Системы управления справочными данными (RDM) c функцией Многопользовательский доступ

Системы управления справочными данными (СУСД, англ. Reference Data Management Systems, RDM) предназначены для управления наиболее важной справочной информацией в масштабах всей компании, также известной как основные данные или мастер-данные.

Управление справочными данными как деятельность представляет собой комплекс процессов и операций, направленных на обеспечение целостности, актуальности и согласованности наиболее важной справочной информации (мастер-данных) в масштабах организации. Эта деятельность включает в себя сбор, хранение, обработку, обновление и распространение справочных данных, которые используются в различных бизнес-процессах и корпоративных информационных системах. Управление справочными данными обеспечивает единый источник достоверной информации, что критически важно для принятия обоснованных управленческих решений, оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компании.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение состава и структуры справочных данных,
• разработка политик и процедур управления данными,
• внедрение механизмов валидации и контроля качества данных,
• обеспечение интеграции справочных данных с другими информационными системами,
• организация процессов обновления и синхронизации данных,
• реализация мер по обеспечению безопасности и защиты данных,
• мониторинг и анализ использования справочных данных в организации.

Важную роль в управлении справочными данными играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют ключевые процессы и обеспечивают централизованное управление мастер-данными. Системы управления справочными данными (СУСД) позволяют создать единую точку доступа к актуальным справочным данным, упростить их обновление и синхронизацию, а также повысить качество и достоверность информации, используемой в бизнес-процессах организации.

Системы управления справочными данными предназначены для централизованного управления наиболее важной справочной информацией в масштабах всей компании. Они обеспечивают создание, хранение, обновление и распространение основных (мастер-) данных, которые используются в различных бизнес-процессах и корпоративных информационных системах. Такие системы позволяют поддерживать целостность, актуальность и непротиворечивость данных, обеспечивая их единообразное использование во всех подразделениях и приложениях компании.

Функциональное предназначение СУСД заключается в оптимизации работы с мастер-данными и повышении эффективности бизнес-процессов. Они способствуют устранению дублирования информации, минимизации ошибок и противоречий в данных, упрощают интеграцию различных информационных систем и обеспечивают единый источник достоверной информации для принятия управленческих решений. Благодаря этому компании могут сократить временные и финансовые затраты на обработку данных, повысить качество аналитики и улучшить координацию деятельности различных подразделений.

Системы управления справочными данными в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники подразделений, отвечающих за управление мастер-данными и обеспечение их качества, например, специалисты по работе с данными и аналитики;
• работники отделов, которые нуждаются в актуальной и согласованной справочной информации для выполнения своих профессиональных обязанностей, например, сотрудники бухгалтерии, отдела кадров, логистики;
• специалисты IT-департаментов, занимающиеся интеграцией СУСД с другими корпоративными информационными системами и обеспечением их бесперебойной работы;
• руководители и менеджеры среднего звена, которые используют данные из СУСД для принятия обоснованных управленческих решений и планирования деятельности компании;
• специалисты по комплаенсу и соответствию нормативным требованиям, использующие СУСД для обеспечения соблюдения законодательства и корпоративных стандартов в части управления данными.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта класса Системы управления справочными данными (СУСД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством филиалов потребуются СУСД с расширенными возможностями интеграции и масштабируемости, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономически эффективные решения. Также следует учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, которые должны поддерживаться выбранной системой. Не менее важны технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущими корпоративными информационными системами и базами данных (например, поддержка стандартных протоколов обмена данными, интеграция с ERP- и CRM-системами);
• возможности по обеспечению безопасности данных (шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• функционал для управления жизненным циклом справочных данных (создание, изменение, удаление данных, версионирование);
• механизмы обеспечения целостности и непротиворечивости данных (например, средства выявления и устранения дубликатов, проверки корректности данных);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом объёмов данных и расширением бизнеса;
• поддержка отраслевых стандартов и нормативных требований (например, соответствие требованиям регуляторов в области защиты персональных данных);
• наличие инструментов для визуализации и анализа справочных данных, формирования отчётов;
• удобство использования системы для конечных пользователей, наличие обучающих материалов и поддержки.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов. Это позволит выявить возможные проблемы и скорректировать настройки системы перед полномасштабным внедрением, а также оценить эффективность интеграции СУСД с существующей ИТ-инфраструктурой и соответствие функциональности реальным потребностям бизнеса.

Системы управления справочными данными (СУСД) играют ключевую роль в обеспечении целостности и актуальности мастер-данных в организации. Их применение позволяет достичь ряда существенных преимуществ, которые положительно сказываются на эффективности бизнес-процессов и управлении компанией.

• Централизованное хранение данных. СУСД обеспечивают единое хранилище справочных данных, что исключает дублирование информации и упрощает доступ к актуальным данным для всех подразделений компании.

• Повышение качества данных. Системы осуществляют валидацию и очистку данных, минимизируя количество ошибок и неточностей, что способствует принятию более обоснованных управленческих решений.

• Упрощение интеграции информационных систем. СУСД обеспечивают единый формат данных, что облегчает интеграцию различных ИТ-систем и обмен информацией между ними, снижая затраты на синхронизацию данных.

• Обеспечение соответствия нормативным требованиям. СУСД помогают поддерживать данные в соответствии с законодательными и отраслевыми стандартами, снижая риски штрафов и репутационных потерь.

• Оптимизация бизнес-процессов. Автоматизация управления справочными данными сокращает время на рутинные операции, позволяя сотрудникам сосредоточиться на стратегически важных задачах.

• Улучшение аналитики и отчётности. Актуальная и согласованная справочная информация повышает качество аналитических данных и отчётов, способствуя более точному прогнозированию и планированию.

• Снижение операционных затрат. Централизованное управление данными позволяет оптимизировать ресурсы, уменьшить затраты на поддержание разрозненных баз данных и снизить издержки на их обслуживание.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления справочными данными, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение централизованного хранения основных данных, что позволяет создать единую точку доступа к справочной информации в компании,
• механизмы валидации и очистки данных, обеспечивающие поддержание высокого качества и достоверности справочной информации,
• инструменты для определения и поддержания правил управления данными, включая правила обновления, изменения и удаления данных,
• поддержка версионирования данных, позволяющая отслеживать изменения и сохранять историю модификаций справочных данных,
• средства для управления жизненным циклом данных, обеспечивающие контроль над созданием, изменением и архивацией справочной информации.

В 2025 году на рынке систем управления справочными данными (СУСД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с технологиями искусственного интеллекта и машинного обучения, повышения уровня автоматизации процессов управления данными, развития облачных решений, усиления акцента на безопасность и соответствие регуляторным требованиям, а также расширения возможностей для работы с неструктурированными данными и улучшения интерфейсов для пользователей.

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУСД будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для автоматизации классификации и валидации данных, выявления аномалий и прогнозирования изменений в справочных данных.

• Автоматизация процессов. Увеличится доля автоматизированных процессов обновления и синхронизации данных, что позволит снизить количество ошибок и ускорить обработку информации.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут основной средой развёртывания СУСД, обеспечивая масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру.

• Безопасность и соответствие требованиям. Усиление требований к защите данных приведёт к разработке новых механизмов шифрования, аутентификации и контроля доступа в СУСД.

• Работа с неструктурированными данными. СУСД начнут лучше поддерживать обработку неструктурированных данных (текст, изображения, аудио), расширяя возможности для анализа и использования разнородной информации.

• Улучшение пользовательских интерфейсов. Разработка более интуитивно понятных и адаптивных интерфейсов сделает работу с СУСД доступной для широкого круга пользователей, не обладающих глубокими техническими знаниями.

• Конвергенция с другими системами. СУСД будут более тесно интегрироваться с ERP, CRM и другими корпоративными системами, обеспечивая единый источник достоверных данных для всей организации.

Россия

Сакура PRO, Гармония MDM, Планета. НСИ