Системы учёта и хранения документов банка

Системы учёта и хранения документов банка (СУХДБ, англ. Bank Documents Accounting and Storage Systems, BDAS) — это специализированные информационные комплексы для автоматизированного ведения электронного документооборота, обеспечивающие централизованное хранение, обработку и управление всеми видами банковской документации с соблюдением требований безопасности и нормативных актов. Система позволяет осуществлять полный цикл работы с документами: от их создания и регистрации до архивации и уничтожения, обеспечивая быстрый поиск, версионирование и контроль доступа к информации.

Учёт и хранение документов банка — это комплексная деятельность, направленная на обеспечение эффективного управления всей совокупностью банковской документации, включая её создание, регистрацию, обработку, хранение, архивацию и уничтожение. Эта деятельность предполагает соблюдение высоких стандартов безопасности, соответствие нормативным и законодательным требованиям, а также обеспечение быстрого доступа к необходимым данным для принятия управленческих решений и выполнения операционных задач. В рамках учёта и хранения документов осуществляется контроль версий документов, управление правами доступа, организация систематизированного хранения и обеспечение возможности оперативного поиска необходимой информации.

Ключевые аспекты данного процесса:

• создание и регистрация документов,
• обработка и систематизация информации,
• централизованное хранение документации,
• версионирование и контроль изменений,
• управление доступом к данным,
• архивация и уничтожение документов в соответствии с нормативными сроками,
• обеспечение безопасности и конфиденциальности информации,
• организация быстрого поиска и доступа к документам.

В современных условиях цифровизация процессов учёта и хранения банковских документов становится неизбежной, поскольку традиционные методы уже не способны обеспечить требуемую скорость обработки информации, уровень безопасности и удобство доступа к данным. Программные решения, такие как системы учёта и хранения документов банка (СУХДБ), позволяют автоматизировать большинство рутинных операций, существенно повысить эффективность работы с документацией и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором. Внедрение таких систем является ключевым элементом модернизации банковской инфраструктуры и повышения её конкурентоспособности.

Системы учёта и хранения документов банка предназначены для автоматизированного ведения электронного документооборота в банковской сфере. Они обеспечивают централизованное хранение, обработку и управление всеми видами банковской документации, позволяя реализовать полный цикл работы с документами — от их создания и регистрации до архивации и уничтожения. При этом системы учитывают требования безопасности и нормативные акты, что критически важно для банковской деятельности.

Ключевыми функциями систем являются быстрый поиск документов, версионирование и контроль доступа к информации. Это позволяет оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность работы с документацией, минимизировать риски утраты или несанкционированного доступа к данным, а также обеспечить соответствие деятельности банка действующим законодательным и регуляторным требованиям.

Системы учёта и хранения документов банка в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники подразделений документооборота и делопроизводства банков, отвечающие за регистрацию, обработку и хранение документов;
• менеджеры и руководители банковских подразделений, которым необходим оперативный доступ к документации для принятия решений и контроля бизнес-процессов;
• специалисты по безопасности и защите информации, обеспечивающие соблюдение нормативных требований и защиту данных;
• аудиторы и контролирующие органы, осуществляющие проверку документации и соответствие банковских операций нормативным актам;
• IT-специалисты банков, занимающиеся настройкой, поддержкой и модернизацией системы документооборота.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы учёта и хранения документов банка (СУХДБ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных банков с разветвлённой сетью филиалов потребуются системы с высокой производительностью и возможностью масштабирования, в то время как для небольших кредитных организаций могут подойти более простые решения с ограниченным функционалом. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные акты, регулирующие работу с банковской документацией, — система должна обеспечивать соответствие правилам информационной безопасности, требованиям к хранению и защите персональных данных, а также другим регуляторным нормам. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проанализировать существующую ИТ-инфраструктуру и определить, какие технические характеристики (например, совместимость с операционными системами и базами данных, требования к аппаратным ресурсам) должны быть у СУХДБ. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части управления жизненным циклом документов, возможностей поиска и версионирования, механизмов контроля доступа и обеспечения целостности данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам банка (например, поддержка различных форматов документов, автоматизация маршрутизации и согласования, интеграция с другими корпоративными системами);
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности (шифрование данных, аутентификация и авторизация пользователей, аудит действий с документами);
• возможности масштабирования и расширения функциональности (поддержка большого количества пользователей и документов, возможность интеграции с новыми модулями и сервисами);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие средств для резервного копирования и восстановления данных, обеспечения их доступности и целостности;
• поддержка нормативных требований и стандартов (например, требований к хранению электронных подписей, защите персональных данных, форматам электронных документов);
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, документация и обучающие материалы для пользователей.

Окончательный выбор СУХДБ должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом специфики деятельности банка, его текущих и будущих потребностей в управлении документооборотом, а также с оглядкой на бюджет и ресурсы, выделенные на внедрение и поддержку системы. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед полным внедрением, чтобы оценить её работоспособность и совместимость с существующей инфраструктурой.

Системы учёта и хранения документов банка (СУХДБ) играют ключевую роль в оптимизации документооборота и повышении эффективности работы финансовых учреждений. Они обеспечивают комплексную автоматизацию процессов, связанных с документами, и способствуют снижению рисков, связанных с их обработкой. Среди основных преимуществ СУХДБ можно выделить:

• Централизованное хранение данных. Система позволяет создать единый электронный архив документов, что упрощает доступ к информации и обеспечивает её целостность и сохранность. Это исключает необходимость работы с разрозненными источниками данных и снижает риск потери информации.

• Автоматизация документооборота. СУХДБ автоматизирует рутинные операции по созданию, регистрации, обработке и архивации документов. Это существенно сокращает время на выполнение стандартных процедур и освобождает сотрудников от монотонной работы, позволяя им сосредоточиться на более сложных задачах.

• Повышение безопасности данных. Система обеспечивает многоуровневый контроль доступа и защиту информации с помощью современных криптографических методов и других механизмов безопасности. Это минимизирует риски несанкционированного доступа и утечки конфиденциальных данных.

• Упрощение поиска и версионирования документов. СУХДБ предоставляет мощные инструменты для поиска документов по различным критериям, а также позволяет отслеживать изменения и сохранять версии документов. Это облегчает работу с документацией и повышает точность принимаемых решений.

• Соблюдение нормативных требований. Система помогает банкам соблюдать законодательные и регуляторные требования к документообороту и хранению документов. Автоматизированный контроль соответствия нормативным актам снижает риски штрафов и других санкций со стороны надзорных органов.

• Оптимизация рабочих процессов. СУХДБ позволяет стандартизировать и оптимизировать процессы работы с документами, устраняя избыточные этапы и минимизируя время на согласование и утверждение документов. Это ведёт к повышению общей производительности и эффективности работы банка.

• Улучшение взаимодействия с контрагентами и клиентами. Система облегчает обмен документами с внешними организациями, обеспечивая стандартизированный и защищённый канал передачи информации. Это способствует укреплению деловых отношений и повышению уровня сервиса для клиентов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы учёта и хранения документов банка, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизированное ведение электронного документооборота в банковской сфере,
• централизованное хранение всех видов банковской документации,
• управление жизненным циклом документов (от создания и регистрации до архивации и уничтожения),
• реализация механизма версионирования документов,
• обеспечение быстрого и эффективного поиска документов по различным критериям.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем учёта и хранения документов банка (СУХДБ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с повышением уровня безопасности данных, интеграцией с другими корпоративными системами, применением технологий искусственного интеллекта для автоматизации процессов обработки документов, развитием облачных решений и повышением требований к соответствию нормативным актам. Среди ключевых трендов:

• Усиление защиты данных. Внедрение более сложных криптографических алгоритмов и механизмов защиты данных, использование технологий блокчейн для обеспечения неизменности и прозрачности документооборота.

• Интеграция с корпоративными системами. Более тесная интеграция СУХДБ с ERP, CRM и другими системами для обеспечения единого информационного пространства и оптимизации бизнес-процессов.

• Применение ИИ и машинного обучения. Использование алгоритмов машинного обучения для автоматической классификации документов, извлечения ключевых данных, выявления аномалий и предотвращения мошеннических операций.

• Развитие облачных решений. Расширение использования облачных платформ для развёртывания СУХДБ, что позволит снизить затраты на инфраструктуру и упростить масштабирование систем.

• Автоматизация рабочих процессов. Внедрение workflow-систем для автоматизации маршрутизации документов, контроля сроков исполнения и отслеживания статусов документов в реальном времени.

• Повышение требований к соответствию нормативам. Разработка и внедрение функций, обеспечивающих соответствие актуальным законодательным и регуляторным требованиям, включая требования к хранению и обработке персональных данных.

• Улучшение пользовательского интерфейса и опыта. Создание более интуитивно понятных и удобных интерфейсов, внедрение мобильных версий СУХДБ для доступа к документам с различных устройств.

Россия

LDM.Документы дня