Информационные системы централизованной бухгалтерии c функцией Многопользовательский доступ

Информационные системы централизованной бухгалтерии (ИСЦБ, англ. Centralized Accounting Information Systems, CA) представляют собой специализированные компьютерные программы или комплексы программ, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов бухгалтерского учета в организациях, использующих услуги централизованной бухгалтерии. Эти системы позволяют централизованно хранить и обрабатывать финансовую информацию, формировать бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность, а также обеспечивать контроль за соблюдением законодательства и внутренних регламентов в области бухгалтерского учета.

Централизованный бухгалтерский учёт представляет собой организацию учёта, при которой бухгалтерский учёт деятельности нескольких предприятий или филиалов компании осуществляется в одном месте. Этот подход направлен на повышение достоверности учёта, применение единых методологий, снижение налоговых рисков, ускорение подготовки отчётности, сокращение необходимого персонала и расходов на ведение учёта.

Централизованная бухгалтерия выполняет широкий спектр функций, включая организацию и ведение бухгалтерского и налогового учёта, статистическую отчётность, делопроизводство и документооборот в соответствии с действующим законодательством. Она обеспечивает предварительный контроль за правильным оформлением первичных учётных документов и законностью совершаемых операций, контроль за наличием и движением имущества, использованием товарно-материальных ценностей, трудовых и финансовых ресурсов, а также своевременное проведение расчётов с организациями и физическими лицами.

Информационные системы централизованной бухгалтерии предназначены для автоматизации и оптимизации процессов бухгалтерского учёта в организациях, где требуется централизованное управление финансами. Они позволяют объединить учётные операции различных подразделений или учреждений в единую информационную систему, обеспечивая тем самым повышение эффективности и прозрачности финансовых операций.

Информационные системы централизованной бухгалтерии предлагают широкий спектр функций, включая сбор, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, автоматизацию налоговых расчётов и подготовку отчётности, а также возможность мониторинга и анализа финансовых показателей для принятия обоснованных управленческих решений. Внедрение таких систем способствует снижению рисков ошибок и искажений в учёте, ускорению процессов отчётности и повышению общей эффективности работы бухгалтерии.

Информационные системы централизованной бухгалтерии в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные корпорации и холдинги с разветвлённой структурой, которым необходимо централизованно управлять финансовыми потоками и отчётностью дочерних и зависимых обществ;
• государственные и муниципальные учреждения, стремящиеся оптимизировать процессы бухгалтерского учёта и повысить прозрачность финансовых операций;
• группы компаний, объединённых общими собственниками или бизнес-процессами, которые нуждаются в единой системе учёта и отчётности;
• организации с распределённой сетью филиалов и представительств, требующие централизованного сбора и обработки бухгалтерских данных;
• аутсорсинговые бухгалтерские компании, обслуживающие несколько клиентов и нуждающиеся в системе для централизованного ведения учёта и формирования отчётности.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса информационных систем централизованной бухгалтерии (ИСЦБ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных холдингов с разветвлённой структурой может потребоваться система с возможностью интеграции множества филиалов и удалённых подразделений, в то время как для небольших организаций будет достаточно более простого решения с ограниченным функционалом. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к безопасности данных и соответствию регуляторным нормам, в то время как в сфере торговли акцент может быть сделан на скорость обработки данных и формирование отчётности. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо оценить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам (процессор, оперативная память, объём дискового пространства), а также возможности масштабирования системы в будущем. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части формирования отчётности (бухгалтерская, налоговая, статистическая), поддержки различных учётных политик и методов расчёта, наличия инструментов для контроля соблюдения законодательства и внутренних регламентов.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности ИСЦБ масштабу деятельности организации (для крупных компаний — расширенный функционал с интеграцией филиалов, для малых предприятий — упрощённые решения);
• учёт отраслевых требований и специфики бизнеса (например, повышенные требования к безопасности в финансовом секторе, необходимость быстрого формирования отчётности в торговле);
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (поддержка используемых операционных систем, баз данных, сетевых протоколов);
• требования к аппаратным ресурсам и возможности масштабирования системы;
• наличие необходимых модулей и инструментов для формирования различных видов отчётности;
• поддержка различных учётных политик и методов расчёта;
• наличие механизмов контроля соблюдения законодательства и внутренних регламентов;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.);
• уровень защищённости данных и соответствие требованиям информационной безопасности;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести тестирование нескольких подходящих программных продуктов, чтобы оценить их удобство использования, скорость работы и соответствие конкретным бизнес-процессам организации. Также целесообразно изучить отзывы других пользователей, которые уже применяют подобные системы, и оценить репутацию разработчика. В конечном счёте выбор ИСЦБ должен обеспечивать не только решение текущих задач, но и возможность адаптации к будущим изменениям в бизнес-процессах и законодательстве.

Информационные системы централизованной бухгалтерии представляют собой инновационное решение, направленное на оптимизацию и унификацию процессов бухгалтерского учёта в компаниях. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, которые способствуют повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества информационных систем централизованной бухгалтерии включают:

• Единая база данных: Эти системы обеспечивают создание единого хранилища всех финансовых данных компании, что упрощает доступ к актуальной информации и её анализ. Это особенно важно для крупных организаций с разветвлённой структурой и множеством подразделений.

• Унификация учётных процедур: Информационные системы централизованной бухгалтерии позволяют стандартизировать и унифицировать учётные процедуры во всей организации, что способствует повышению качества и достоверности финансовой отчётности.

• Оперативное обновление справочной информации: Системы обеспечивают своевременное обновление справочной информации, такой как бюджетные классификации и коды контрагентов, что минимизирует риск ошибок и несоответствий.

• Экономия ресурсов: Использование информационных систем централизованной бухгалтерии позволяет снизить затраты на содержание отдельного штата бухгалтеров в каждом подразделении компании, а также оптимизировать расходы на лицензирование программного обеспечения.

• Повышение оперативности и достоверности данных: Системы обеспечивают оперативный доступ к актуальной финансовой информации, что позволяет руководству принимать обоснованные управленческие решения и контролировать финансовое состояние компании в режиме реального времени.

В целом, внедрение информационных систем централизованной бухгалтерии является ключевым шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению общего финансового управления.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории информационных систем централизованной бухгалтерии, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Централизованное хранение и обработка данных. Система должна обеспечивать централизованное хранение всей бухгалтерской информации, включая первичные документы, проводки, налоговые декларации и другую финансовую информацию, а также предоставлять инструменты для её обработки и анализа.

• Многопользовательский доступ с разграничением прав доступа. Функция необходима для обеспечения безопасности и конфиденциальности данных, а также для эффективного управления доступом к информации в зависимости от роли и полномочий пользователей.

• Интеграция с другими системами и сервисами. Система должна поддерживать интеграцию с различными внешними системами и сервисами, такими как банковские системы, системы электронного документооборота, CRM-системы и другие, что позволяет автоматизировать обмен данными и повысить эффективность работы бухгалтерии.

• Автоматизация рутинных задач. Система должна предоставлять инструменты для автоматизации рутинных задач, таких как формирование налоговых деклараций, расчёт заработной платы, учёт основных средств и материалов, что позволяет сократить время на выполнение этих операций и снизить вероятность ошибок.

• Поддержка международных стандартов бухгалтерского учёта. Функция важна для компаний, работающих на международном рынке, так как она позволяет соблюдать требования международных стандартов бухгалтерского учёта и финансовой отчётности.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке информационных систем централизованной бухгалтерии (ИСЦБ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с облачными технологиями, расширения применения искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации рутинных операций и анализа данных, повышения уровня кибербезопасности, развития модульности и масштабируемости систем, внедрения технологий блокчейн для обеспечения прозрачности и неизменности данных, а также усиления акцента на пользовательский опыт и интуитивность интерфейсов.

• Интеграция с облачными технологиями. ИСЦБ будут всё чаще базироваться на облачных платформах, что обеспечит гибкость в управлении ресурсами, упростит масштабирование и повысит доступность системы для удалённых пользователей.

• Применение искусственного интеллекта и машинного обучения. Алгоритмы ИИ будут использоваться для автоматизации рутинных бухгалтерских операций, прогнозирования финансовых показателей, выявления аномалий в данных и поддержки принятия управленческих решений.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики ИСЦБ будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации, мониторингу угроз и соответствию международным стандартам безопасности.

• Модульность и масштабируемость систем. ИСЦБ будут строиться на модульной основе, что позволит организациям легко адаптировать систему под свои нужды, добавлять новые функциональные модули и масштабировать систему в соответствии с ростом бизнеса.

• Внедрение технологий блокчейн. Блокчейн может быть использован в ИСЦБ для создания неизменяемых журналов транзакций, обеспечения прозрачности финансовых операций и упрощения процессов аудита.

• Улучшение пользовательского опыта. Разработчики будут уделять больше внимания удобству работы с системой, интуитивно понятным интерфейсам, возможности кастомизации рабочих пространств и интеграции с другими корпоративными приложениями.

• Интеграция с системами электронного документооборота. ИСЦБ будут более тесно интегрироваться с системами электронного документооборота, что позволит автоматизировать обмен документами, ускорить процессы согласования и утверждения финансовых операций и повысить общую эффективность работы бухгалтерии.

Россия

Контур.Экстерн, Бэст, 1С:Бухгалтерия, Парус Бухгалтерия, Cubux

Казахстан

MyBuh