Онлайн-доски для совместной работы (ВСР)

Онлайн-доски для совместной работы (ВСР, англ. Collaborative Online Whiteboards, OWB) — это цифровые инструменты, позволяющие пользователям работать вместе в реальном времени над проектами, идеями и задачами. Они предоставляют пространство для рисования, добавления текстов, изображений и других элементов, что делает их полезными для мозговых штурмов, планирования, презентаций и других видов совместной деятельности.

Визуальная совместная работа как деятельность представляет собой процесс коллективного создания, обсуждения и редактирования визуальных материалов с использованием цифровых инструментов, который позволяет участникам взаимодействовать в реальном времени, независимо от их физического местоположения. Участники могут совместно разрабатывать концепции, планировать проекты, проводить мозговые штурмы, создавать презентации и решать различные задачи, используя возможности визуализации идей и обмена мнениями. Такой подход способствует более эффективному обмену информацией, ускоряет процесс принятия решений и повышает общую продуктивность команды.

Ключевые аспекты данного процесса:

• возможность одновременного редактирования контента несколькими пользователями,
• использование различных визуальных элементов: текста, изображений, схем, диаграмм,
• поддержка функций комментирования и обсуждения в рамках рабочего пространства,
• возможность визуализации идей и концепций в графической форме,
• интеграция с другими инструментами и сервисами для расширения функциональности.

Цифровые решения, такие как онлайн-доски для совместной работы, играют важную роль в организации визуальной совместной работы, поскольку обеспечивают необходимую инфраструктуру и инструменты для эффективного взаимодействия участников. Они позволяют преодолеть ограничения, связанные с географическим расположением, и создать единое рабочее пространство, где все участники могут вносить свой вклад и видеть изменения в режиме реального времени, что существенно повышает качество и скорость совместной работы.

Онлайн-доски для совместной работы предназначены для обеспечения интерактивного пространства, позволяющего пользователям осуществлять коллективную деятельность в режиме реального времени. Они позволяют интегрировать различные типы контента — текст, графические элементы, изображения и другие мультимедийные объекты, что способствует визуализации идей и упрощению процесса коммуникации между участниками проекта. Такие системы обеспечивают возможность одновременного редактирования и комментирования материалов, что существенно ускоряет процесс принятия решений и повышает эффективность командной работы.

Функциональное предназначение онлайн-досок заключается также в поддержке различных форматов коллективной деятельности, включая мозговые штурмы, планирование проектов, разработку концепций и проведение презентаций. Они могут быть использованы в образовательных учреждениях, корпоративном секторе и среди фрилансеров для организации удалённой работы, обмена знаниями и опытом, а также для создания и модификации совместных документов и схем. Благодаря своей гибкости и масштабируемости, онлайн-доски позволяют адаптировать рабочее пространство под конкретные задачи и потребности пользователей, что делает их универсальным инструментом для решения широкого спектра прикладных задач.

Онлайн-доски для совместной работы в основном используют следующие группы пользователей:

• команды разработчиков программного обеспечения для визуализации архитектуры систем, обсуждения кода и проектирования интерфейсов;
• проектные группы и менеджеры для планирования этапов проектов, распределения задач и отслеживания прогресса выполнения работ;
• образовательные учреждения и преподаватели для проведения онлайн-занятий, организации групповых проектов и совместной работы над учебными материалами;
• консалтинговые и аналитические компании для проведения мозговых штурмов, визуализации данных и совместной разработки стратегий и отчётов;
• маркетинговые и креативные агентства для разработки рекламных кампаний, создания концепций и совместной работы над визуальным контентом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса онлайн-досок для совместной работы (ВСР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования продукта в конкретных бизнес-процессах. Важно проанализировать масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции и ограниченный набор инструментов, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности интеграции с другими системами, высокая степень масштабируемости и поддержка большого числа одновременных пользователей. Также следует обратить внимание на отраслевые требования — например, в сфере IT может быть важна поддержка специализированных диаграмм и схем, в то время как в образовательной среде приоритет может отдаваться инструментам для создания интерактивных учебных материалов. Не менее значимы технические ограничения, включая требования к совместимости с существующими ИТ-инфраструктурой и устройствами, уровню безопасности и защиты данных, а также возможностям кастомизации интерфейса и функционала под специфические задачи бизнеса.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с операционными системами и браузерами, используемыми в компании;
• наличие функций для управления правами доступа и обеспечения конфиденциальности данных;
• возможности интеграции с корпоративными системами (CRM, ERP и др.);
• поддержка различных форматов файлов (изображения, документы, диаграммы и т. д.);
• наличие инструментов для проведения видео- и аудиоконференций;
• возможности для отслеживания истории изменений и версионирования документов;
• наличие мобильного приложения и поддержка работы в офлайн-режиме;
• уровень технической поддержки и наличие обучающих материалов для пользователей;
• соответствие требованиям по защите персональных данных и другим нормативным актам, действующим в отрасли.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких продуктов, чтобы оценить удобство интерфейса, скорость работы и стабильность соединения. Также целесообразно учесть отзывы других компаний, работающих в схожей сфере, и изучить кейсы использования онлайн-досок в аналогичных бизнес-процессах. Это позволит сделать обоснованный выбор, который будет способствовать повышению эффективности совместной работы и достижению бизнес-целей.

Онлайн-доски для совместной работы (ВСР) представляют собой эффективный инструмент для организации коллективной деятельности, который позволяет оптимизировать рабочие процессы и повысить продуктивность команды. Их применение приносит ряд преимуществ:

• Упрощение коммуникации. ВСР обеспечивают возможность мгновенного обмена идеями и информацией между участниками проекта, что сокращает время на согласование и уменьшает вероятность недопонимания.

• Повышение эффективности совместной работы. Пользователи могут одновременно вносить изменения и дополнения, что ускоряет процесс разработки и реализации проектов, минимизируя простои и задержки.

• Визуализация идей и данных. Возможность рисования, добавления текстов и изображений позволяет наглядно представлять информацию, облегчая понимание сложных концепций и улучшая качество обсуждений.

• Поддержка удалённой работы. ВСР не зависят от местоположения участников, что делает их незаменимым инструментом для распределённых команд и фрилансеров, способствуя гибкости рабочих процессов.

• Сохранение истории изменений. Системы версионирования позволяют отслеживать историю изменений и возвращаться к предыдущим версиям, что повышает контроль над процессом работы и упрощает устранение ошибок.

• Интеграция с другими инструментами. ВСР могут быть интегрированы с различными сервисами и приложениями, что расширяет их функциональность и позволяет адаптировать под специфические потребности проекта.

• Упрощение процесса обучения и онбординга. Новые сотрудники могут быстрее адаптироваться благодаря возможности визуализации рабочих процессов и совместного изучения материалов, что снижает затраты на обучение.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Онлайн-доски для совместной работы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• возможность одновременного редактирования контента несколькими пользователями в режиме реального времени,
• инструменты для рисования и создания графических элементов, позволяющих визуализировать идеи и концепции,
• функционал добавления и редактирования текстовых блоков, включая возможность форматирования текста,
• возможность импорта и размещения изображений и других мультимедийных файлов,
• механизмы организации работы с проектами, включая создание разделов, группировку элементов и управление структурой контента.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке онлайн-досок для совместной работы можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией расширенных возможностей искусственного интеллекта, улучшением межплатформенной совместимости, развитием функционала для расширенной аналитики и отчётности, а также повышением уровня безопасности и конфиденциальности данных; кроме того, будет расти спрос на более гибкие и кастомизируемые решения, адаптированные под специфические задачи бизнеса.

• Интеграция ИИ-ассистентов. Внедрение интеллектуальных помощников, способных автоматизировать рутинные задачи, предлагать варианты решений и оптимизировать рабочие процессы на основе анализа действий пользователей и контекста работы.

• Расширение возможностей совместной работы. Развитие функционала для одновременной работы большого числа пользователей, включая улучшенные механизмы управления правами доступа и координацию действий участников проекта.

• Улучшение интеграции с другими системами. Повышение уровня совместимости с корпоративными информационными системами, CRM, ERP и другими платформами для обеспечения бесшовной работы с данными и обмена информацией.

• Развитие аналитики и отчётности. Внедрение инструментов для сбора и анализа данных о процессе совместной работы, что позволит оценивать эффективность командных усилий, выявлять узкие места и оптимизировать рабочие процессы.

• Усиление мер безопасности. Реализация продвинутых методов шифрования, аутентификации и контроля доступа для защиты конфиденциальной информации и соответствия требованиям регуляторов.

• Кастомизация и адаптация под бизнес-задачи. Предоставление возможностей для настройки интерфейса, функционала и рабочих процессов в соответствии с уникальными требованиями компаний и отраслей.

• Поддержка расширенных форматов контента. Расширение возможностей для работы с мультимедийным контентом, включая видео, 3D-модели и другие форматы, что позволит создавать более богатые и интерактивные презентации и проекты.

Гонконг (Китай)

BoardMix

Австралия

Confluence

Россия

Таламус, Онто, Yonote, MyBoards, Pruffme, VK Доска, МТС Линк Доски, Teamly, flip, Holst, Яндекс Доски

Финляндия

Sketchboard

США

Notion, Miro, Padlet, Whimsical, FigJam, Lucidspark, Hoylu, Coda, Microsoft Whiteboard, Mural, Jamboard, ProcessOn, Zoom Whiteboard, Limnu, Alleo, Bluescape, Explain Everything, Freehand

Мальта

Remote.Team

Германия

Conceptboard

Канада

Stormboard

Япония

Cacoo

Швеция

FlatFrog Board

Франция

UbiKey, Klaxoon Board

Швейцария

Collaboard