Системы управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ)

Системы управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ, англ. Regulatory & Reference Information Management Systems, RRIM) предназначены для управления наиболее нормативно-справочной информацией (НСИ) в масштабах всей компании, также известной как основные данные. В число НСИ обычно входят сведения об операционной деятельности, производимой продукции, материалах, нормах и контрагентах.

Управление нормативно-справочной информацией (НСИ) как деятельность представляет собой комплекс процессов, направленных на систематизацию, актуализацию и обеспечение целостности данных, которые используются в операционной и управленческой деятельности компании. Эти данные включают сведения о производимой продукции, используемых материалах, нормативных показателях, контрагентах и других аспектах деятельности организации. Управление НСИ обеспечивает единообразие и достоверность информации, что критически важно для эффективного функционирования бизнес-процессов, поддержки принятия управленческих решений и интеграции различных информационных систем компании.

Среди ключевых аспектов управления НСИ можно выделить:

• сбор и структурирование данных,
• валидацию и очистку информации от ошибок и дубликатов,
• обновление и актуализацию данных,
• обеспечение доступа к информации для различных подразделений и систем,
• контроль целостности и непротиворечивости данных,
• разработку и внедрение правил и процедур управления НСИ.

Важную роль в управлении НСИ играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют процессы работы с данными, обеспечивают их централизованное хранение и удобный доступ. Системы управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ) позволяют оптимизировать работу с основными данными, повысить их качество и обеспечить эффективное взаимодействие между различными подразделениями и информационными системами компании.

Системы управления нормативно-справочной информацией предназначены для централизованного управления наиболее важными данными, которые используются в операционной деятельности компании. Они обеспечивают унификацию и стандартизацию нормативно-справочной информации, что позволяет создать единую точку доступа к актуальным и верифицированным данным об операционной деятельности, производимой продукции, материалах, нормах и контрагентах.

Такие системы способствуют повышению эффективности бизнес-процессов за счёт обеспечения целостности и непротиворечивости данных, упрощения их поиска и использования в различных подразделениях компании. Они также позволяют автоматизировать процессы обновления и поддержания актуальности нормативно-справочной информации, минимизировать риски, связанные с использованием устаревших или некорректных данных, и обеспечить соответствие информации действующим нормативным требованиям.

Системы управления нормативно-справочной информацией в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники подразделений, отвечающих за ведение и актуализацию данных о контрагентах и материалах (отделы снабжения, логистики, складские службы);
• специалисты отделов, занимающихся управлением производственными процессами и контролем качества продукции;
• работники бухгалтерии и финансового отдела для обеспечения корректности расчётов и отчётности на основе актуальных данных;
• аналитики и специалисты по бизнес-процессам, которые используют НСИ для построения моделей, прогнозирования и оптимизации работы компании;
• ИТ-специалисты и администраторы информационных систем, обеспечивающие интеграцию СУ НСИ с другими корпоративными системами и поддерживающие работоспособность платформы.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта класса Системы управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством филиалов потребуются решения с высокой масштабируемостью и возможностями интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и менее ресурсоёмкие решения. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в фармацевтической отрасли существуют строгие правила ведения нормативно-справочной информации, связанные с регистрацией препаратов и соблюдением регуляторных норм, а в производственной сфере особое значение имеет учёт материалов и нормативов. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных и возможности их резервного копирования и восстановления.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем и баз данных);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.);
• уровень защищённости данных и соответствие требованиям информационной безопасности (например, наличие сертификатов и соответствие отраслевым стандартам защиты данных);
• функциональность модулей для управления различными видами НСИ (сведения о продукции, материалах, контрагентах и т. п.);
• возможности масштабирования и адаптации системы под растущие потребности бизнеса;
• наличие механизмов для обеспечения целостности и непротиворечивости данных;
• поддержка процессов валидации и верификации НСИ;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для сотрудников.

Кроме того, стоит обратить внимание на наличие у разработчика опыта работы с компаниями, схожими по профилю и масштабу деятельности, а также на качество технической поддержки и возможности кастомизации системы. Важно также оценить, насколько система способна поддерживать необходимые бизнес-процессы и обеспечивать эффективное управление НСИ в долгосрочной перспективе, учитывая возможные изменения в законодательстве и отраслевых стандартах.

Системы управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ) играют ключевую роль в оптимизации работы компании, обеспечивая централизованное управление основными данными. Это способствует повышению эффективности бизнес-процессов, снижению количества ошибок и улучшению качества принимаемых решений. Среди основных преимуществ использования СУ НСИ можно выделить:

• Централизация данных. СУ НСИ позволяют создать единую базу нормативно-справочной информации, что обеспечивает унифицированный доступ к данным для всех подразделений компании и исключает расхождения в информации.

• Повышение качества данных. Системы осуществляют контроль целостности и актуальности НСИ, применяют механизмы валидации и проверки данных, что снижает вероятность использования некорректной информации в бизнес-процессах.

• Ускорение бизнес-процессов. Автоматизация обновления и распространения нормативно-справочной информации сокращает время на рутинные операции, связанные с управлением данными, и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных задачах.

• Улучшение взаимодействия подразделений. Единая система НСИ обеспечивает согласованность данных между различными отделами и филиалами компании, что способствует более эффективному взаимодействию и координации действий.

• Поддержка принятия обоснованных решений. Доступ к актуальной и достоверной нормативно-справочной информации позволяет руководству и специалистам принимать более взвешенные и обоснованные решения на основе полных и проверенных данных.

• Снижение затрат на управление данными. Автоматизация процессов обновления и поддержания НСИ уменьшает необходимость в ручном вводе данных и снижает операционные расходы, связанные с управлением информацией.

• Повышение соответствия нормативным требованиям. СУ НСИ помогают компании соблюдать законодательные и отраслевые стандарты за счёт обеспечения актуальности и достоверности нормативно-справочной информации.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления нормативно-справочной информацией, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• централизованное хранение и управление нормативно-справочной информацией, обеспечивающее единый источник достоверных данных для всей организации,
• механизмы валидации и контроля качества данных, позволяющие проверять корректность и полноту вносимой информации,
• инструменты для классификации и структурирования НСИ с возможностью создания иерархических справочников и каталогов,
• функционал для управления жизненным циклом данных, включая их создание, изменение, архивацию и удаление в соответствии с установленными правилами,
• средства для обеспечения согласованности и непротиворечивости данных в различных подразделениях и системах компании.

В 2025 году на рынке систем управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации процессов обработки данных, повышения уровня безопасности и защиты информации, развития облачных решений, а также расширения возможностей аналитики и прогнозирования на основе НСИ.

• Интеграция с ERP- и CRM-системами. СУ НСИ будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и управления взаимоотношениями с клиентами для обеспечения единого информационного пространства и повышения эффективности бизнес-процессов.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматического выявления и устранения противоречий в НСИ, прогнозирования потребностей в обновлении данных и оптимизации процессов их ввода и обработки.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СУ НСИ будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут более популярными для развёртывания СУ НСИ, что позволит снизить затраты на инфраструктуру и упростить масштабирование систем в соответствии с потребностями бизнеса.

• Расширение аналитических возможностей. СУ НСИ будут предоставлять более продвинутые инструменты для анализа НСИ, включая визуализацию данных, построение дашбордов и поддержку сложных аналитических запросов.

• Использование технологий больших данных. Интеграция с системами обработки больших данных позволит СУ НСИ эффективнее работать с объёмными и разнородными наборами данных, улучшая качество и актуальность НСИ.

• Автоматизация процессов валидации данных. Разработка и внедрение автоматизированных механизмов проверки достоверности и целостности НСИ сократит время на рутинные операции и уменьшит количество ошибок в данных.

Россия

Сакура PRO, Гармония MDM, Планета. НСИ, Docsvision, ЭльДокА, Юнидата Платформа управления данными