Системы отслеживания посещаемости (ATS) c функцией Видео-интервьюирование

Системы отслеживания посещаемости (СОП, англ. Attendance Tracking Systems, ATS) – это инструменты, которые позволяют организациям отслеживать посещаемость своих сотрудников. Они могут быть использованы для контроля посещаемости, управления отпусками и учета рабочего времени. Некоторые системы также могут предоставлять отчеты о производительности и анализировать данные о посещаемости.

Отслеживание посещаемости в контексте управления персоналом относится к процессу мониторинга и учёта рабочего времени сотрудников с целью обеспечения соблюдения трудового законодательства, оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности работы. Этот процесс включает в себя использование специализированных систем и технологий для регистрации и анализа данных о присутствии сотрудников на рабочем месте.

Основные аспекты отслеживания посещаемости в управлении персоналом:

• Использование систем управления посещаемостью: Внедрение облачных HR-систем, позволяющих сотрудникам отмечать свою посещаемость через веб-сайт или мобильное приложение, либо интеграция с биометрическими системами для автоматической синхронизации данных о посещаемости.

• Централизация данных: Хранение всех записей о посещаемости в единой системе, доступной отделу кадров для удобного доступа и анализа.

• Автоматизация процесса: Исключение ручных методов отслеживания посещаемости, таких как бумажные реестры или электронные таблицы, что снижает вероятность ошибок и упрощает процесс расчёта заработной платы.

• Обеспечение соответствия законодательству: Соблюдение требований трудового законодательства, касающихся предоставления отпусков, компенсации за сверхурочную работу и других аспектов, связанных с рабочим временем.

• Оптимизация рабочих процессов: Анализ данных о посещаемости позволяет выявить неэффективные рабочие процессы, оптимизировать графики работы и улучшить планирование ресурсов.

• Повышение эффективности работы: Отслеживание посещаемости помогает выявлять проблемы с дисциплиной и мотивацией сотрудников, а также разрабатывать меры по их устранению.

• Улучшение коммуникации: Системы отслеживания посещаемости могут служить инструментом для улучшения коммуникации между сотрудниками и руководством, обеспечивая прозрачность и доверие.

Эффективное отслеживание посещаемости способствует повышению производительности труда, снижению затрат на персонал и укреплению корпоративной культуры, основанной на ответственности и соблюдении правил.

Системы отслеживания посещаемости персонала предназначены для мониторинга и контроля присутствия сотрудников на рабочем месте в течение рабочего дня. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и оптимизацию рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем отслеживания посещаемости персонала включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в выявлении и предотвращении случаев несанкционированного отсутствия на работе, что способствует укреплению трудовой дисциплины и повышению производительности труда. Во-вторых, эти системы предоставляют объективные данные для анализа рабочего времени и эффективности использования рабочего пространства, позволяя оптимизировать распределение ресурсов и планирование рабочих смен. В-третьих, системы отслеживания посещаемости способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник несёт ответственность за выполнение своих обязанностей, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы отслеживания посещаемости в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние предприятия с большим количеством сотрудников, где необходим централизованный контроль за рабочим временем и посещаемостью;
• компании с гибким графиком работы или удалёнными сотрудниками, которым нужно отслеживать фактическое время, затраченное на рабочие задачи;
• образовательные учреждения (школы, колледжи, университеты) для контроля посещаемости учащихся и преподавателей;
• организации, где важно соблюдение строгого графика работы (например, в сфере здравоохранения, производства, логистики), чтобы обеспечить непрерывность процессов;
• компании, которые стремятся оптимизировать учёт рабочего времени и повысить производительность труда, используя аналитические возможности СОП.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем отслеживания посещаемости (СОП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в конкретной организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитики. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику работы — например, в образовательных учреждениях СОП должны поддерживать учёт посещаемости студентов и интеграцию с системами управления обучением, а в производственных компаниях — учитывать сменность работы и особенности производственных графиков. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы: наличие модулей для управления отпусками и больничными, возможности генерации отчётов, инструменты аналитики данных, поддержку биометрической идентификации или считывания RFID-меток.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие масштабу деятельности (малый бизнес, средняя компания, крупная корпорация);
• учёт отраслевых особенностей и требований (образование, производство, сфера услуг и т. д.);
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (операционные системы, базы данных, сетевые решения);
• возможности развёртывания (локальное решение или облачная платформа);
• наличие необходимых функциональных модулей (учёт рабочего времени, управление отпусками, аналитика посещаемости);
• поддержка различных методов идентификации (биометрия, RFID-метки, карты доступа и др.);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (HRM, ERP, системами управления обучением и т. п.);
• уровень безопасности и защиты данных;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных;
• поддержка нормативных требований и стандартов (например, требований к обработке персональных данных).

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести тестирование нескольких выбранных решений, чтобы оценить удобство использования системы, скорость работы и качество технической поддержки. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и оценить репутацию разработчика программного продукта. Окончательный выбор должен быть основан на комплексном анализе всех значимых параметров с учётом стратегических целей и бюджета организации.

Системы отслеживания посещаемости играют ключевую роль в управлении человеческими ресурсами, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и укреплению трудовой дисциплины.

Во-первых, системы отслеживания посещаемости гарантируют точность и актуальность данных о рабочем времени сотрудников. Автоматизация процесса регистрации прихода и ухода с работы исключает возможность ошибок и манипуляций с данными, что особенно важно для точного расчёта заработной платы и определения структуры рабочего времени. Кроме того, системы могут включать дополнительные функции, такие как географическое и IP-ограничение доступа, а также распознавание лиц, что дополнительно повышает уровень безопасности и контроля.

Также системы отслеживания посещаемости способствуют повышению производительности труда сотрудников и эффективности работы всей компании. Централизация данных о посещаемости в одном месте упрощает процесс анализа и принятия решений, позволяя менеджерам оперативно реагировать на изменения в рабочем графике и распределении задач. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию рабочего времени и ресурсов компании, а также повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем отслеживания посещаемости является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем отслеживания посещаемости, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Регистрация прихода и ухода сотрудников. Система должна обеспечивать возможность регистрации времени прихода и ухода каждого сотрудника, используя различные способы идентификации, такие как сканирование пропусков, использование мобильных приложений или ввод данных вручную.

• Отчётность о посещаемости. Система должна предоставлять отчёты о посещаемости сотрудников, включая информацию о времени прихода и ухода, отсутствиях и опозданиях. Отчёты могут быть настроены в соответствии с требованиями организации.

• Уведомления и напоминания. Система может отправлять уведомления сотрудникам о необходимости отметиться о прибытии или уходе, а также напоминать о предстоящих сменах или событиях.

• Интеграция с другими системами. Система может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, безопасности и доступа, для обеспечения более полной картины рабочего процесса и повышения эффективности управления.

• Настройка прав доступа. Система должна позволять настраивать права доступа для разных пользователей, чтобы обеспечить конфиденциальность данных и защиту от несанкционированного доступа.

В 2025 году на рынке систем отслеживания посещаемости (СОП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения продвинутых алгоритмов анализа данных и искусственного интеллекта, расширения возможностей биометрической идентификации, развития облачных решений, повышения уровня безопасности данных, а также внедрения технологий для удалённого и гибридного работы.

• Интеграция с ERP и HR-системами. СОП будут более тесно интегрироваться с системами управления предприятием и кадровыми системами для обеспечения комплексного управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов.

• Применение машинного обучения и ИИ. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования посещаемости, выявления аномалий и предоставления рекомендаций по оптимизации рабочего времени сотрудников.

• Развитие биометрических технологий. Увеличится использование биометрических методов идентификации (отпечатки пальцев, распознавание лица), что повысит точность и надёжность учёта посещаемости.

• Облачные решения и SaaS-модели. Распространение облачных технологий позволит организациям легче внедрять и масштабировать СОП без значительных капитальных затрат на инфраструктуру.

• Усиление мер кибербезопасности. В связи с ростом объёмов данных и угроз кибербезопасности СОП будут включать более продвинутые механизмы шифрования и защиты персональных данных.

• Поддержка удалённой и гибридной работы. Системы будут предоставлять инструменты для учёта рабочего времени и контроля производительности сотрудников, работающих вне офиса, с учётом особенностей удалённого труда.

• Расширение функционала отчётности и аналитики. СОП будут предлагать более глубокие аналитические возможности, включая генерацию детализированных отчётов о производительности, анализ тенденций и поддержку принятия управленческих решений.