Системы учёта и управления имуществом c функцией Хранение технической документации

Системы учёта и управления имуществом (СУУИ, англ. Property Management and Accounting Systems, PMA) – это комплекс программных решений, предназначенных для автоматизации процессов учёта, контроля и управления имуществом организации. Они помогают вести точный учёт активов, отслеживать их состояние и местоположение, планировать обслуживание и ремонт, а также оптимизировать процессы приобретения и списания имущества.

Учёт и управление имуществом — это комплексная деятельность, направленная на систематизацию информации об активах организации, контроль их состояния и эффективного использования, а также на оптимизацию процессов приобретения, эксплуатации и списания имущества. Она включает в себя сбор и обработку данных о материальных и нематериальных активах, их классификацию, оценку стоимости, анализ эффективности использования, планирование расходов на обслуживание и обновление, а также обеспечение соответствия законодательным и нормативным требованиям.

Ключевые аспекты данного процесса:

• ведение детального реестра активов,
• отслеживание местоположения и состояния имущества,
• планирование технического обслуживания и ремонтных работ,
• контроль сроков эксплуатации и амортизации активов,
• оптимизация закупок и списания имущества,
• анализ эффективности использования активов,
• обеспечение соблюдения правовых и учётных норм.

Эффективность учёта и управления имуществом во многом зависит от применения современных цифровых (программных) решений, которые позволяют автоматизировать рутинные процессы, повысить точность данных, ускорить принятие управленческих решений и обеспечить комплексный подход к управлению активами организации. Системы учёта и управления имуществом (СУУИ) выступают в качестве ключевого инструмента, объединяющего все аспекты данной деятельности в единую информационную среду.

Системы учёта и управления имуществом предназначены для автоматизации и оптимизации комплекса процессов, связанных с учётом, контролем и управлением материальными активами организации. Они обеспечивают формирование единой информационной базы данных об имуществе, позволяют осуществлять мониторинг состояния и местоположения активов, а также способствуют повышению эффективности процессов принятия управленческих решений в части использования, обслуживания и обновления имущественных ресурсов.

Функциональное предназначение СУУИ заключается в обеспечении прозрачности и оперативности учёта имущественных активов, минимизации рисков утраты или нецелевого использования имущества, а также в оптимизации затрат, связанных с его обслуживанием и обновлением. Системы позволяют планировать мероприятия по техническому обслуживанию и ремонту, контролировать сроки эксплуатации активов, автоматизировать процессы приобретения и списания имущества, что в совокупности способствует повышению экономической эффективности использования имущественных ресурсов организации.

Системы учёта и управления имуществом в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние предприятия с большим объёмом активов, которым необходимо систематизировать данные об имуществе и контролировать его использование;
• государственные и муниципальные учреждения, управляющие значительными объёмами имущества и нуждающиеся в прозрачности и эффективности учёта;
• холдинги и корпорации с разветвлённой структурой, которым требуется централизованное управление активами дочерних компаний и филиалов;
• компании, занимающиеся лизингом и арендой имущества, для учёта и контроля за перемещением и состоянием объектов;
• организации с сложными логистическими и производственными процессами, где важно отслеживать перемещение и состояние оборудования и других активов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Ведение данных оборудования

Функции Ведение данных оборудования позволяют централизовано вести все необходимых данных об оборудовании (в т.ч. с применением технологий электронного паспорта, электронного дела, электронного формуляра)

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Контроль освидетельствований

Функции Контроль освидетельствований позволяют применять систему для контроля проверок, поверок и освидетельствований, как внутренних так и внешних

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование ТОиР

Функции Планирование ТОиР позволяют применять систему для планирования технического обслуживания и ремонтов (в т.ч. краткосрочного, долгосрочного, периодического)

Планово-предупредительное обслуживание

Функции Планово-предупредительное обслуживание позволяют применять стратегии планово-предупредительного технического обслуживания (ППТО) или планово-предупредительного ремонта (ППР), основанного на календарном плане ТО

Предиктивное обслуживание

Функции Предиктивного обслуживания (также называется диагностическим, упреждающим) позволяют применять стратегию предиктивного (PdM) технического обслуживания (ТО), основанного на получаемых в реальном времени данных с «умного» оборудования

Управление заказами ЗИП

Функции Управление заказами ЗИП позволяют осуществлять заказ запасных частей, инструментов и принадлежностей из интерфейса системы

Управление запасами и хранением ЗИП

Функции Управление запасами и хранением ЗИП обеспечивают контроль уровня запасов запасных частей, инструментов и принадлежностей (ЗИП), а также управление хранением, складом и инвентаризацией

Управление работами (нарядами)

Функции Управление работами (нарядами) позволяют создавать работы/задачи/наряды, распределять их среди ответственного персонала, контролировать выполнение работ

Хранение истории работ ТОиР

Функции Хранение истории работ ТОиР позволяют сохранять историю ТОиР, проводившихся в отношении единиц оборудования

Модель структуры оборудования

Модель структуры оборудования позволяет применять в системе модели структуры оборудования, упорядоченные по функциям или по размещению

Функциональная 3D-модель оборудования

Функциональная 3D-модель оборудования обеспечивает представление обслуживаемого оборудования в виде трёхмерной модели с возмодностью изучения функций и взаимосязей составных частей

Хранение технической документации

Хранение технической документации обеспечивает централизованное хранение эксплуатационной и ремонтной (технической) документации и удобную организацию справочной информации

При выборе программного продукта класса Системы учёта и управления имуществом (СУУИ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого объёма данных. Также следует учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в государственном секторе могут быть жёсткие требования к защите данных и соответствию определённым регламентам, в то время как в коммерческой сфере акцент может быть сделан на аналитические возможности и гибкость настройки под специфические бизнес-процессы. Не менее важны технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к совместимости с другими системами, а также возможности по развёртыванию и поддержке системы (локально или в облаке).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации (наличие модулей для учёта различных видов активов, возможности отслеживания состояния и местоположения имущества, функции планирования обслуживания и ремонта);
• возможность интеграции с другими используемыми корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• уровень безопасности и соответствие требованиям законодательства и отраслевых стандартов (например, требования к защите персональных данных, отраслевые регламенты учёта имущества);
• масштабируемость и гибкость настройки системы под изменяющиеся потребности бизнеса;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных, обеспечение их целостности и доступности;
• поддержка различных платформ и устройств (ПК, мобильные устройства);
• наличие развитой системы отчётности и аналитических инструментов для оценки эффективности использования имущества;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные затраты на доработку и интеграцию.

Окончательный выбор СУУИ должен базироваться на детальном анализе потребностей организации, оценке доступных на рынке решений с учётом их соответствия ключевым критериям и проведении пилотного проекта или тестирования нескольких систем для выявления наиболее подходящего варианта. Также целесообразно обратить внимание на репутацию разработчика, наличие квалифицированной технической поддержки и обучающих материалов, а также опыт внедрения системы в организациях со схожими бизнес-процессами и масштабом деятельности.

Системы учёта и управления имуществом (СУУИ) обеспечивают организациям инструменты для эффективного управления активами, что способствует повышению операционной эффективности, снижению издержек и минимизации рисков. Преимущества использования СУУИ включают:

• Повышение точности учёта активов. СУУИ позволяют вести детальный и актуальный учёт всех активов организации, минимизируя вероятность ошибок и неточностей в данных, что важно для принятия обоснованных управленческих решений.

• Оптимизация процессов управления имуществом. Система автоматизирует рутинные операции, связанные с учётом и контролем имущества, что освобождает время сотрудников для выполнения более сложных и стратегически важных задач.

• Улучшение контроля над состоянием и местоположением активов. СУУИ предоставляют актуальную информацию о состоянии и местонахождении каждого актива, что позволяет оперативно реагировать на изменения и предотвращать потери или нецелевое использование имущества.

• Планирование технического обслуживания и ремонта. Система помогает формировать графики обслуживания и ремонта активов на основе их текущего состояния и истории эксплуатации, что снижает риски непредвиденных поломок и простоев.

• Оптимизация процессов приобретения и списания имущества. СУУИ позволяют анализировать потребности в новых активах и обосновывать решения о списании устаревших или неиспользуемых активов, что способствует рациональному использованию финансовых ресурсов.

• Снижение операционных издержек. Автоматизация процессов учёта и управления имуществом сокращает затраты на рутинные операции, уменьшает вероятность финансовых потерь из-за ошибок и повышает общую эффективность использования активов.

• Улучшение соответствия нормативным требованиям. СУУИ помогают организации соблюдать законодательные и отраслевые требования к учёту и управлению имуществом, снижая риски штрафов и других санкций.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы учёта и управления имуществом, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• ведение детального учёта активов с возможностью классификации по различным критериям (тип, категория, стоимость, срок службы и т. д.),
• отслеживание местоположения и состояния имущества в режиме реального времени,
• планирование и контроль технического обслуживания и ремонта активов с учётом их текущего состояния и нормативов,
• управление процессами приобретения имущества, включая формирование заявок, согласование и контроль исполнения,
• организация процесса списания имущества с учётом нормативных требований и учётных правил.

В 2025 году на рынке систем учёта и управления имуществом (СУУИ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для анализа данных и прогнозирования потребностей в обслуживании активов, а также роста популярности облачных решений и мобильных приложений. Важными будут также развитие стандартов безопасности данных, использование блокчейна для повышения прозрачности операций и внедрение технологий интернета вещей (IoT) для мониторинга состояния имущества.

• Интеграция с ERP-системами. СУУИ будут всё теснее интегрироваться с системами планирования ресурсов предприятия (ERP), что позволит обеспечить более полный и оперативный учёт активов в контексте общих бизнес-процессов организации.

• Применение ИИ и машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа исторических данных об использовании активов, прогнозирования сроков обслуживания и ремонта, выявления аномалий в использовании имущества и оптимизации закупок.

• Облачные решения. Рост популярности облачных платформ для развёртывания СУУИ обеспечит гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение доступа к данным из любой точки.

• Мобильные приложения. Разработка и внедрение мобильных версий СУУИ позволит сотрудникам оперативно получать информацию об активах, фиксировать изменения состояния имущества и выполнять операции учёта в режиме реального времени.

• Безопасность данных. Усиление требований к защите данных приведёт к внедрению более сложных криптографических алгоритмов, систем многофакторной аутентификации и других механизмов обеспечения конфиденциальности и целостности информации.

• Использование блокчейна. Технологии распределённого реестра могут быть применены для создания прозрачного и неизменяемого журнала операций с имуществом, что повысит доверие к данным и упростит аудит.

• Интеграция с IoT. Подключение датчиков и других устройств интернета вещей позволит в реальном времени отслеживать физическое состояние и местоположение активов, автоматически фиксировать неисправности и оптимизировать логистику перемещения имущества.