Системы управления бухгалтерией c функцией Администрирование

Системы управления бухгалтерией (СУБ, англ. Accounting Management Systems, AM), или бухгалтерские системы – это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации и оптимизации процессов бухгалтерского и фискального учёта. Они включают в себя широкий спектр функций, направленных на облегчение работы бухгалтеров и финансовых специалистов, повышение точности и эффективности учёта, а также снижение вероятности ошибок.

Управление бухгалтерией представляет собой комплексный подход к организации и контролю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Этот процесс включает в себя планирование, организацию, мотивацию и контроль всех аспектов бухгалтерского учёта, начиная от сбора первичных данных и заканчивая подготовкой финансовой отчётности.

Основная цель управления бухгалтерией – обеспечение точности, надёжности и прозрачности финансовой информации, что в свою очередь способствует принятию обоснованных управленческих решений и успешному функционированию предприятия. Эффективное управление бухгалтерией требует соблюдения ряда ключевых принципов, таких как точность и надёжность данных, прозрачность и доступность финансовой информации, соблюдение законодательства и нормативных требований, а также разделение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.

Методы эффективного управления бухгалтерией включают автоматизацию бухгалтерского учёта, использование электронных систем хранения и обработки данных, централизованное управление данными, установление системы внутреннего контроля и применение ключевых показателей производительности для оценки эффективности работы бухгалтерии.

Важной составляющей управления бухгалтерией является постоянное обучение и повышение квалификации бухгалтеров. Это позволяет им быть в курсе последних изменений в законодательстве и стандартах бухгалтерского учёта, а также улучшать свои профессиональные навыки и знания.

Таким образом, управление бухгалтерией играет ключевую роль в обеспечении финансовой стабильности и успешности предприятия, способствуя принятию обоснованных управленческих решений на основе точной и надёжной финансовой информации.

Системы управления бухгалтерией предназначены для комплексной автоматизации бухгалтерского учёта, включая все аспекты работы бухгалтерии, от первичной документации до формирования отчётности. Они разработаны для упрощения и оптимизации процессов ведения бухгалтерского учёта, снижения вероятности ошибок и повышения эффективности работы бухгалтерской службы.

Такие системы охватывают широкий спектр задач, включая ввод первичных данных, расчёт налогов, составление отчётности, ведение учёта основных средств и нематериальных активов. Они обеспечивают высокий уровень контроля и прозрачности финансовых операций, а также автоматизируют рутинные задачи, что существенно сокращает время на подготовку и анализ данных.

Системы управления бухгалтерией в основном используют следующие группы пользователей:

• бухгалтерские службы коммерческих и некоммерческих организаций, которые нуждаются в автоматизации рутинных операций и повышении точности расчётов;
• финансовые отделы крупных и средних предприятий, использующие СУБ для комплексного учёта и анализа финансовых потоков;
• малые и средние предприятия, стремящиеся оптимизировать бухгалтерский учёт и снизить затраты на обслуживание финансовой отчётности;
• аутсорсинговые бухгалтерские компании, предоставляющие услуги бухгалтерского и налогового учёта различным организациям;
• государственные и муниципальные учреждения, применяющие СУБ для учёта бюджетных средств и соблюдения требований законодательства.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления бухгалтерией (СУБ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности компании — для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными информационными системами и поддержкой большого объёма данных. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере торговли могут быть востребованы функции управления товарно-материальными ценностями и складским учётом, в производственных компаниях — возможности учёта затрат на производство и расчёта себестоимости продукции, а в сфере услуг — инструменты для учёта доходов и расходов по проектам и клиентам. Не менее значимыми являются технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможностям развёртывания (локальное или облачное решение). Кроме того, стоит обратить внимание на соответствие системы актуальным законодательным и нормативным требованиям в области бухгалтерского и налогового учёта, наличие функций для подготовки регламентированной отчётности, а также возможности обеспечения необходимого уровня информационной безопасности и защиты данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу и специфике бизнеса (наличие необходимых модулей и инструментов для выполнения ключевых бухгалтерских операций);
• поддержка отраслевых стандартов и нормативных требований (например, возможность формирования отчётности в соответствии с требованиями ФНС и других регулирующих органов);
• возможности интеграции с другими информационными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота и т. д.);
• гибкость и масштабируемость системы (возможность расширения функциональности и увеличения объёма обрабатываемых данных по мере роста бизнеса);
• технические требования и совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (поддержка используемых операционных систем, баз данных, сетевых протоколов);
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и защиты конфиденциальных данных (шифрование данных, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• удобство использования и наличие обучающих материалов для пользователей (интуитивно понятный интерфейс, справочные системы, видеоуроки и т. п.);
• условия лицензирования, стоимость владения и обслуживания системы (лицензионные платежи, стоимость технической поддержки, обновлений).

Окончательный выбор СУБ должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом долгосрочных целей развития бизнеса и потенциальных затрат на внедрение, настройку и сопровождение системы. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед покупкой, чтобы оценить её работоспособность и удобство использования в реальных условиях, а также изучить отзывы других компаний,

Системы управления бухгалтерией представляют собой комплексные решения, направленные на автоматизацию и оптимизацию ключевых процессов бухгалтерского учёта. Они предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества систем управления бухгалтерией включают:

• Централизованное управление данными: Эти системы обеспечивают единое хранилище всех финансовых данных компании, что упрощает доступ к актуальной информации и её анализ. Это особенно важно для крупных организаций с разветвлённой структурой и множеством подразделений.

• Автоматизация рутинных задач: Системы управления бухгалтерией позволяют автоматизировать множество рутинных операций, таких как ввод данных, расчёт налогов, подготовка отчётности и ведение документации. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на эти процессы, и повышает точность данных.

• Улучшение коммуникации и взаимодействия: Интегрированные системы обеспечивают эффективное взаимодействие между различными отделами компании, а также с внешними партнёрами и клиентами. Это способствует более оперативному обмену информацией и принятию обоснованных решений.

• Повышение прозрачности и контроля: Автоматизация бухгалтерского учёта позволяет получать оперативную и точную информацию о финансовом состоянии компании, что даёт возможность руководству осуществлять более эффективный контроль над финансами и принимать взвешенные стратегические решения.

• Снижение рисков и ошибок: Использование систем управления бухгалтерией минимизирует человеческий фактор и связанные с ним ошибки, что снижает риски финансовых потерь и нарушений законодательства.

В целом, внедрение систем управления бухгалтерией является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению общего финансового управления.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления бухгалтерией, программные продукты должны обладать следующими функциональными возможностями:

• Ведение учёта доходов и расходов. Система должна предоставлять инструменты для регистрации и учёта всех финансовых операций предприятия, включая продажи, закупки, затраты на оплату труда и другие операции.

• Формирование налоговой отчётности. Функция необходима для соблюдения налогового законодательства и своевременной уплаты налогов. Система должна автоматически рассчитывать и формировать налоговые декларации, учитывая специфику налогообложения в стране или регионе.

• Управление персоналом и расчёт заработной платы. Система должна автоматизировать процессы учёта рабочего времени, формирования отчётов об оплате труда и управления кадровыми делами, что позволяет оптимизировать расходы на персонал и повысить эффективность работы бухгалтерии.

• Учёт основных средств и материалов. Функция включает в себя регистрацию и учёт основных средств предприятия, их амортизацию, а также учёт материалов и сырья, что необходимо для контроля движения и остатков запасов.

• Формирование бюджетов и контроль их исполнения. Система должна предоставлять инструменты для составления и контроля бюджетов предприятия, анализа финансовых показателей и прогнозирования результатов деятельности, что способствует эффективному планированию и управлению финансами.

В 2025 году на рынке систем управления бухгалтерией (СУБ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с облачными технологиями, расширения применения искусственного интеллекта и машинного обучения для анализа финансовых данных, роста популярности модульных и масштабируемых решений, повышения уровня безопасности данных, а также развития инструментов для автоматизации рутинных операций и поддержки международных стандартов учёта.

• Интеграция с облачными технологиями. СУБ будут всё чаще предоставляться как облачные сервисы, что позволит пользователям гибко масштабировать ресурсы, снижать затраты на инфраструктуру и обеспечивать удалённый доступ к данным с различных устройств.

• Применение искусственного интеллекта. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования финансовых показателей, выявления аномалий в данных, автоматизации классификации транзакций и оптимизации налоговых расчётов, что повысит точность и скорость обработки информации.

• Модульность и масштабируемость. Системы будут разрабатываться с возможностью лёгкого добавления новых модулей и адаптации под изменяющиеся бизнес-процессы, что позволит компаниям выбирать только необходимые функции и расширять функционал по мере роста.

• Усиление мер безопасности. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СУБ будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации, защите от несанкционированного доступа и регулярному аудиту безопасности.

• Автоматизация рутинных операций. СУБ будут предлагать более продвинутые инструменты для автоматизации заполнения документов, расчёта заработной платы, формирования отчётности, что позволит существенно сократить время на рутинные операции и снизить вероятность ошибок.

• Поддержка международных стандартов. Системы будут обеспечивать соответствие различным международным стандартам учёта (например, МСФО), что важно для компаний, работающих на глобальном рынке и взаимодействующих с иностранными партнёрами.

• Развитие аналитических возможностей. СУБ будут включать более мощные инструменты для анализа финансовых данных, построения дашбордов, визуализации ключевых показателей и прогнозирования трендов, что поможет руководству принимать обоснованные управленческие решения.

Россия

Контур.Зарплата, Контур.Экстерн, Saby Bu — Бухгалтерия и учет , Saby Report — Отчетность через интернет, Saby Report — Налоговый мониторинг, Бэст, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Упрощёнка, Инфо-Бухгалтер, КУБ24 Бухгалтерия ИП, Парус Бухгалтерия, Entera, ITFB EasyDoc, КУБ2Б, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, НОТА ВИЗОР, АДС: Зарплата и управление персоналом для Банков, АДС: Зарплата и управление персоналом для НФО, Контур.Налоговый мониторинг

Казахстан

MyBuh

США

ABBYY FineReader

Канада

Lifesize

Литва

Site.pro Бухгалтерия