Системы управления бюджетом (СУБ) c функцией Отчётность и аналитика

Сервисы и системы управления бюджетом (СУБ, англ. Budget Management Systems, BMS) – это программное обеспечение, помогающее компаниям оценивать будущие доходы и расходы по нескольким подразделениям или бизнес-единицам.

Управление бюджетом как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на планирование, контроль и оптимизацию финансовых ресурсов организации. Оно включает в себя анализ текущих и прогнозирование будущих доходов и расходов, распределение финансовых средств между различными подразделениями и направлениями деятельности, а также оценку эффективности использования ресурсов. Управление бюджетом позволяет организации поддерживать финансовую стабильность, достигать стратегических целей и адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям.

Ключевые аспекты данного процесса:

• анализ финансовых показателей и трендов,
• разработка бюджетных планов и сценариев,
• распределение ресурсов с учётом приоритетов и целей,
• мониторинг исполнения бюджета,
• корректировка бюджетных назначений в зависимости от изменений внутренней и внешней среды,
• оценка влияния бюджетных решений на общую эффективность организации.

Эффективное управление бюджетом требует использования современных цифровых решений, которые автоматизируют рутинные процессы, обеспечивают многомерный анализ данных и поддерживают сценарное планирование. Системы управления бюджетом (СУБ) позволяют существенно повысить точность прогнозов, ускорить процесс принятия решений и обеспечить согласованность финансовых целей на всех уровнях организации.

Системы управления бюджетом предназначены для автоматизации процессов планирования, контроля и анализа бюджетных средств в компании. Они позволяют формировать бюджетные планы, учитывать фактические доходы и расходы, сравнивать плановые и фактические показатели, выявлять отклонения и анализировать их причины, что способствует более эффективному управлению финансовыми ресурсами и оптимизации затрат.

Кроме того, системы управления бюджетом обеспечивают возможность многомерного анализа бюджетных данных, интеграции с другими корпоративными информационными системами, формирования отчётности в соответствии с требованиями внутренних и внешних регуляторов. Они поддерживают распределение бюджетных средств между подразделениями или бизнес-единицами, помогают оценивать финансовую устойчивость компании, прогнозировать будущие денежные потоки и принимать обоснованные управленческие решения на основе детального анализа бюджетной информации.

Системы управления бюджетом в основном используют следующие группы пользователей:

• финансовые отделы и департаменты крупных и средних компаний для планирования и контроля бюджетных средств, анализа финансовых показателей и оптимизации расходов;
• холдинги и корпорации с разветвлённой структурой для координации финансовых потоков между дочерними и зависимыми обществами, управления консолидированным бюджетом;
• государственные и муниципальные учреждения для управления бюджетными ассигнованиями, контроля исполнения бюджета и обеспечения прозрачности расходования средств;
• компании, работающие в условиях жёстких бюджетных ограничений, для более точного прогнозирования расходов и доходов, минимизации финансовых рисков;
• предприятия, реализующие крупные проекты или программы, требующие детального планирования и мониторинга финансовых ресурсов на разных этапах реализации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления бюджетом (СУБ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с возможностью интеграции большого объёма данных и поддержки множества бизнес-единиц. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к отчётности и соответствию регуляторным нормам, в то время как в сфере IT-услуг акцент может быть сделан на гибкости и скорости внедрения новых функций. Технические ограничения, такие как совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, также играют важную роль.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании (наличие модулей для прогнозирования доходов и расходов, управления бюджетными запросами, формирования отчётности);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами бухгалтерского учёта);
• поддержка различных методов бюджетирования (фиксированный бюджет, гибкий бюджет, бюджетирование по центрам ответственности);
• наличие инструментов для многомерного анализа данных и построения дашбордов;
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, требованиям к защите персональных данных и финансовой информации);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и пользователей;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для сотрудников;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные доработки.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме данных, чтобы оценить её работоспособность и удобство использования в реальных условиях. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые СУБ, и учесть их опыт в плане выявленных недостатков и преимуществ систем.

Системы управления бюджетом (СУБ) играют ключевую роль в оптимизации финансового управления компании, обеспечивая более точный контроль над денежными потоками и улучшая процесс принятия управленческих решений. Преимущества использования СУБ включают:

• Повышение точности бюджетирования. СУБ позволяют учитывать множество переменных и факторов, влияющих на финансовые показатели, что снижает вероятность ошибок в прогнозах и повышает точность бюджетирования.

• Улучшение контроля над расходами. С помощью СУБ можно отслеживать расходы в режиме реального времени, выявлять нецелевые траты и оперативно корректировать бюджет, что способствует более рациональному использованию ресурсов.

• Упрощение процесса согласования бюджетов. СУБ автоматизируют процесс согласования бюджетов между различными подразделениями и уровнями управления, сокращая время на согласование и минимизируя вероятность возникновения конфликтов интересов.

• Оптимизация распределения ресурсов. Системы позволяют анализировать потребности различных подразделений и оптимизировать распределение финансовых и материальных ресурсов, повышая общую эффективность работы компании.

• Улучшение аналитики и отчётности. СУБ предоставляют инструменты для глубокого анализа финансовых данных и формирования детализированных отчётов, что помогает руководству принимать обоснованные стратегические решения.

• Интеграция с другими системами. СУБ могут быть интегрированы с другими корпоративными информационными системами (например, с ERP-системами), что обеспечивает более полное и целостное представление о финансовом состоянии компании.

• Снижение рисков финансовых потерь. Благодаря возможности прогнозирования финансовых потоков и выявления потенциальных проблем на ранних стадиях, СУБ помогают минимизировать риски финансовых потерь и нестабильности.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления бюджетом, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• моделирование бюджетных сценариев с учётом различных факторов влияния и расчёт их последствий для финансового состояния компании,
• распределение бюджетных средств по подразделениям и бизнес-единицам с возможностью детализации до конкретных статей расходов и доходов,
• контроль исполнения бюджета в режиме реального времени с оповещением ответственных лиц о отклонениях от плановых показателей,
• планирование капитальных и операционных затрат с учётом временных рамок и приоритетов бизнес-целей,
• учёт и анализ фактических финансовых показателей с возможностью сравнения их с бюджетными назначениями и прогнозирования будущих отклонений.

В 2025 году на рынке систем управления бюджетом (СУБ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения продвинутых аналитических инструментов и искусственного интеллекта, повышения уровня автоматизации процессов, развития облачных решений, усиления акцента на безопасность данных и соответствия регуляторным требованиям, а также расширения возможностей визуализации данных и пользовательских интерфейсов.

• Интеграция с ERP-системами. СУБ будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия (ERP), что позволит обеспечить более точный и оперативный обмен данными и улучшить общее управление финансами компании.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования финансовых показателей и выявления аномалий в бюджетных данных, что повысит точность бюджетирования и минимизирует риски.

• Автоматизация рутинных операций. Системы будут всё больше автоматизировать рутинные операции, такие как сбор данных, формирование отчётов и контроль исполнения бюджета, что позволит сотрудникам сосредоточиться на стратегическом планировании.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут основным способом развёртывания СУБ, что обеспечит гибкость, масштабируемость и снизит затраты на инфраструктуру.

• Усиление защиты данных. В условиях растущего числа киберугроз СУБ будут включать более продвинутые механизмы шифрования, аутентификации и мониторинга безопасности данных.

• Соответствие регуляторным требованиям. Системы будут предоставлять инструменты для автоматического соблюдения законодательных и отраслевых требований, что упростит подготовку отчётности и снизит риски штрафов.

• Улучшение пользовательского интерфейса. Разработка более интуитивно понятных и гибких интерфейсов, использование дашбордов и интерактивных визуализаций позволит пользователям быстрее анализировать данные и принимать обоснованные решения.

Россия

Аспро.Финансы, Контур.Эксперт, Триафлай, Планета: Бюджетирование, Форсайт. Бюджетирование и консолидация, ANDY Finance, Финтабло, Saby Bu — Бухгалтерия и учет , 1С:Бухгалтерия, Форсайт. Управление инвестициями, Planum, Контур.Бухгалтерия