Платформы участия в закупках, тендерах и торгах c функцией Многопользовательский доступ

Платформы участия в закупках, тендерах и торгах (ПЗТТ, англ. Procurements, Tenders & Auctions Participation Platforms, PTA) применяются с одной стороны для организации тендеров, торгов и закупкок, крупными корпорациями, государственными / муниципальными учреждениями и органами государственной власти, а с другой стороны для подачи заявок и участия в этих закупках, торгах и тендерах поставщиками продукции и услуг.

Участие в закупках, тендерах и торгах представляет собой процесс, в рамках которого компании или индивидуальные предприниматели подают заявки на выполнение определённых работ, поставку товаров или оказание услуг для государственных или корпоративных нужд. Этот механизм позволяет заказчикам выбрать наиболее выгодные предложения на рынке по критериям, которые могут включать цену, качество, сроки выполнения и дополнительные условия. Для участников это возможность расширить клиентскую базу, увеличить объёмы продаж и укрепить свои позиции на рынке.

Процесс участия в закупках требует тщательной подготовки и анализа. Прежде всего, необходимо изучить требования и условия тендера, указанные в документации, чтобы убедиться в соответствии своей квалификации и возможностей заявленным критериям. Затем следует подготовить пакет документов, который может включать финансовую отчётность, лицензии, сертификаты и другие подтверждения соответствия. Важным этапом является также расчёт стоимости предложения, которое должно быть конкурентоспособным, но при этом обеспечивать приемлемый уровень прибыли.

После подачи заявки участники могут столкнуться с необходимостью прохождения дополнительных этапов отбора, таких как аукционы или переговоры с заказчиком. Успешное участие в тендере требует не только соответствия формальным требованиям, но и умения эффективно презентовать свои преимущества перед конкурсной комиссией. После выигрыша тендера компания берёт на себя обязательства по выполнению условий контракта, что включает соблюдение сроков, качества и других параметров, оговорённых в договоре.

Платформы участия в закупках, тендерах и торгах, включая агрегаторы и электронные торговые площадки (ЭТП), предназначены для организации и проведения конкурентных процедур по выбору поставщиков товаров, исполнителей работ или услуг. Они обеспечивают централизованное размещение информации о проводимых тендерах, условиях участия и требованиях к участникам, что позволяет потенциальным поставщикам оперативно находить подходящие предложения и принимать участие в отборах на выгодных условиях.

Эти платформы также предназначены для автоматизации процессов подачи и обработки заявок, проведения аукционов и определения победителей на основе заранее установленных критериев. Использование таких систем способствует повышению прозрачности и эффективности закупочных процедур, снижению рисков коррупции и обеспечению равных условий конкуренции для всех участников рынка.

Платформы участия в закупках, тендерах и торгах в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные корпорации, которые организуют тендеры и торги для выбора поставщиков товаров и услуг, необходимых для их деятельности;
• государственные и муниципальные учреждения, применяющие платформы для проведения закупок в соответствии с законодательством и обеспечения своих нужд;
• органы государственной власти, использующие платформы для централизованного управления закупками и контроля за расходованием бюджетных средств;
• поставщики продукции и услуг, которые подают заявки на участие в тендерах и торгах с целью заключения контрактов и расширения бизнеса.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика заказчика

Функции Аналитики заказчика позволяют исследовать основную информацию об организаторе закупок, рассмотреть историю проведения закупочных процедур данной компанией (организацией), получив необходимые базовые сведения для дальнейшего принятия решений

Аналитика закупки

Функции Аналитики закупки позволяют получить развёрнутую дополнительную визуализированную аналитическую информацию в удобном виде (таблицы, графики и диаграммы), позволяющую быстро понять характеристики закупки

Аналитика поставщика

Функции Аналитики поставщика позволяют изучить основную информацию о компаниях, участвующих в закупке, и рассмотреть историю участия этой организации в закупочной процедуре. Такая информация может быть полезна как для заказчиков при определении надёжности и выборе подрядчиков, так и для поставщиков при исследовании конкурентного ландшафта

Документы закупки

Функции получения Документов закупки предоставляют возможность открыть или выгрузить из сервиса основные документы по тендеру, например, техническое задание (ТЗ), спецификации, лоты, шаблоны договоров, правила проведения процедуры и прочее

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Календарное планирование

Функции Календарного планирования позволяют использовать сервис для управления делами, связанными с участием в закупочных процедурах. Быстро заносить в календарь дел контрольные вехи закупок и связанные действия

Контроль изменений закупки

Функции Контроля изменений закупки позволяют настроить в системе уведомления на случай изменения параметров или статусов интересующих закупок, с отправкой этих уведомлений в системе, по электронной почте или по SMS

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Организация конкурсных процедур

Функции Организации конкурсных процедур позволяют заказчикам использовать сервис как тендерную платформу, создавая на ней новые закупки, тендеры и конкурсы, настраивая характеристики, прикрепляя документы и направляя запросы информации (RFI) и запросы коммерческих предложений (RFP)

Отслеживание новых закупок

Функции Отслеживания новых закупок дают возможность компаниям, участвующим в закупках, настраивать систему для автоматического отслеживания и фильтрации создаваемых разными заказчиками закупок, и дальнейшего получения уведомлений о появлении интересующих тендеров

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Подача заявок на участие

Функции Подачи заявок на участие позволяют компаниям, участвующим в закупках, формировать собственные заявки для заказчиков с предложениями об условиях закупки, загружать тендерные документы, взаимодействовать с заказчиком

Поиск по информационной базе

Функции Поиска по информационной базе позволяют организовать нахождение закупок, заказчиков и поставщиков по тексту (полнотекстовый поиск) и по характеристикам закупок (параметрический поиск)

Прогнозирование итогов тендера

Функции Прогнозирования итогов тендера позволяют компаниям, участвующим в закупках, на базе массивов исторических больших данных и интеллектуальных алгоритмов анализа давать прогнозы об исходе закупки для принятия решений, стоит ли тратить ресурсы на организацию участия в отдельно взятом тендере

Результаты закупки

Функции просмотра Результатов закупки позволяет оперативно получать сведения об итогах проведения конкурентных закупочных процедур, тендеров и конкурсов

Сведения о закупке

Функции просмотра Сведений о закупке позволяют ознакамливаться на портале со всеми данными по закупке, о виде закупочной процедуры, о поставщике, о требованиях к поставке, о лотах и прочей информации

Финансовые сервисы

Финансовые сервисы, предлагаемые как дополнение в системах управления закупками, позволяют организовывать удобные взаиморасчёты между заказчиками и поставщиками

Государственные закупки

Наличие базы данных по Государственным закупкам позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к госзакупкам (в России по 44-ФЗ)

Закупки ГОЗ

Наличие базы данных по Закупкам ГОЗ (государственный оборонный заказ) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к данным гособоронзаказа

Закупки компаний с госучастием

Наличие базы данных по Закупкам компаний с госучастием позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к закупкам компаний с госучастием (в России по 223-ФЗ)

Закупки частных компаний

Наличие базы данных по Закупкам частных компаний позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к соответствующим частным закупкам

Продажа имущества

Наличие базы данных по Продаже имущества (например, банкротов) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие процедуры на платформе, либо агрегировать информацию о продаже имущества из разрозненных баз. В итоге покупатели получают доступ к соответствующим данным

При выборе программного продукта из функционального класса Платформы участия в закупках, тендерах и торгах (ПЗТТ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность платформы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим объёмом закупок потребуются решения с расширенными функциональными возможностями, включая интеграцию с ERP-системами и другими корпоративными информационными системами, тогда как для небольших компаний могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевую специфику и соответствующие требования: например, в сфере государственных закупок действуют особые регламенты и стандарты, требующие наличия определённых модулей и механизмов для соблюдения процедур и отчётности. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности платформы масштабу закупочной деятельности (наличие модулей для управления крупными объёмами закупок, возможности масштабирования системы);
• поддержка необходимых интеграционных решений (возможность интеграции с корпоративными системами, такими как ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к электронным площадкам для государственных и муниципальных закупок);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование передаваемых данных, защита от несанкционированного доступа, соответствие стандартам информационной безопасности);
• удобство пользовательского интерфейса и простота использования для конечных пользователей (возможность быстрой адаптации сотрудников к работе с системой, наличие обучающих материалов и поддержки);
• наличие механизмов автоматизации ключевых процессов (автоматизация формирования и отправки заявок, контроля сроков и этапов участия в тендерах, генерации отчётности);
• техническая поддержка и возможности обновления программного продукта (регулярное обновление функционала, наличие службы поддержки, возможность кастомизации системы).

Кроме того, при выборе ПЗТТ важно обратить внимание на репутацию разработчика и наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожими бизнес-процессами. Необходимо также оценить стоимость владения системой, включая не только лицензионные платежи, но и расходы на внедрение, обучение персонала, техническую поддержку и возможные доработки. Важным аспектом является и гибкость платформы в плане настройки под специфические требования бизнеса, что позволит в будущем адаптировать систему к изменяющимся условиям рынка и растущим потребностям компании.

Платформы участия в закупках, тендерах и торгах предоставляют компаниям возможность оперативно находить релевантные предложения, автоматизировать процесс подачи заявок и отслеживать статус конкурсов, что способствует оптимизации закупочной деятельности, снижению временных и финансовых затрат, а также повышению шансов на успешное заключение контрактов.

Преимущества и польза платформ участия в закупках для компаний:

• доступ к широкому спектру закупочных возможностей;
• сокращение времени на поиск и анализ тендеров;
• упрощение процесса подготовки и подачи заявок;
• возможность мониторинга и анализа конкурентной среды;
• повышение эффективности участия в тендерах и увеличение вероятности заключения выгодных контрактов.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Платформы участия в закупках, тендерах и торгах, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение возможности публикации извещений о тендерах и закупках, включая подробное описание объектов закупки и требований к участникам,
• реализация механизмов регистрации и верификации участников торгов, включая поставщиков и заказчиков,
• поддержка процесса подачи и обработки заявок от участников, включая функционал для загрузки необходимых документов и информации,
• реализация алгоритмов определения победителей торгов с учётом заданных критериев оценки заявок,
• обеспечение возможности проведения электронных аукционов и других форм конкурентных процедур.

В 2025 году на рынке платформ участия в закупках, тендерах и торгах (ПЗТТ) можно ожидать усиления тенденций к цифровизации и автоматизации процессов, интеграции передовых технологий для повышения прозрачности и эффективности взаимодействия участников, а также развития механизмов обеспечения кибербезопасности и соответствия нормативным требованиям.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Внедрение алгоритмов для анализа больших объёмов данных, прогнозирования результатов торгов, автоматизации оценки заявок и выявления потенциально недобросовестных участников.

• Блокчейн-технологии. Использование распределённых реестров для обеспечения прозрачности и неизменности данных о закупках, тендерах и торгах, что повысит доверие участников и снизит риски мошенничества.

• Интеграция с системами электронного документооборота. Углубление интеграции ПЗТТ с СЭД для упрощения обмена документами, автоматизации процессов верификации и подтверждения данных, сокращения времени на обработку заявок.

• Развитие мобильных решений. Создание и совершенствование мобильных приложений и веб-интерфейсов, обеспечивающих удобный доступ к ПЗТТ с различных устройств, что повысит доступность платформ для широкого круга пользователей.

• Расширение применения биометрических технологий. Внедрение биометрической аутентификации для повышения уровня безопасности учётных записей и защиты конфиденциальной информации, связанной с закупками и тендерами.

• Персонализация пользовательского опыта. Разработка механизмов адаптации интерфейса и функционала ПЗТТ под потребности конкретных пользователей и организаций, включая настройку рабочих пространств и уведомлений.

• Усиление требований к кибербезопасности. Внедрение современных решений для защиты данных и транзакций, соответствующих актуальным стандартам и требованиям, что станет ключевым фактором выбора ПЗТТ со стороны крупных корпораций и государственных учреждений.

Россия

B2B-Center, Сбербанк-АСТ, АСТ ГОЗ, РТС-Тендер, ТЭК-Торг, Фабрикант, Росэлторг, ЭТП ГПБ, ЭТПРФ