Системы пребординга соискателей

Системы пребординга соискателей (СПС, англ. Applicants Preboarding Systems, APS) – это комплекс программных инструментов, направленных на подготовку новых сотрудников к началу работы в компании еще до их фактического первого рабочего дня. Данные решения являются частью более широкой концепции онбординга, но отличается тем, что начинают применяться до официального трудоустройства.

Пребординг соискателей (preboarding) – это процесс подготовки новых сотрудников к началу работы в компании еще до их фактического выхода на рабочее место. Этот этап направлен на ускорение адаптации новых сотрудников и сокращение периода их вхождения в рабочий процесс.

Цели пребординга:

• Создание положительного первого впечатления о компании.

• Снижение уровня стресса у новых сотрудников в начале работы.

• Повышение уверенности и мотивации новых сотрудников.

Ускорение процесса адаптации и интеграции в коллектив.

Мероприятия в рамках пребординга:

• Отправка приветственного письма новому сотруднику с информацией о дате начала работы, месте расположения офиса, необходимых документах и других полезных сведениях.

• Предоставление доступа к внутренним ресурсам компании заранее, чтобы новый сотрудник мог ознакомиться с инструментами и документацией.

• Подготовка рабочего места, включая необходимое оборудование и материалы.

• Встреча нового сотрудника в день его прихода, знакомство с офисом и командой.

• Назначение наставника или ментора, который будет помогать новому сотруднику в процессе адаптации.

• Проведение небольших обучающих мероприятий или презентаций для представления компании, ее истории и культуры.

• Организация встреч с ключевыми членами команды для знакомства с коллегами и понимания их ролей.

• Организация социальных мероприятий для создания крепких связей между сотрудниками.

Пребординг играет важную роль в процессе найма, помогая новым сотрудникам быстрее адаптироваться к новой рабочей среде и начать вносить вклад в работу компании с первых дней.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

ЮнионТ1 ИнновацииОфициальный сайт

Поток РекрутментПотокОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы пребординга соискателей предоставляют функциональность для создания и отправки электронных писем с информацией для новых сотрудников, загрузки и обмена необходимыми документами, проведения онлайн-ориентации и обучения, а также для управления задачами и сроками в рамках процесса преборджинга.

Системы пребординга соискателей в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-специалисты и менеджеры по персоналу для автоматизации процессов подготовки новых сотрудников, сокращения времени на рутинные операции и повышения эффективности онбординга.

• Новые сотрудники, которые через СПС получают доступ к необходимой информации о компании, корпоративной культуре, должностных обязанностях ещё до первого рабочего дня.

• Руководители подразделений, заинтересованные в быстрой адаптации новых сотрудников и минимизации времени на ввод в должность.

• Компании, стремящиеся оптимизировать процессы управления персоналом, улучшить качество онбординга и повысить лояльность новых сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

При выборе программного продукта из функционального класса Системы пребординга соискателей (СПС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в компании. В первую очередь следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим потоком новых сотрудников потребуются решения с высокой производительностью и возможностями масштабирования, тогда как для небольших компаний могут быть достаточны более простые и экономичные варианты. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе или здравоохранении могут быть жёсткие требования к защите персональных данных и соответствию нормативным актам, что накладывает определённые ограничения на выбор СПС. Не менее значимыми являются технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, поддержка определённых операционных систем и браузеров.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы задачам компании: наличие модулей для ознакомления с корпоративной культурой, обучающих материалов, тестов и заданий, инструментов для коммуникации с HR и будущими коллегами;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (HRM, LMS, CRM и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных, включая шифрование информации, аутентификацию пользователей, логирование действий;
• удобство использования для целевой аудитории (соискателей и HR-специалистов), что подразумевает интуитивно понятный интерфейс, мобильную доступность, многоязычность при необходимости;
• возможности кастомизации и настройки системы под специфические потребности компании;
• наличие технической поддержки и обновлений, а также чёткие SLA (соглашения об уровне обслуживания);
• стоимость владения системой, включая лицензионные платежи, затраты на внедрение, обучение персонала и техническую поддержку.

Кроме того, при выборе СПС стоит обратить внимание на репутацию разработчика и наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожими характеристиками. Важно также оценить, насколько система готова к будущим изменениям в бизнесе — например, к росту числа сотрудников, расширению географии присутствия, внедрению новых технологий. Немаловажным фактором является и наличие документации, обучающих материалов и сообществ пользователей, которые могут облегчить процесс внедрения и эксплуатации СПС.

Программные системы преборджинга соискателей помогают сократить время и ресурсы, затрачиваемые на ручную обработку документов и координацию процесса преборджинга. Они также способствуют повышению эффективности и точности этого процесса, а также способствуют лучшему вовлечению новых сотрудников и сокращению времени до полной интеграции в компанию.

Для того чтобы соответствовать категории систем пребординга соискателей, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Интерактивные обучающие модули: Система должна предоставлять интерактивные обучающие модули, которые помогут соискателям лучше понять культуру компании, её ценности и ожидания.

• Виртуальный тур по офису: Система должна включать виртуальный тур по офису, позволяющий соискателям заранее ознакомиться с рабочим пространством и условиями труда.

• Наставничество и менторство: Система должна предлагать функцию назначения наставников или менторов для новых сотрудников, которые будут помогать им в адаптации и решении возникающих вопросов.

• Социальные мероприятия: Система должна организовывать виртуальные или реальные социальные мероприятия, способствующие знакомству новых сотрудников с командой и созданию дружеских связей.

• Обратная связь и оценка: Система должна предоставлять инструменты для сбора обратной связи от новых сотрудников и их наставников, а также для оценки эффективности процесса пребординга.

В 2025 году на рынке систем пребординга соискателей (СПС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации пользовательского опыта и расширения функционала для автоматизации процессов. Среди ключевых трендов будут:

• Расширение использования искусственного интеллекта. СПС будут активнее применять алгоритмы машинного обучения для анализа данных о соискателях, прогнозирования их адаптации и выработки индивидуальных рекомендаций по обучению.

• Интеграция с корпоративными информационными системами. СПС станут более тесно взаимодействовать с ERP, CRM и другими системами, что позволит автоматизировать обмен данными и улучшить координацию процессов найма и адаптации.

• Развитие мобильных решений. Увеличится доля мобильных приложений в структуре СПС, что обеспечит удобный доступ к материалам и заданиям для новых сотрудников из любой точки и в любое время.

• Персонализация контента. Системы будут предлагать индивидуализированные обучающие материалы и задания, основанные на анализе навыков, опыта и предпочтений каждого соискателя.

• Внедрение расширенной аналитики и отчётности. СПС получат более мощные инструменты для сбора и анализа данных о процессе пребординга, что позволит компаниям оценивать эффективность программ адаптации и вносить необходимые корректировки.

• Использование технологий виртуальной и дополненной реальности. Эти технологии помогут создать более погружающий и интерактивный опыт знакомства с компанией и рабочими процессами для новых сотрудников.

• Усиление внимания к безопасности данных. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СПС будут уделять больше внимания защите персональных данных соискателей и сотрудников, внедряя современные криптографические и организационные решения.

Россия

Поток Рекрутмент, МояКоманда, Юнион, Saby HRM — Подбор персонала, AMBER HRMS, Websoft HCM, e-staff, 1С:Зарплата и управление персоналом, МегаФон Рекрутика, Робот Вера, FriendWork Recruiter, Experium, Skillaz.Подбор, Talantix, Mirapolis HCM, Хантфлоу, ТопФактор: Управление подбором персонала, SimpleOne HRMS, Huntlee, Jobcart, СберПодбор, Humart, Jobers, IHRS, Росатом HCM

США

Workable, BambooHR, OrangeHRM, Zenefits, Oracle Taleo Cloud, Greenhouse, Lever, Ceipal ATS, AmazingHiring

Украина

CleverStaff, PersiaHR, TalentScan

Нидерланды

Recruitee

Германия

IceHrm

Индия

Zoho People

Таиланд

Manatal

Швеция

Teamtailor