Системы управления бюджетом (СУБ)

Сервисы и системы управления бюджетом (СУБ, англ. Budget Management Systems, BMS) – это программное обеспечение, помогающее компаниям оценивать будущие доходы и расходы по нескольким подразделениям или бизнес-единицам.

Управление бюджетом как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на планирование, контроль и оптимизацию финансовых ресурсов организации. Оно включает в себя анализ текущих и прогнозирование будущих доходов и расходов, распределение финансовых средств между различными подразделениями и направлениями деятельности, а также оценку эффективности использования ресурсов. Управление бюджетом позволяет организации поддерживать финансовую стабильность, достигать стратегических целей и адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям.

Ключевые аспекты данного процесса:

• анализ финансовых показателей и трендов,
• разработка бюджетных планов и сценариев,
• распределение ресурсов с учётом приоритетов и целей,
• мониторинг исполнения бюджета,
• корректировка бюджетных назначений в зависимости от изменений внутренней и внешней среды,
• оценка влияния бюджетных решений на общую эффективность организации.

Эффективное управление бюджетом требует использования современных цифровых решений, которые автоматизируют рутинные процессы, обеспечивают многомерный анализ данных и поддерживают сценарное планирование. Системы управления бюджетом (СУБ) позволяют существенно повысить точность прогнозов, ускорить процесс принятия решений и обеспечить согласованность финансовых целей на всех уровнях организации.

Системы управления бюджетом предназначены для автоматизации процессов планирования, контроля и анализа бюджетных средств в компании. Они позволяют формировать бюджетные планы, учитывать фактические доходы и расходы, сравнивать плановые и фактические показатели, выявлять отклонения и анализировать их причины, что способствует более эффективному управлению финансовыми ресурсами и оптимизации затрат.

Кроме того, системы управления бюджетом обеспечивают возможность многомерного анализа бюджетных данных, интеграции с другими корпоративными информационными системами, формирования отчётности в соответствии с требованиями внутренних и внешних регуляторов. Они поддерживают распределение бюджетных средств между подразделениями или бизнес-единицами, помогают оценивать финансовую устойчивость компании, прогнозировать будущие денежные потоки и принимать обоснованные управленческие решения на основе детального анализа бюджетной информации.

Системы управления бюджетом в основном используют следующие группы пользователей:

• финансовые отделы и департаменты крупных и средних компаний для планирования и контроля бюджетных средств, анализа финансовых показателей и оптимизации расходов;
• холдинги и корпорации с разветвлённой структурой для координации финансовых потоков между дочерними и зависимыми обществами, управления консолидированным бюджетом;
• государственные и муниципальные учреждения для управления бюджетными ассигнованиями, контроля исполнения бюджета и обеспечения прозрачности расходования средств;
• компании, работающие в условиях жёстких бюджетных ограничений, для более точного прогнозирования расходов и доходов, минимизации финансовых рисков;
• предприятия, реализующие крупные проекты или программы, требующие детального планирования и мониторинга финансовых ресурсов на разных этапах реализации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления бюджетом (СУБ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с возможностью интеграции большого объёма данных и поддержки множества бизнес-единиц. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к отчётности и соответствию регуляторным нормам, в то время как в сфере IT-услуг акцент может быть сделан на гибкости и скорости внедрения новых функций. Технические ограничения, такие как совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, также играют важную роль.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании (наличие модулей для прогнозирования доходов и расходов, управления бюджетными запросами, формирования отчётности);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами бухгалтерского учёта);
• поддержка различных методов бюджетирования (фиксированный бюджет, гибкий бюджет, бюджетирование по центрам ответственности);
• наличие инструментов для многомерного анализа данных и построения дашбордов;
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, требованиям к защите персональных данных и финансовой информации);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и пользователей;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для сотрудников;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные доработки.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме данных, чтобы оценить её работоспособность и удобство использования в реальных условиях. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые СУБ, и учесть их опыт в плане выявленных недостатков и преимуществ систем.

Системы управления бюджетом (СУБ) играют ключевую роль в оптимизации финансового управления компании, обеспечивая более точный контроль над денежными потоками и улучшая процесс принятия управленческих решений. Преимущества использования СУБ включают:

• Повышение точности бюджетирования. СУБ позволяют учитывать множество переменных и факторов, влияющих на финансовые показатели, что снижает вероятность ошибок в прогнозах и повышает точность бюджетирования.

• Улучшение контроля над расходами. С помощью СУБ можно отслеживать расходы в режиме реального времени, выявлять нецелевые траты и оперативно корректировать бюджет, что способствует более рациональному использованию ресурсов.

• Упрощение процесса согласования бюджетов. СУБ автоматизируют процесс согласования бюджетов между различными подразделениями и уровнями управления, сокращая время на согласование и минимизируя вероятность возникновения конфликтов интересов.

• Оптимизация распределения ресурсов. Системы позволяют анализировать потребности различных подразделений и оптимизировать распределение финансовых и материальных ресурсов, повышая общую эффективность работы компании.

• Улучшение аналитики и отчётности. СУБ предоставляют инструменты для глубокого анализа финансовых данных и формирования детализированных отчётов, что помогает руководству принимать обоснованные стратегические решения.

• Интеграция с другими системами. СУБ могут быть интегрированы с другими корпоративными информационными системами (например, с ERP-системами), что обеспечивает более полное и целостное представление о финансовом состоянии компании.

• Снижение рисков финансовых потерь. Благодаря возможности прогнозирования финансовых потоков и выявления потенциальных проблем на ранних стадиях, СУБ помогают минимизировать риски финансовых потерь и нестабильности.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления бюджетом, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• моделирование бюджетных сценариев с учётом различных факторов влияния и расчёт их последствий для финансового состояния компании,
• распределение бюджетных средств по подразделениям и бизнес-единицам с возможностью детализации до конкретных статей расходов и доходов,
• контроль исполнения бюджета в режиме реального времени с оповещением ответственных лиц о отклонениях от плановых показателей,
• планирование капитальных и операционных затрат с учётом временных рамок и приоритетов бизнес-целей,
• учёт и анализ фактических финансовых показателей с возможностью сравнения их с бюджетными назначениями и прогнозирования будущих отклонений.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления бюджетом (СУБ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения продвинутых аналитических инструментов и искусственного интеллекта, повышения уровня автоматизации процессов, развития облачных решений, усиления акцента на безопасность данных и соответствия регуляторным требованиям, а также расширения возможностей визуализации данных и пользовательских интерфейсов.

• Интеграция с ERP-системами. СУБ будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия (ERP), что позволит обеспечить более точный и оперативный обмен данными и улучшить общее управление финансами компании.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования финансовых показателей и выявления аномалий в бюджетных данных, что повысит точность бюджетирования и минимизирует риски.

• Автоматизация рутинных операций. Системы будут всё больше автоматизировать рутинные операции, такие как сбор данных, формирование отчётов и контроль исполнения бюджета, что позволит сотрудникам сосредоточиться на стратегическом планировании.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут основным способом развёртывания СУБ, что обеспечит гибкость, масштабируемость и снизит затраты на инфраструктуру.

• Усиление защиты данных. В условиях растущего числа киберугроз СУБ будут включать более продвинутые механизмы шифрования, аутентификации и мониторинга безопасности данных.

• Соответствие регуляторным требованиям. Системы будут предоставлять инструменты для автоматического соблюдения законодательных и отраслевых требований, что упростит подготовку отчётности и снизит риски штрафов.

• Улучшение пользовательского интерфейса. Разработка более интуитивно понятных и гибких интерфейсов, использование дашбордов и интерактивных визуализаций позволит пользователям быстрее анализировать данные и принимать обоснованные решения.

Хорватия

Farseer

Южная Африка

IDU-Concept

Россия

Аспро.Финансы, Контур.Эксперт, Planum, Планета: Бюджетирование, Форсайт. Бюджетирование и консолидация, ANDY Finance, Форсайт. Управление инвестициями, 1С:Бухгалтерия, Финтабло, Saby Bu — Бухгалтерия и учет , Триафлай, Planior, Галочка, Финансы 360°, 1С:Комплексная автоматизация, Эттон. Бюджетный эксперт, ЕТС.Бюджетирование, ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент, ТУРБО Бюджетирование, PlanDesigner, БИТ.ФИНАНС, ФинГрад, Айтида, Adesk, Контур.Пульс, Контур.Бухгалтерия

Великобритания

Sage Intacct Budgeting and Planning, Empower Software, Advanced Collaborative Planning

Объединенные Арабские Эмираты

MetrixPlus

Австралия

Acterys

США

Synario, Cube, BudgetPak, Abacum, Axiom Software, Planning Maestro, Financial Forecasting Intelligence, deFacto Power Planning, fintastic, SAS Financial Management, Bizview, Quantrix Modeler, Oracle Hyperion Planning, NetSuite Planning and Budgeting, Capitara, CloudBudget

Германия

CP Corporate Planning's suite, SAP Business Planning and Consolidation

Канада

Limelight, Una

Аргентина

Plika