Программы управления заказами (OM) c функцией Администрирование

Программы управления заказами (ПУЗ, англ. Order Management Software, OM) – это комплекс программных решений, предназначенных для автоматизации процессов обработки, управления и отслеживания заказов на предприятии. Они позволяют оптимизировать работу с заказами, начиная от их поступления и заканчивая доставкой, обеспечивая эффективное взаимодействие между отделами продаж, складом, логистикой и клиентами.

Управление заказами как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на организацию и оптимизацию процессов приёма, обработки, выполнения и отслеживания заказов в компании. Эта деятельность включает в себя координацию работы различных подразделений — отдела продаж, склада, логистического отдела, а также взаимодействие с клиентами и поставщиками, и направлена на обеспечение своевременного и качественного выполнения заказов, повышение эффективности бизнес-процессов и уровня удовлетворённости клиентов.

Среди ключевых аспектов управления заказами можно выделить:

• приём и регистрацию заказов,
• анализ и валидацию данных заказа,
• планирование ресурсов для выполнения заказа,
• координацию работы склада и логистических служб,
• отслеживание статуса заказа и информирование клиента,
• контроль качества выполнения заказа,
• анализ эффективности процессов и выявление возможностей для оптимизации.

В современных условиях цифровизация бизнес-процессов становится неотъемлемым элементом успешного управления заказами. Программные решения, такие как программы управления заказами (ПУЗ), позволяют автоматизировать рутинные операции, обеспечить интеграцию данных между различными подразделениями и внешними системами, повысить прозрачность и скорость обработки заказов, что в итоге способствует росту конкурентоспособности компании и улучшению клиентского опыта.

Программы управления заказами предназначены для автоматизации и оптимизации комплекса процессов, связанных с обработкой, управлением и отслеживанием заказов на предприятии. Они обеспечивают целостное управление заказами на всех этапах — от момента их поступления до доставки конечному потребителю, позволяя создать единую информационную среду для эффективного взаимодействия между различными подразделениями компании: отделом продаж, складом, логистическим отделом, а также внешними контрагентами и клиентами.

Функциональное предназначение систем управления заказами заключается в повышении эффективности бизнес-процессов предприятия за счёт минимизации временных и ресурсных затрат на рутинные операции, связанных с обработкой заказов. Такие системы позволяют осуществлять мониторинг состояния заказов в режиме реального времени, обеспечивают возможность анализа данных для выявления узких мест в цепочке поставок и продаж, а также способствуют улучшению качества обслуживания клиентов благодаря более быстрому и точному выполнению заказов.

Программы управления заказами в основном используют следующие группы пользователей:

• предприятия розничной и оптовой торговли, нуждающиеся в автоматизации процессов обработки и отслеживания заказов клиентов;
• производственные компании, которым необходимо координировать заказы сырья и материалов с производственным графиком и заказами на выпуск готовой продукции;
• логистические и транспортные компании, использующие ПУЗ для управления цепочками поставок и контроля доставки товаров;
• интернет-магазины и компании, работающие в сфере e-commerce, для автоматизации работы с онлайн-заказами и синхронизации данных с платёжными системами и службами доставки;
• компании, предоставляющие услуги (например, в сфере IT, консалтинга, образования), которые используют ПУЗ для управления заказами на оказание услуг и контроля выполнения договорных обязательств.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта для управления заказами необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным предприятиям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими инструментами. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в розничной торговле акцент делается на быструю обработку большого объёма заказов и интеграцию с онлайн-платформами, в то время как в B2B-секторе важнее детализация договорных условий и возможность работы с корпоративными клиентами. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, поддержка необходимых протоколов и стандартов. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части управления складскими запасами, интеграции с логистическими сервисами, возможности отчётности и аналитики, а также на уровень безопасности и защиты данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие модулей для интеграции с ERP-системами, CRM-системами и другими корпоративными приложениями;
• возможности масштабирования и расширения функционала в соответствии с ростом бизнеса;
• поддержка различных каналов поступления заказов (интернет-магазин, телефонные звонки, электронная почта и т. д.);
• инструменты для отслеживания статуса заказов и уведомления заинтересованных сторон;
• механизмы обеспечения безопасности данных и защиты от несанкционированного доступа;
• наличие аналитических инструментов для оценки эффективности работы с заказами и выявления узких мест;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к документообороту, учёту товаров и т. п.);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких программных продуктов, которые наилучшим образом соответствуют требованиям компании. Необходимо организовать демонстрацию ключевых функций, оценить удобство работы с системой, проверить возможности интеграции с существующими корпоративными приложениями и убедиться в том, что поставщик предоставляет достаточный уровень технической поддержки и возможности для дальнейшего развития системы. Также важно учесть стоимость владения системой, включая лицензионные платежи, расходы на внедрение, обучение персонала и техническое обслуживание.

Программы управления заказами (ПУЗ) играют ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов предприятия, повышая эффективность работы с заказами и снижая издержки. Их применение приносит ряд существенных преимуществ:

• Автоматизация процессов обработки заказов. ПУЗ позволяют автоматизировать рутинные операции, связанные с обработкой заказов, что сокращает время на их выполнение и минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

• Улучшение координации между отделами. Системы ПУЗ обеспечивают эффективный обмен данными между отделами продаж, складом, логистикой и другими подразделениями, что способствует более слаженной работе и быстрому реагированию на изменения в заказах.

• Повышение точности прогнозирования спроса. ПУЗ анализируют исторические данные о заказах и помогают прогнозировать будущий спрос, что позволяет оптимизировать запасы и снизить риски дефицита или избытка товаров.

• Ускорение доставки товаров клиентам. За счёт оптимизации логистических процессов и более точного планирования поставок ПУЗ способствуют сокращению времени доставки товаров, что повышает уровень удовлетворённости клиентов.

• Снижение операционных издержек. Автоматизация процессов и оптимизация работы с заказами позволяют сократить затраты на персонал, логистику и хранение товаров, что в итоге снижает общие операционные издержки предприятия.

• Улучшение качества обслуживания клиентов. ПУЗ обеспечивают своевременное обновление информации о статусе заказов и возможность быстрого реагирования на запросы клиентов, что повышает уровень сервиса и способствует укреплению лояльности клиентов.

• Повышение прозрачности бизнес-процессов. Системы ПУЗ предоставляют руководству и сотрудникам полную и актуальную информацию о состоянии заказов, что повышает прозрачность бизнес-процессов и облегчает принятие управленческих решений.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Программы управления заказами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процесса регистрации и обработки входящих заказов, включая валидацию данных и проверку на соответствие условиям сотрудничества,
• управление статусом заказа на всех этапах его жизненного цикла (от поступления до доставки), с возможностью отслеживания изменений и уведомления заинтересованных сторон,
• координация взаимодействия между отделами (продаж, склада, логистики) и внешними контрагентами для обеспечения бесперебойного выполнения заказа,
• управление складскими запасами в контексте выполнения заказов, включая резервирование товаров и расчёт доступных остатков,
• планирование и оптимизация логистических операций, связанных с выполнением заказов, в том числе построение маршрутов и расчёт сроков доставки.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке программ управления заказами (ПУЗ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации бизнес-процессов. Среди ключевых трендов будут фигурировать более глубокая интеграция с системами искусственного интеллекта, развитие облачных решений, применение технологий больших данных для аналитики и прогнозирования, а также усиление фокуса на пользовательском опыте и мобильности.

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. ПУЗ будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования спроса, оптимизации запасов и автоматизации принятия решений на основе анализа больших объёмов данных.

• Развитие облачных технологий. Переход к облачным решениям позволит обеспечить более высокую масштабируемость и гибкость систем, снизить затраты на инфраструктуру и упростить доступ к данным из любой точки мира.

• Применение технологий больших данных. Анализ данных о заказах, клиентах и складских запасах поможет выявлять закономерности, оптимизировать логистические цепочки и повышать эффективность работы предприятия.

• Улучшение пользовательского интерфейса и опыта. Разработка интуитивно понятных и удобных интерфейсов, а также внедрение персонализированных рабочих пространств для разных категорий пользователей станут важными факторами конкурентоспособности ПУЗ.

• Мобильность и доступность. Рост спроса на мобильные версии ПУЗ и решения, позволяющие работать с заказами с любых устройств, будет обусловлен необходимостью обеспечения постоянного доступа к информации и возможности оперативного управления процессами.

• Интеграция с интернетом вещей (IoT). Подключение IoT-устройств позволит в реальном времени отслеживать местоположение и состояние товаров, оптимизировать складские операции и логистику, а также повысить точность учёта запасов.

• Усиление безопасности и защиты данных. В условиях растущего числа киберугроз разработчики ПУЗ будут уделять больше внимания внедрению современных методов шифрования, аутентификации и защиты данных, чтобы обеспечить конфиденциальность и целостность информации.