Системы управления цифровыми активами c функцией Многопользовательский доступ

Системы управления цифровыми активами (СУЦА, англ. Digital Asset Management Systems, DAM) — это комплексные программные решения для централизованного хранения, организации и управления цифровыми медиафайлами (изображениями, видео, аудио, документами), обеспечивающие полный контроль над жизненным циклом цифровых активов, включая автоматизированную каталогизацию, управление метаданными, версионность, контроль доступа и распространение контента с возможностью интеграции в рабочие процессы организации для повышения эффективности работы с цифровым контентом.

Управление цифровыми активами как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на организацию эффективного хранения, обработки и использования цифровых медиафайлов в рамках организации. Это включает в себя не только физическое хранение данных, но и их систематизацию, обеспечение доступа нужным пользователям, контроль версий, управление метаданными и распространение контента в соответствии с бизнес-процессами компании. Управление цифровыми активами позволяет оптимизировать рабочие процессы, сократить время на поиск и использование необходимых файлов, обеспечить безопасность данных и повысить общую эффективность работы с цифровым контентом.

Управление цифровыми активами как процесс, позволяет фокусироваться на следующих аспектах деятельности:

• централизованное хранение цифровых медиафайлов (изображений, видео, аудио, документов),
• автоматизированная каталогизация активов,
• управление метаданными,
• обеспечение версионности файлов,
• контроль доступа к контенту в зависимости от ролей пользователей,
• интеграция с рабочими процессами организации,
• распространение контента в соответствии с бизнес-целями.

Важную роль в управлении цифровыми активами играют специализированные программные решения — системы управления цифровыми активами (СУЦА). Они позволяют автоматизировать большую часть процессов, связанных с работой с цифровыми активами, и обеспечивают единый интерфейс для взаимодействия с контентом. Использование СУЦА существенно повышает эффективность работы с цифровым контентом, минимизирует риски потери данных и несанкционированного доступа, а также способствует более быстрому принятию решений на основе актуальной информации.

Системы управления цифровыми активами предназначены для централизованного хранения и структурированной организации цифровых медиафайлов, включая изображения, видео, аудио и документы. Они обеспечивают комплексный подход к управлению жизненным циклом цифровых активов, позволяя автоматизировать процессы каталогизации, управления метаданными и контроля версий, что существенно упрощает поиск и использование необходимого контента в рамках организации.

Кроме того, системы управления цифровыми активами обеспечивают контроль доступа к контенту и возможность его распространения, интегрируясь в рабочие процессы организации. Это позволяет оптимизировать работу с цифровым контентом, повысить эффективность бизнес-процессов, связанных с его использованием, и обеспечить согласованное взаимодействие между различными подразделениями и системами в рамках организации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

В соответствие с экспертно-аналитическими прогнозами Soware, в 2026 году на рынке систем управления цифровыми активами (СУЦА) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов управления цифровым контентом. Среди ключевых трендов — дальнейшее развитие возможностей искусственного интеллекта, расширение применения облачных решений, усиление акцента на кибербезопасности и конфиденциальности данных, а также рост популярности инструментов для совместной работы и масштабируемых решений.

На технологическом рынке «Системы управления цифровыми активами» в 2026 году следует учтывать следующие ключевые тренды:

• Интеграция генеративных моделей ИИ. СУЦА будут активно внедрять модели генеративного ИИ для автоматического создания метаданных, классификации контента и генерации предварительного описания медиафайлов, что существенно упростит процессы каталогизации и поиска.

• Расширение облачных возможностей. Увеличение доли облачных СУЦА с поддержкой мультиоблачной инфраструктуры, что позволит организациям гибко масштабировать ресурсы и оптимизировать затраты на хранение и обработку цифровых активов.

• Усиление мер кибербезопасности. Разработка и внедрение более сложных механизмов шифрования и аутентификации, а также применение технологий блокчейн для обеспечения неизменности и прослеживаемости истории изменений цифровых активов.

• Развитие инструментов совместной работы. Появление расширенных функций для совместной работы над цифровыми активами в реальном времени, включая возможности совместного редактирования метаданных и аннотирования медиафайлов.

• Автоматизация рабочих процессов. Дальнейшее развитие инструментов RPA (роботизированной автоматизации процессов) для автоматизации рутинных операций с цифровыми активами, таких как миграция данных, проверка на дубликаты и соблюдение прав доступа.

• Углублённый анализ метаданных. Внедрение продвинутых алгоритмов анализа метаданных для выявления скрытых закономерностей в использовании цифровых активов и оптимизации их распределения в организации.

• Персонализация пользовательского опыта. Разработка интерфейсов и функциональных возможностей, учитывающих индивидуальные потребности пользователей, с применением рекомендательных систем для упрощения поиска и работы с цифровыми активами.