестки дня,
• организацию процесса голосования и принятия решений,
• контроль за выполнением решений совета директоров,
• ведение архива корпоративных документов,
• формирование отчётности о работе совета,
• обеспечение защищённого канала коммуникации между членами совета.

В современных условиях цифровизация процессов поддержки работы совета директоров приобретает особую значимость. Программные решения позволяют автоматизировать рутинные операции, повысить оперативность обмена информацией, обеспечить высокий уровень безопасности данных и улучшить качество управления компанией в целом. Поэтому внедрение специализированных систем поддержки работы совета директоров становится важным фактором повышения эффективности корпоративного управления.

Системы поддержки работы совета директоров предназначены для автоматизации и оптимизации комплекса процессов, связанных с подготовкой и проведением заседаний совета директоров. Они обеспечивают комплексную поддержку управленческих функций, включая управление корпоративными документами, планирование и структурирование повестки дня, контроль за исполнением принятых решений, а также формирование необходимой отчётности.

Кроме того, системы поддержки работы совета директоров способствуют обеспечению безопасного и эффективного взаимодействия между членами совета директоров, соблюдая при этом корпоративные стандарты и требования законодательства. Они позволяют стандартизировать рабочие процессы, повысить оперативность обмена информацией, минимизировать риски ошибок и нарушений, а также обеспечить соответствие деятельности совета директоров установленным нормативным требованиям.

Системы поддержки работы совета директоров в основном используют следующие группы пользователей:

• члены совета директоров — для участия в заседаниях, ознакомления с корпоративными документами, голосования, контроля исполнения принятых решений и обмена информацией в защищённом режиме;
• секретарь совета директоров — для подготовки материалов к заседаниям, формирования повестки дня, ведения протоколов, распределения документов среди участников и обеспечения соблюдения процедурных требований;
• сотрудники подразделений, обеспечивающих работу совета директоров — для подготовки аналитических материалов, отчётов и других документов, необходимых для принятия решений, а также для выполнения поручений совета;
• топ-менеджеры компании — для предоставления информации и отчётов совету директоров, контроля реализации стратегических решений и координации взаимодействия между советом директоров и исполнительным аппаратом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы поддержки работы совета директоров (СРС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач и интеграции в корпоративную среду. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании — для крупных холдингов с разветвлённой структурой может потребоваться система с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого количества пользователей, в то время как для небольших компаний будет достаточно более простого решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или государственном секторе могут быть жёсткие требования к защите данных и соответствию определённым стандартам безопасности и отчётности. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности масштабирования системы в будущем.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• функциональность: наличие модулей для управления корпоративными документами, планирования повестки дня, контроля исполнения решений, формирования отчётности и обеспечения безопасного взаимодействия между членами совета;
• уровень защиты данных: поддержка современных стандартов шифрования, возможность разграничения прав доступа, наличие механизмов аудита и мониторинга действий пользователей;
• интеграция с другими системами: возможность интеграции с корпоративными информационными системами (например, с ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• удобство использования: интуитивно понятный интерфейс, возможность настройки под специфические потребности компании, наличие обучающих материалов и поддержки пользователей;
• масштабируемость: возможность расширения функциональности и увеличения числа пользователей без существенного снижения производительности;
• соответствие отраслевым и законодательным требованиям: наличие сертификатов и подтверждений соответствия необходимым стандартам и нормативам;
• техническая поддержка и обновления: наличие службы технической поддержки, регулярность выпуска обновлений и исправлений, прозрачность политики лицензирования и ценообразования.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное тестирование нескольких программных продуктов, которые наилучшим образом соответствуют требованиям компании. Пилотное тестирование позволит оценить не только технические характеристики системы, но и её практическую применимость, удобство работы для конечных пользователей, а также выявить возможные проблемы интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой. На основании результатов тестирования можно будет сделать обоснованный выбор программного продукта, который обеспечит эффективную поддержку работы совета директоров и будет способствовать достижению стратегических целей компании.

Системы поддержки работы совета директоров (СРС) обеспечивают существенную оптимизацию процессов корпоративного управления, повышая эффективность работы совета и снижая риски, связанные с нарушением корпоративных и законодательных требований. Преимущества использования СРС включают:

• Автоматизация рутинных процессов. СРС автоматизируют рутинные операции по подготовке и проведению заседаний, что позволяет сократить временные затраты на административные задачи и сосредоточиться на стратегическом планировании.

• Централизованное управление документами. Система обеспечивает централизованное хранение и управление корпоративными документами, что упрощает доступ к необходимой информации, повышает её доступность и обеспечивает соблюдение требований к хранению и обработке данных.

• Повышение прозрачности и контроля. СРС позволяют отслеживать исполнение решений совета директоров, обеспечивая прозрачность процессов и возможность своевременного выявления и устранения отклонений от утверждённых планов и стратегий.

• Улучшение коммуникации между членами совета. Система поддерживает безопасное взаимодействие между членами совета, обеспечивая обмен информацией в соответствии с корпоративными стандартами и требованиями законодательства, что способствует более эффективному принятию решений.

• Оптимизация планирования заседаний. СРС помогают эффективно планировать повестку дня и расписание заседаний, учитывая доступность участников и приоритетность обсуждаемых вопросов, что способствует более продуктивным встречам.

• Упрощение формирования отчётности. Система автоматизирует процесс формирования отчётности по заседаниям и исполнению решений, что снижает вероятность ошибок и упрощает подготовку отчётов для внешних и внутренних аудиторов.

• Снижение рисков нарушения законодательства. СРС помогают соблюдать корпоративные и законодательные требования, автоматизируя проверку соответствия процедур и документов необходимым нормам, что минимизирует риски юридических и финансовых санкций.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы поддержки работы совета директоров, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов подготовки и проведения заседаний, включая формирование повестки дня и распределение материалов среди участников,
• управление жизненным циклом корпоративных документов, связанных с деятельностью совета директоров, в том числе версиями документов и их согласованием,
• контроль исполнения решений совета директоров с возможностью отслеживания сроков и статусов выполнения задач,
• организация защищённого взаимодействия между членами совета директоров, включая обмен документами и обсуждение вопросов в рамках установленных корпоративных политик,
• формирование структурированных рабочих пространств для различных комитетов и рабочих групп совета директоров с разграничением прав доступа.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем поддержки работы совета директоров (СРС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня безопасности и удобства использования, а также расширения функциональности систем с учётом растущих требований к прозрачности и эффективности корпоративного управления.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СРС будут активнее интегрироваться с инструментами бизнес-аналитики для предоставления более глубоких аналитических данных в режиме реального времени, что позволит принимать обоснованные управленческие решения.

• Применение технологий искусственного интеллекта. Внедрение алгоритмов машинного обучения и ИИ для автоматизации анализа корпоративных документов, выявления ключевых трендов и рисков, а также для прогнозирования последствий принимаемых решений.

• Усиление мер кибербезопасности. Развитие механизмов защиты данных с использованием блокчейн-технологий и продвинутых криптографических методов для обеспечения конфиденциальности и целостности информации.

• Бесшовная интеграция с корпоративными системами. Повышение уровня совместимости СРС с другими корпоративными информационными системами (ERP, CRM и др.) для обеспечения единого информационного пространства и упрощения обмена данными.

• Развитие мобильных и облачных решений. Расширение возможностей доступа к СРС через мобильные устройства и облачные платформы, что повысит гибкость и доступность системы для членов совета директоров.

• Персонализация пользовательского интерфейса. Внедрение механизмов адаптации интерфейса под индивидуальные потребности и предпочтения пользователей, что улучшит пользовательский опыт и повысит эффективность работы с системой.

• Расширение функционала для контроля исполнения решений. Развитие инструментов мониторинга и отчётности по исполнению решений совета директоров с возможностью детализированной аналитики и выявления отклонений от установленных сроков и KPI.