Системы управления отношениями с поставщиками (SRM)

Системы управления отношениями с поставщиками (CУП, англ. Supplier Relationship Management Systems, SRM) — это специализированные программные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов взаимодействия с поставщиками. Они помогают компаниям выстраивать эффективные партнерские отношения, снижать затраты и минимизировать риски.

Управление отношениями с поставщиками — это комплекс мероприятий и процессов, направленных на выстраивание эффективных взаимодействий с контрагентами, обеспечивающими компанию необходимыми ресурсами, материалами или компонентами. Эта деятельность включает в себя не только закупку товаров и услуг, но и анализ рынка поставщиков, выбор оптимальных партнёров, контроль качества поставляемой продукции, мониторинг выполнения договорных обязательств, а также развитие и поддержание долгосрочных партнёрских отношений. Грамотно организованное управление отношениями с поставщиками позволяет минимизировать риски срыва поставок, снизить затраты на закупку ресурсов, улучшить качество конечного продукта и повысить общую эффективность бизнес-процессов компании.

Ключевые аспекты данного процесса:

• анализ рынка и выбор потенциальных поставщиков,
• оценка и сравнение предложений по критериям цены, качества и сроков поставки,
• заключение договоров и согласование условий сотрудничества,
• мониторинг выполнения договорных обязательств и качества поставок,
• ведение переговоров о корректировке условий сотрудничества,
• развитие долгосрочных партнёрских отношений,
• оптимизация закупочных процедур и снижение издержек.

В современных условиях динамичного развития рынка и усложнения логистических и производственных цепочек особую роль начинают играть цифровые решения — системы управления отношениями с поставщиками (CУП/SRM). Они автоматизируют рутинные процессы, обеспечивают централизованное хранение данных о поставщиках и историях взаимодействий, позволяют проводить глубокий анализ и прогнозирование, что существенно повышает эффективность управления отношениями с поставщиками и даёт компании конкурентные преимущества.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ЛогистикаСКБ КонтурОфициальный сайт

Системы управления отношениями с поставщиками предназначены для автоматизации и оптимизации комплекса процессов, связанных с взаимодействием компании и её поставщиками. Они позволяют интегрировать и синхронизировать такие задачи, как выбор поставщиков, управление контрактами, контроль выполнения договорных обязательств, анализ эффективности сотрудничества, управление закупочными процедурами и оптимизация закупочных цен, что в совокупности способствует повышению эффективности закупочной деятельности и снижению операционных рисков.

Функциональное предназначение СУП заключается также в обеспечении аналитической поддержки принятия решений в сфере управления поставками и закупочной логистикой. Системы позволяют накапливать и анализировать данные о работе с поставщиками, выявлять тенденции и закономерности, прогнозировать потребности в ресурсах и оценивать риски, связанные с поставками. Благодаря этому компании могут выстраивать более гибкие и устойчивые цепочки поставок, оптимизировать уровень запасов, улучшать качество закупаемых товаров и услуг, а также повышать общую прозрачность и контролируемость закупочных процессов.

Системы управления отношениями с поставщиками в основном используют следующие группы пользователей:

• производственные предприятия, которые нуждаются в систематизации работы с поставщиками сырья и комплектующих для оптимизации производственных процессов и снижения издержек;
• торговые компании, стремящиеся упорядочить взаимодействие с поставщиками товаров, контролировать закупочные цены и улучшать условия сотрудничества;
• логистические и дистрибьюторские компании, использующие SRM-системы для управления цепочками поставок, контроля сроков и качества поставляемой продукции;
• крупные холдинги и корпорации, которым необходимо централизованно управлять отношениями с большим количеством поставщиков, обеспечивать прозрачность и эффективность закупочных процедур;
• компании, работающие в сфере B2B-торговли, для автоматизации процессов взаимодействия с бизнес-партнёрами и повышения эффективности закупочной деятельности.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления отношениями с поставщиками (CУП/SRM) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством поставщиков потребуются более мощные и гибкие решения с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для малого и среднего бизнеса могут подойти более простые и доступные по стоимости продукты с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в фармацевтической отрасли могут быть жёсткие требования к отслеживанию происхождения сырья и материалов, а в IT-секторе — к скорости и гибкости поставок компонентов и оборудования.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании (наличие модулей для управления закупками, контрактами, складскими операциями, аналитическими инструментами и т. д.);
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными информационными системами (ERP, CRM и др.);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и количество пользователей;
• уровень безопасности и соответствие требованиям законодательства в области защиты данных;
• наличие механизмов для отслеживания и анализа эффективности работы с поставщиками, включая KPI и дашборды;
• поддержка различных форматов обмена данными (EDI, XML и др.) для взаимодействия с поставщиками;
• удобство пользовательского интерфейса и простота обучения сотрудников работе с системой;
• техническая поддержка и обновления со стороны разработчика, наличие сообщества пользователей и документации.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме данных и бизнес-процессах, чтобы убедиться в её соответствии требованиям компании и выявить возможные проблемы на раннем этапе. Также важно учесть финансовые аспекты, включая не только стоимость лицензии, но и расходы на внедрение, настройку, обучение персонала и последующее обслуживание системы.

Системы управления отношениями с поставщиками (CУП/SRM) предоставляют компаниям инструменты для систематизации и оптимизации взаимодействия с поставщиками, что способствует повышению эффективности бизнес-процессов, снижению издержек и минимизации рисков. Основные преимущества использования таких систем:

• Оптимизация закупочных процедур. Система позволяет автоматизировать процессы выбора поставщиков и оформления заказов, что сокращает время на проведение закупок и снижает вероятность ошибок в документации.

• Улучшение контроля над поставками. CУП обеспечивает мониторинг выполнения договорных обязательств поставщиками, отслеживание сроков и объёмов поставок, что позволяет своевременно выявлять и устранять отклонения от плана.

• Анализ и оценка поставщиков. Система даёт возможность собирать и анализировать данные о работе поставщиков, оценивать их надёжность и эффективность, что способствует выбору наиболее выгодных партнёров.

• Снижение транзакционных издержек. Автоматизация рутинных операций и стандартизация взаимодействия с поставщиками сокращает затраты на ведение закупочной деятельности и административные расходы.

• Улучшение прозрачности и отчётности. CУП формирует детализированные отчёты о взаимодействии с поставщиками, что облегчает анализ эффективности закупочных процедур и принятие управленческих решений.

• Интеграция с другими системами. Возможность интеграции CУП с ERP и другими корпоративными системами позволяет создать единую информационную среду, что повышает согласованность данных и эффективность бизнес-процессов.

• Минимизация рисков срыва поставок. Система помогает прогнозировать возможные проблемы с поставками и заранее принимать меры по их предотвращению, что снижает риски срыва производственных графиков и потери прибыли.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления отношениями с поставщиками, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов закупок и управления контрактами,
• управление жизненным циклом поставщиков, включая их оценку и классификацию,
• контроль выполнения договорных обязательств и сроков поставок,
• управление отклонениями и инцидентами в цепочке поставок,
• оптимизация закупочных процедур и выбор поставщиков на основе заданных критериев.

В 2025 году на рынке систем управления отношениями с поставщиками (CУП/SRM) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения передовых технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для анализа данных и прогнозирования, развития облачных решений, повышения уровня кибербезопасности, внедрения технологий расширенной аналитики и визуализации данных, а также расширения возможностей для мобильных пользователей и использования low-code/no-code платформ для кастомизации решений.

• Интеграция с ERP и CRM-системами. Углубление интеграции CУП с системами управления ресурсами предприятия и управления взаимоотношениями с клиентами для создания единой информационной среды и повышения эффективности бизнес-процессов.

• Применение ИИ и машинного обучения. Использование алгоритмов искусственного интеллекта для анализа больших объёмов данных о поставщиках, прогнозирования рисков и оптимизации закупочных процедур.

• Развитие облачных решений. Переход к облачным платформам обеспечит масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру, а также упростит доступ к системе из любой точки.

• Усиление кибербезопасности. Внедрение современных методов защиты данных, включая шифрование, многофакторную аутентификацию и системы обнаружения вторжений, для обеспечения безопасности конфиденциальной информации.

• Расширенная аналитика и визуализация. Разработка инструментов для глубокого анализа данных и визуализации результатов в виде дашбордов и интерактивных отчётов, что упростит принятие управленческих решений.

• Мобильные возможности. Создание полноценных мобильных версий CУП-систем, позволяющих пользователям работать с приложением с любых устройств и в любом месте.

• Low-code/no-code платформы. Внедрение платформ, позволяющих пользователям без глубоких технических знаний адаптировать и модифицировать CУП-системы под специфические нужды бизнеса.

Россия

Контур.Логистика, Бустрейд | Портал поставщика, Стройкод