Информационные системы централизованной бухгалтерии

Информационные системы централизованной бухгалтерии (ИСЦБ, англ. Centralized Accounting Information Systems, CA) представляют собой специализированные компьютерные программы или комплексы программ, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов бухгалтерского учета в организациях, использующих услуги централизованной бухгалтерии. Эти системы позволяют централизованно хранить и обрабатывать финансовую информацию, формировать бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность, а также обеспечивать контроль за соблюдением законодательства и внутренних регламентов в области бухгалтерского учета.

Централизованный бухгалтерский учёт представляет собой организацию учёта, при которой бухгалтерский учёт деятельности нескольких предприятий или филиалов компании осуществляется в одном месте. Этот подход направлен на повышение достоверности учёта, применение единых методологий, снижение налоговых рисков, ускорение подготовки отчётности, сокращение необходимого персонала и расходов на ведение учёта.

Централизованная бухгалтерия выполняет широкий спектр функций, включая организацию и ведение бухгалтерского и налогового учёта, статистическую отчётность, делопроизводство и документооборот в соответствии с действующим законодательством. Она обеспечивает предварительный контроль за правильным оформлением первичных учётных документов и законностью совершаемых операций, контроль за наличием и движением имущества, использованием товарно-материальных ценностей, трудовых и финансовых ресурсов, а также своевременное проведение расчётов с организациями и физическими лицами.

Информационные системы централизованной бухгалтерии предназначены для автоматизации и оптимизации процессов бухгалтерского учёта в организациях, где требуется централизованное управление финансами. Они позволяют объединить учётные операции различных подразделений или учреждений в единую информационную систему, обеспечивая тем самым повышение эффективности и прозрачности финансовых операций.

Информационные системы централизованной бухгалтерии предлагают широкий спектр функций, включая сбор, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, автоматизацию налоговых расчётов и подготовку отчётности, а также возможность мониторинга и анализа финансовых показателей для принятия обоснованных управленческих решений. Внедрение таких систем способствует снижению рисков ошибок и искажений в учёте, ускорению процессов отчётности и повышению общей эффективности работы бухгалтерии.

Информационные системы централизованной бухгалтерии в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные корпорации и холдинги с разветвлённой структурой, которым необходимо централизованно управлять финансовыми потоками и отчётностью дочерних и зависимых обществ;
• государственные и муниципальные учреждения, стремящиеся оптимизировать процессы бухгалтерского учёта и повысить прозрачность финансовых операций;
• группы компаний, объединённых общими собственниками или бизнес-процессами, которые нуждаются в единой системе учёта и отчётности;
• организации с распределённой сетью филиалов и представительств, требующие централизованного сбора и обработки бухгалтерских данных;
• аутсорсинговые бухгалтерские компании, обслуживающие несколько клиентов и нуждающиеся в системе для централизованного ведения учёта и формирования отчётности.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

При выборе программного продукта из функционального класса информационных систем централизованной бухгалтерии (ИСЦБ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных холдингов с разветвлённой структурой может потребоваться система с возможностью интеграции множества филиалов и удалённых подразделений, в то время как для небольших организаций будет достаточно более простого решения с ограниченным функционалом. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к безопасности данных и соответствию регуляторным нормам, в то время как в сфере торговли акцент может быть сделан на скорость обработки данных и формирование отчётности. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо оценить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам (процессор, оперативная память, объём дискового пространства), а также возможности масштабирования системы в будущем. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части формирования отчётности (бухгалтерская, налоговая, статистическая), поддержки различных учётных политик и методов расчёта, наличия инструментов для контроля соблюдения законодательства и внутренних регламентов.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности ИСЦБ масштабу деятельности организации (для крупных компаний — расширенный функционал с интеграцией филиалов, для малых предприятий — упрощённые решения);
• учёт отраслевых требований и специфики бизнеса (например, повышенные требования к безопасности в финансовом секторе, необходимость быстрого формирования отчётности в торговле);
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (поддержка используемых операционных систем, баз данных, сетевых протоколов);
• требования к аппаратным ресурсам и возможности масштабирования системы;
• наличие необходимых модулей и инструментов для формирования различных видов отчётности;
• поддержка различных учётных политик и методов расчёта;
• наличие механизмов контроля соблюдения законодательства и внутренних регламентов;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.);
• уровень защищённости данных и соответствие требованиям информационной безопасности;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести тестирование нескольких подходящих программных продуктов, чтобы оценить их удобство использования, скорость работы и соответствие конкретным бизнес-процессам организации. Также целесообразно изучить отзывы других пользователей, которые уже применяют подобные системы, и оценить репутацию разработчика. В конечном счёте выбор ИСЦБ должен обеспечивать не только решение текущих задач, но и возможность адаптации к будущим изменениям в бизнес-процессах и законодательстве.

Информационные системы централизованной бухгалтерии представляют собой инновационное решение, направленное на оптимизацию и унификацию процессов бухгалтерского учёта в компаниях. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, которые способствуют повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества информационных систем централизованной бухгалтерии включают:

• Единая база данных: Эти системы обеспечивают создание единого хранилища всех финансовых данных компании, что упрощает доступ к актуальной информации и её анализ. Это особенно важно для крупных организаций с разветвлённой структурой и множеством подразделений.

• Унификация учётных процедур: Информационные системы централизованной бухгалтерии позволяют стандартизировать и унифицировать учётные процедуры во всей организации, что способствует повышению качества и достоверности финансовой отчётности.

• Оперативное обновление справочной информации: Системы обеспечивают своевременное обновление справочной информации, такой как бюджетные классификации и коды контрагентов, что минимизирует риск ошибок и несоответствий.

• Экономия ресурсов: Использование информационных систем централизованной бухгалтерии позволяет снизить затраты на содержание отдельного штата бухгалтеров в каждом подразделении компании, а также оптимизировать расходы на лицензирование программного обеспечения.

• Повышение оперативности и достоверности данных: Системы обеспечивают оперативный доступ к актуальной финансовой информации, что позволяет руководству принимать обоснованные управленческие решения и контролировать финансовое состояние компании в режиме реального времени.

В целом, внедрение информационных систем централизованной бухгалтерии является ключевым шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению общего финансового управления.

Для того чтобы соответствовать категории информационных систем централизованной бухгалтерии, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Централизованное хранение и обработка данных. Система должна обеспечивать централизованное хранение всей бухгалтерской информации, включая первичные документы, проводки, налоговые декларации и другую финансовую информацию, а также предоставлять инструменты для её обработки и анализа.

• Многопользовательский доступ с разграничением прав доступа. Функция необходима для обеспечения безопасности и конфиденциальности данных, а также для эффективного управления доступом к информации в зависимости от роли и полномочий пользователей.

• Интеграция с другими системами и сервисами. Система должна поддерживать интеграцию с различными внешними системами и сервисами, такими как банковские системы, системы электронного документооборота, CRM-системы и другие, что позволяет автоматизировать обмен данными и повысить эффективность работы бухгалтерии.

• Автоматизация рутинных задач. Система должна предоставлять инструменты для автоматизации рутинных задач, таких как формирование налоговых деклараций, расчёт заработной платы, учёт основных средств и материалов, что позволяет сократить время на выполнение этих операций и снизить вероятность ошибок.

• Поддержка международных стандартов бухгалтерского учёта. Функция важна для компаний, работающих на международном рынке, так как она позволяет соблюдать требования международных стандартов бухгалтерского учёта и финансовой отчётности.

В 2025 году на рынке информационных систем централизованной бухгалтерии (ИСЦБ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с облачными технологиями, расширения применения искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации рутинных операций и анализа данных, повышения уровня кибербезопасности, развития модульности и масштабируемости систем, внедрения технологий блокчейн для обеспечения прозрачности и неизменности данных, а также усиления акцента на пользовательский опыт и интуитивность интерфейсов.

• Интеграция с облачными технологиями. ИСЦБ будут всё чаще базироваться на облачных платформах, что обеспечит гибкость в управлении ресурсами, упростит масштабирование и повысит доступность системы для удалённых пользователей.

• Применение искусственного интеллекта и машинного обучения. Алгоритмы ИИ будут использоваться для автоматизации рутинных бухгалтерских операций, прогнозирования финансовых показателей, выявления аномалий в данных и поддержки принятия управленческих решений.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики ИСЦБ будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации, мониторингу угроз и соответствию международным стандартам безопасности.

• Модульность и масштабируемость систем. ИСЦБ будут строиться на модульной основе, что позволит организациям легко адаптировать систему под свои нужды, добавлять новые функциональные модули и масштабировать систему в соответствии с ростом бизнеса.

• Внедрение технологий блокчейн. Блокчейн может быть использован в ИСЦБ для создания неизменяемых журналов транзакций, обеспечения прозрачности финансовых операций и упрощения процессов аудита.

• Улучшение пользовательского опыта. Разработчики будут уделять больше внимания удобству работы с системой, интуитивно понятным интерфейсам, возможности кастомизации рабочих пространств и интеграции с другими корпоративными приложениями.

• Интеграция с системами электронного документооборота. ИСЦБ будут более тесно интегрироваться с системами электронного документооборота, что позволит автоматизировать обмен документами, ускорить процессы согласования и утверждения финансовых операций и повысить общую эффективность работы бухгалтерии.

Индия

Zoho Books

Россия

Контур.Экстерн, Инфо-Предприятие Бухгалтерия, Бэст, 1С:Бухгалтерия, Парус Бухгалтерия, Третий сектор, Турбо Бухгалтер, ХОМНЕТ:IFRS 17, Cubux, КУБНЕТ Бухгалтерский учёт

Казахстан

MyBuh, Asistent