Системы пребординга соискателей c функцией Управление адаптацией

Системы пребординга соискателей (СПС, англ. Applicants Preboarding Systems, APS) – это комплекс программных инструментов, направленных на подготовку новых сотрудников к началу работы в компании еще до их фактического первого рабочего дня. Данные решения являются частью более широкой концепции онбординга, но отличается тем, что начинают применяться до официального трудоустройства.

Пребординг соискателей (preboarding) – это процесс подготовки новых сотрудников к началу работы в компании еще до их фактического выхода на рабочее место. Этот этап направлен на ускорение адаптации новых сотрудников и сокращение периода их вхождения в рабочий процесс.

Цели пребординга:

• Создание положительного первого впечатления о компании.

• Снижение уровня стресса у новых сотрудников в начале работы.

• Повышение уверенности и мотивации новых сотрудников.

Ускорение процесса адаптации и интеграции в коллектив.

Мероприятия в рамках пребординга:

• Отправка приветственного письма новому сотруднику с информацией о дате начала работы, месте расположения офиса, необходимых документах и других полезных сведениях.

• Предоставление доступа к внутренним ресурсам компании заранее, чтобы новый сотрудник мог ознакомиться с инструментами и документацией.

• Подготовка рабочего места, включая необходимое оборудование и материалы.

• Встреча нового сотрудника в день его прихода, знакомство с офисом и командой.

• Назначение наставника или ментора, который будет помогать новому сотруднику в процессе адаптации.

• Проведение небольших обучающих мероприятий или презентаций для представления компании, ее истории и культуры.

• Организация встреч с ключевыми членами команды для знакомства с коллегами и понимания их ролей.

• Организация социальных мероприятий для создания крепких связей между сотрудниками.

Пребординг играет важную роль в процессе найма, помогая новым сотрудникам быстрее адаптироваться к новой рабочей среде и начать вносить вклад в работу компании с первых дней.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Поток РекрутментПотокОфициальный сайт

Системы пребординга соискателей предоставляют функциональность для создания и отправки электронных писем с информацией для новых сотрудников, загрузки и обмена необходимыми документами, проведения онлайн-ориентации и обучения, а также для управления задачами и сроками в рамках процесса преборджинга.

Системы пребординга соискателей в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-специалисты и менеджеры по персоналу для автоматизации процессов подготовки новых сотрудников, сокращения времени на рутинные операции и повышения эффективности онбординга.

• Новые сотрудники, которые через СПС получают доступ к необходимой информации о компании, корпоративной культуре, должностных обязанностях ещё до первого рабочего дня.

• Руководители подразделений, заинтересованные в быстрой адаптации новых сотрудников и минимизации времени на ввод в должность.

• Компании, стремящиеся оптимизировать процессы управления персоналом, улучшить качество онбординга и повысить лояльность новых сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

При выборе программного продукта из функционального класса Системы пребординга соискателей (СПС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в компании. В первую очередь следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим потоком новых сотрудников потребуются решения с высокой производительностью и возможностями масштабирования, тогда как для небольших компаний могут быть достаточны более простые и экономичные варианты. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе или здравоохранении могут быть жёсткие требования к защите персональных данных и соответствию нормативным актам, что накладывает определённые ограничения на выбор СПС. Не менее значимыми являются технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, поддержка определённых операционных систем и браузеров.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы задачам компании: наличие модулей для ознакомления с корпоративной культурой, обучающих материалов, тестов и заданий, инструментов для коммуникации с HR и будущими коллегами;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (HRM, LMS, CRM и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных, включая шифрование информации, аутентификацию пользователей, логирование действий;
• удобство использования для целевой аудитории (соискателей и HR-специалистов), что подразумевает интуитивно понятный интерфейс, мобильную доступность, многоязычность при необходимости;
• возможности кастомизации и настройки системы под специфические потребности компании;
• наличие технической поддержки и обновлений, а также чёткие SLA (соглашения об уровне обслуживания);
• стоимость владения системой, включая лицензионные платежи, затраты на внедрение, обучение персонала и техническую поддержку.

Кроме того, при выборе СПС стоит обратить внимание на репутацию разработчика и наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожими характеристиками. Важно также оценить, насколько система готова к будущим изменениям в бизнесе — например, к росту числа сотрудников, расширению географии присутствия, внедрению новых технологий. Немаловажным фактором является и наличие документации, обучающих материалов и сообществ пользователей, которые могут облегчить процесс внедрения и эксплуатации СПС.

Программные системы преборджинга соискателей помогают сократить время и ресурсы, затрачиваемые на ручную обработку документов и координацию процесса преборджинга. Они также способствуют повышению эффективности и точности этого процесса, а также способствуют лучшему вовлечению новых сотрудников и сокращению времени до полной интеграции в компанию.

Для того чтобы соответствовать категории систем пребординга соискателей, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Интерактивные обучающие модули: Система должна предоставлять интерактивные обучающие модули, которые помогут соискателям лучше понять культуру компании, её ценности и ожидания.

• Виртуальный тур по офису: Система должна включать виртуальный тур по офису, позволяющий соискателям заранее ознакомиться с рабочим пространством и условиями труда.

• Наставничество и менторство: Система должна предлагать функцию назначения наставников или менторов для новых сотрудников, которые будут помогать им в адаптации и решении возникающих вопросов.

• Социальные мероприятия: Система должна организовывать виртуальные или реальные социальные мероприятия, способствующие знакомству новых сотрудников с командой и созданию дружеских связей.

• Обратная связь и оценка: Система должна предоставлять инструменты для сбора обратной связи от новых сотрудников и их наставников, а также для оценки эффективности процесса пребординга.

В 2025 году на рынке систем пребординга соискателей (СПС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации пользовательского опыта и расширения функционала для автоматизации процессов. Среди ключевых трендов будут:

• Расширение использования искусственного интеллекта. СПС будут активнее применять алгоритмы машинного обучения для анализа данных о соискателях, прогнозирования их адаптации и выработки индивидуальных рекомендаций по обучению.

• Интеграция с корпоративными информационными системами. СПС станут более тесно взаимодействовать с ERP, CRM и другими системами, что позволит автоматизировать обмен данными и улучшить координацию процессов найма и адаптации.

• Развитие мобильных решений. Увеличится доля мобильных приложений в структуре СПС, что обеспечит удобный доступ к материалам и заданиям для новых сотрудников из любой точки и в любое время.

• Персонализация контента. Системы будут предлагать индивидуализированные обучающие материалы и задания, основанные на анализе навыков, опыта и предпочтений каждого соискателя.

• Внедрение расширенной аналитики и отчётности. СПС получат более мощные инструменты для сбора и анализа данных о процессе пребординга, что позволит компаниям оценивать эффективность программ адаптации и вносить необходимые корректировки.

• Использование технологий виртуальной и дополненной реальности. Эти технологии помогут создать более погружающий и интерактивный опыт знакомства с компанией и рабочими процессами для новых сотрудников.

• Усиление внимания к безопасности данных. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СПС будут уделять больше внимания защите персональных данных соискателей и сотрудников, внедряя современные криптографические и организационные решения.

Россия

Поток Рекрутмент, МояКоманда, Mirapolis HCM, Websoft HCM, 1С:Зарплата и управление персоналом, SimpleOne HRMS, Experium

США

OrangeHRM, Zenefits, Oracle Taleo Cloud, BambooHR

Индия

Zoho People