Системы управления мастер-данными c функцией Импорт/экспорт данных

Системы управления мастер-данными (СУМД, англ. Master Data Management Systems, MDM) предназначены для управления мастер-данными в масштабах всей компании, также известными как основные данные. MDM-система выступает как мастер-источник данных и обеспечивает единое место для хранения и предоставления в другие информационные системы компании основной справочной информации.

Управление мастер-данными как деятельность представляет собой комплекс мер и процессов, направленных на обеспечение единого и достоверного представления основных данных в информационной системе компании. Это включает в себя сбор, хранение, обработку и распространение мастер-данных, которые являются основой для принятия управленческих решений, ведения бизнес-процессов и взаимодействия с внешними системами. Управление мастер-данными позволяет устранить разрозненность данных, обеспечить их целостность, актуальность и согласованность в различных подразделениях и системах компании, что критично для эффективного функционирования бизнеса и его масштабирования.

Ключевые аспекты данного процесса:

• обеспечение единого источника достоверных данных,
• устранение дублирования и противоречий в данных,
• стандартизация и нормализация данных,
• контроль качества и актуальности мастер-данных,
• интеграция данных из различных источников и систем,
• обеспечение удобного доступа к данным для различных подразделений и пользователей,
• поддержка процессов обновления и синхронизации данных.

Важную роль в управлении мастер-данными играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют процессы обработки данных, обеспечивают их централизованное хранение и распространение в рамках корпоративной информационной системы. Системы управления мастер-данными (СУМД) являются ключевым инструментом для реализации этой деятельности, позволяя компании эффективно управлять основными данными и использовать их в качестве стратегического ресурса.

Системы управления мастер-данными предназначены для централизованного управления основными данными в рамках организации. Они обеспечивают создание единого достоверного источника информации, который может использоваться в качестве эталонного при обмене данными между различными информационными системами компании. MDM-системы позволяют унифицировать и гармонизировать справочные данные, устраняя расхождения и дублирование информации, что критически важно для поддержания целостности и актуальности корпоративных данных.

Кроме того, системы управления мастер-данными обеспечивают механизмы для валидации, очистки и обогащения данных, а также поддерживают процессы их актуализации и синхронизации. Это позволяет повысить качество данных, упростить процессы принятия управленческих решений и оптимизировать бизнес-процессы, зависящие от использования достоверной и согласованной справочной информации. MDM-системы играют ключевую роль в создании интегрированной информационной среды предприятия, способствуя повышению эффективности взаимодействия между различными подразделениями и информационными системами.

Системы управления мастер-данными в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и специалисты подразделений, отвечающие за качество и целостность данных в компании, которые нуждаются в едином источнике достоверной справочной информации;
• сотрудники ИТ-департаментов, занимающиеся интеграцией информационных систем и обеспечивающие обмен данными между различными подразделениями и системами;
• аналитики и специалисты по обработке данных, которым требуется актуальная и согласованная информация для построения аналитических отчётов и принятия обоснованных решений;
• специалисты отделов маркетинга и продаж, использующие унифицированные данные о клиентах и продуктах для планирования кампаний и улучшения взаимодействия с клиентами;
• работники подразделений, ответственных за соблюдение нормативных требований и стандартов, которым необходимо подтверждение корректности и непротиворечивости данных.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта класса Системы управления мастер-данными (СУМД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством подразделений потребуются СУМД с расширенными возможностями интеграции и масштабируемости, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к безопасности и конфиденциальности данных, а в производственной сфере — необходимость интеграции с системами ERP и PLM. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, совместимость с другими системами, требования к производительности и надёжности. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части управления жизненным циклом данных, возможности обеспечения целостности и актуальности мастер-данных, механизмы контроля доступа и аудита действий пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие модулей или возможностей для интеграции с ключевыми корпоративными информационными системами (например, CRM, ERP, WMS);
• поддержка различных форматов данных и возможность их трансформации при импорте/экспорте;
• механизмы обеспечения безопасности данных, включая шифрование, аутентификацию и авторизацию пользователей;
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом объёмов данных и расширением бизнеса;
• наличие инструментов для мониторинга состояния данных, выявления и устранения противоречий и дубликатов;
• поддержка отраслевых стандартов и нормативов (например, требований к отчётности, форматов обмена данными);
• наличие средств для визуализации данных и формирования отчётов, удобных для анализа и принятия решений;
• качество технической поддержки и доступность обучающих материалов для пользователей и администраторов системы.

Окончательный выбор СУМД должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом специфики деятельности компании, её текущих и будущих потребностей в управлении мастер-данными. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед внедрением, чтобы убедиться в её соответствии реальным требованиям бизнеса и эффективности работы в условиях конкретной ИТ-инфраструктуры.

Системы управления мастер-данными (СУМД) играют ключевую роль в оптимизации работы компании, обеспечивая централизованное управление основными данными. Это способствует повышению эффективности бизнес-процессов, снижению издержек и улучшению качества принимаемых решений. Среди основных преимуществ использования СУМД можно выделить:

• Унификация данных. СУМД обеспечивает единый формат хранения и представления данных, что устраняет противоречия и дублирование информации в различных подразделениях компании, упрощая обмен данными между информационными системами.

• Повышение качества данных. Система осуществляет контроль целостности и актуальности мастер-данных, применяет механизмы валидации и очистки данных, что повышает их достоверность и надёжность для принятия управленческих решений.

• Упрощение интеграции информационных систем. СУМД выступает в качестве централизованного источника данных, облегчая интеграцию различных ИТ-систем компании и обеспечивая согласованный обмен информацией между ними.

• Снижение операционных затрат. Централизованное управление данными позволяет оптимизировать ресурсы, сократить затраты на поддержание разрозненных баз данных и уменьшить трудозатраты на ручное обновление информации.

• Улучшение аналитики и отчётности. Наличие единого источника достоверных данных способствует повышению качества аналитических отчётов, облегчает подготовку консолидированной отчётности и улучшает возможности для глубокого анализа бизнес-процессов.

• Ускорение бизнес-процессов. Благодаря быстрому доступу к актуальным данным и упрощению процедур их обновления СУМД сокращает время на выполнение рутинных операций и принятие решений, что повышает общую скорость бизнес-процессов.

• Усиление контроля и соответствия нормативам. СУМД позволяет реализовать механизмы контроля доступа к данным, отслеживать изменения и обеспечивать соответствие данных законодательным и отраслевым стандартам, что важно для прохождения аудитов и соблюдения регуляторных требований.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления мастер-данными, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение централизованного хранения мастер-данных, которые используются в различных подразделениях и информационных системах компании,
• управление жизненным циклом мастер-данных — от создания и изменения до архивации и удаления,
• обеспечение единого источника достоверной информации для всех подразделений и систем компании,
• механизмы валидации и очистки данных для обеспечения их качества и соответствия установленным стандартам,
• инструменты для согласования и утверждения изменений мастер-данных с участием уполномоченных пользователей и подразделений компании.

В 2025 году на рынке систем управления мастер-данными (СУМД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с технологиями искусственного интеллекта и машинного обучения, расширения возможностей работы с неструктурированными данными, повышения уровня безопасности и защиты данных, развития облачных решений, а также роста спроса на модульные и масштабируемые архитектуры, позволяющие адаптировать системы под изменяющиеся бизнес-процессы.

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУМД будут активно внедрять алгоритмы машинного обучения для автоматизации процессов очистки и обогащения данных, выявления аномалий и прогнозирования изменений в мастер-данных, что повысит качество и актуальность справочной информации.

• Работа с неструктурированными данными. Развитие механизмов обработки неструктурированных данных (текст, изображения, аудио) позволит СУМД расширять возможности интеграции с различными источниками информации и улучшать полноту мастер-данных.

• Усиление мер безопасности. В условиях роста киберугроз СУМД будут включать более продвинутые механизмы шифрования, аутентификации и контроля доступа, а также средства для отслеживания и предотвращения утечек данных.

• Облачные решения. Увеличение доли облачных СУМД, обеспечивающих гибкость развёртывания, масштабируемость и снижение затрат на инфраструктуру, станет значимой тенденцией на рынке.

• Модульность и масштабируемость. Спрос на СУМД с модульной архитектурой, позволяющей легко добавлять новые функциональные блоки и масштабировать систему в соответствии с ростом бизнеса и усложнением требований к управлению данными.

• Интеграция с другими корпоративными системами. Углубление интеграции СУМД с ERP, CRM и другими корпоративными системами для обеспечения бесшовного обмена мастер-данными и повышения эффективности бизнес-процессов.

• Развитие инструментов самообслуживания. Появление более развитых инструментов для самостоятельного управления данными со стороны бизнес-пользователей, что позволит снизить нагрузку на ИТ-отдел и ускорить процессы обновления и коррекции мастер-данных.

Россия

Сакура PRO, Гармония MDM, Планета. НСИ