Системы управления знаниями (KMS)

Системы управления знаниями (СУЗ, англ. Knowledge Management Systems, KMS) – это комплексные программные решения, предназначенные для создания, хранения, обмена и применения информации и знаний внутри организации, которые обеспечивают сбор и структурирование явных и неявных знаний, их категоризацию, индексацию, поиск и распространение среди пользователей, а также поддержку совместной работы и взаимодействия между сотрудниками для эффективного использования корпоративных знаний.

Управление знаниями как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на выявление, накопление, структурирование, распространение и использование знаний в организации для повышения её эффективности и конкурентоспособности. Эта деятельность включает в себя процессы идентификации ключевых знаний, их формализации и хранения в доступных для сотрудников форматах, а также создание условий для обмена и совместного использования знаний между подразделениями и отдельными работниками. Управление знаниями способствует оптимизации бизнес-процессов, ускорению принятия решений, сокращению времени на поиск необходимой информации и повышению квалификации персонала.

Ключевые аспекты данного процесса:

• выявление и систематизация явных и неявных знаний в организации,
• разработка механизмов сбора и хранения знаний,
• создание инфраструктуры для обмена знаниями между сотрудниками,
• внедрение процессов распространения знаний и их практического применения,
• оценка эффективности использования знаний в бизнес-процессах,
• формирование культуры обмена знаниями в организации.

Значительную роль в управлении знаниями играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют многие аспекты этой деятельности, обеспечивают централизованное хранение и быстрый доступ к информации, поддерживают совместную работу и обмен знаниями в режиме реального времени. Системы управления знаниями (СУЗ) являются ключевым инструментом, позволяющим организовать эффективный цикл управления знаниями в компании и максимально использовать интеллектуальный потенциал сотрудников.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

WEEEKWEEEKОфициальный сайт

Системы управления знаниями предназначены для создания единой среды управления корпоративными знаниями, которая позволяет эффективно организовывать процессы их генерации, накопления, хранения, распространения и использования в рамках организации. Они обеспечивают интеграцию различных источников информации, формализацию неявных знаний сотрудников и их трансформацию в явные, доступные для анализа и применения, а также создают условия для систематизации и категоризации знаний, что способствует их быстрому поиску и извлечению при необходимости.

Кроме того, системы управления знаниями поддерживают и развивают культуру обмена знаниями внутри организации, обеспечивают механизмы для совместной работы и взаимодействия между сотрудниками, позволяют выстраивать процессы обучения и развития персонала на основе накопленного опыта и компетенций. Они способствуют оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности принятия решений и инновационному потенциалу организации за счёт рационального использования имеющихся знаний и опыта, а также минимизации риска потери критически важной информации при уходе сотрудников.

Системы управления знаниями в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники подразделений исследований и разработок для систематизации и обмена результатами исследований, ускорения процесса создания инноваций;
• специалисты отделов обучения и развития персонала для создания и распространения обучающих материалов, повышения квалификации сотрудников;
• работники проектных команд для обмена опытом, совместного решения задач, накопления и использования знаний, полученных в ходе реализации проектов;
• руководители и менеджеры среднего звена для доступа к актуальной информации, анализа накопленных знаний, принятия обоснованных управленческих решений;
• службы технической поддержки и клиентского сервиса для быстрого поиска решений типовых проблем, повышения качества обслуживания клиентов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления знаниями (СУЗ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим количеством сотрудников потребуются СУЗ с расширенными возможностями масштабирования, поддержкой распределённых команд и интеграцией с другими корпоративными системами, в то время как для небольших организаций могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в научно-исследовательских организациях приоритетом будет поддержка сложных форматов хранения и обработки неявных знаний, в то время как в производственных компаниях акцент может быть сделан на интеграцию СУЗ с системами управления производственными процессами. Не менее значимыми являются технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности и конфиденциальности данных, а также необходимость соответствия определённым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных или отраслевым стандартам управления качеством).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (поддержка используемых операционных систем, баз данных, сетевых протоколов);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP, системами документооборота и т. д.);
• функционал для работы с различными типами знаний (текстовые документы, мультимедийный контент, базы данных, экспертные знания);
• механизмы категоризации, индексации и поиска информации с учётом специфики корпоративной терминологии и бизнес-процессов;
• инструменты для совместной работы и обмена знаниями между сотрудниками (форумы, чаты, вики-системы и т. п.);
• средства обеспечения безопасности и контроля доступа к информации (ролевая модель доступа, шифрование данных, аудит действий пользователей);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом организации и увеличением объёма знаний;
• поддержка мобильных устройств и удалённой работы;
• наличие средств для мониторинга и анализа эффективности использования знаний в организации.

После определения ключевых требований необходимо провести сравнительный анализ доступных на рынке решений, уделяя особое внимание не только функциональным возможностям СУЗ, но и таким аспектам, как надёжность поставщика, уровень технической поддержки, стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные доработки. Также важно учесть опыт внедрения и эксплуатации подобных систем в компаниях со схожей отраслевой и организационной спецификой, что позволит минимизировать риски и оптимизировать затраты на внедрение СУЗ.

Системы управления знаниями (СУЗ) играют ключевую роль в оптимизации работы организаций, способствуя эффективному управлению интеллектуальным капиталом и повышению общей продуктивности. Преимущества использования СУЗ включают:

• Улучшение доступности знаний. СУЗ обеспечивают централизованное хранение информации, что позволяет сотрудникам быстро находить необходимые данные и знания, сокращая время на поиск и повышая эффективность работы.

• Ускорение процесса обучения новых сотрудников. С помощью СУЗ новые сотрудники могут быстрее адаптироваться, получая доступ к накопленным знаниям и опыту компании, что снижает затраты на обучение и ускоряет вхождение в рабочий процесс.

• Повышение эффективности совместной работы. СУЗ поддерживают взаимодействие между сотрудниками, облегчая обмен знаниями и опытом, что способствует более быстрому решению задач и реализации проектов.

• Сохранение и систематизация знаний. СУЗ позволяют сохранять знания и опыт сотрудников, предотвращая их потерю при увольнении или уходе работников, а также обеспечивают систематизацию информации для дальнейшего использования.

• Оптимизация бизнес-процессов. За счёт структурирования и категоризации знаний СУЗ помогают выявлять дублирующиеся или неэффективные процессы, что позволяет оптимизировать рабочие процедуры и снизить издержки.

• Усиление инновационной активности. Доступ к накопленным знаниям и возможность их анализа стимулируют сотрудников к генерации новых идей и решений, что способствует развитию инновационной деятельности в компании.

• Улучшение качества принятия решений. Благодаря наличию структурированной и актуальной информации СУЗ способствуют более обоснованному и быстрому принятию решений на всех уровнях управления.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления знаниями, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• сбор и структурирование явных и неявных знаний в единой базе,
• категоризация и индексация знаний для упрощения их поиска и использования,
• механизмы поиска и распространения знаний среди пользователей с учётом их ролей и прав доступа,
• поддержка совместной работы и взаимодействия между сотрудниками, включая инструменты для коллективного редактирования и обсуждения знаний,
• обеспечение возможности применения знаний в рабочих процессах и бизнес-практиках организации.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления знаниями (СУЗ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением эффективности управления корпоративными знаниями. Среди ключевых трендов будут:

• Интеграция с генеративными ИИ-моделями. СУЗ будут активно использовать возможности генеративных моделей для создания контента, автоматизации ответов на запросы пользователей и улучшения качества поиска информации.

• Развитие мультимодальных интерфейсов. Системы станут поддерживать различные способы ввода и вывода информации (текст, голос, изображения), что повысит удобство использования и доступность знаний для сотрудников.

• Применение технологий расширенной реальности (XR). XR-технологии позволят создавать иммерсивные обучающие среды и визуализировать сложные данные, улучшая процесс передачи знаний и обучения сотрудников.

• Углублённая аналитика и машинное обучение. СУЗ будут включать более продвинутые инструменты аналитики и машинного обучения для выявления скрытых закономерностей в данных, прогнозирования потребностей в знаниях и оптимизации процессов управления знаниями.

• Блокчейн и технологии распределённого реестра. Использование блокчейн-технологий обеспечит повышенную безопасность и прозрачность хранения и передачи знаний, а также возможность верификации авторства и целостности информации.

• Контейнеризация и микросервисная архитектура. Переход к микросервисной архитектуре и использование контейнеризации позволит повысить гибкость и масштабируемость СУЗ, упростить их интеграцию с другими корпоративными системами.

• Усиление внимания к управлению метаданными. Развитие инструментов для управления метаданными поможет улучшить поиск, категоризацию и индексацию знаний, повысить эффективность работы с большими объёмами информации.

Россия

WEEEK, K-Team HRM, Directum Portal, Gran KMS, O!task, Casebook, Пряники, Saby My — Корпоративный портал, VK People Hub Social, Онто, Yonote, Эквио, Mirapolis HCM, ХайХаб, Incomand, InKnowledge, Forcase, Platrum, DaData, Компас ERP, Teamly, Caselook, Yandex Wiki, ЭльДокА, Битрикс24.HRM

Австралия

Confluence

США

Jive, Microsoft SharePoint, ClickUp, Notion, Microsoft Viva Engage, Coda

Германия

SAP SuccessFactors Work Zone

Израиль

KMS Lighthouse