Системы управления компетенциями c функцией Администрирование

Программные сервисы и системы управления компетенциями (СУК, англ. Competency Management Systems, CM) помогают компаниям структурировать информацию о сотрудниках, в частности обеспечивить целостный и всесторонний учёт персональных компетенций, знаний, умений и навыков (ЗУН).

Управление компетенциями - это процесс планирования, развития, оценки и управления навыками и знаниями в рамках организации, который позволяет достичь целей бизнеса, повысить эффективность работы персонала и обеспечить конкурентоспособность организации.

Содержание процесса управления компетенциями включает в себя несколько этапов:

• Планирование компетенций: анализ бизнес-стратегии организации, определение необходимых навыков и знаний для успешной реализации стратегии, разработка системы оценки и управления компетенциями.

• Развитие компетенций: обучение и тренинги, профессиональное обучение сотрудников, ознакомление с новыми технологиями и инструментами.

• Оценка компетенций: идентификация сильных и слабых сторон сотрудников, сбор обратной связи, проведение анализа.

• Управление компетенциями: определение планов действий по достижению целей, оценка эффективности управления компетенциями, корректировка планов и стратегии в зависимости от результата.

Цель управления компетенциями - создание команды специалистов, которые обладают потребными навыками и знаниями для быстрого и точного выполнения задач, а также готовы развиваться и адаптироваться к изменениям внешней среды. Это помогает организации достигать конкурентных преимуществ и повышать лояльность сотрудников.

Программные системы управления компетенциями предназначены для управления знаниями и умениями сотрудников организации. Они помогают определить, какие компетенции необходимы для выполнения определенных задач и проектов, а также оценить уровень компетенций каждого сотрудника.

Системы управления компетенциями позволяют автоматизировать процессы оценки и развития компетенций, уменьшить время и затраты на анализ компетенций и обучение персонала. Благодаря этому могут быть выявлены слабые места в знаниях и умениях персонала, что может привести к усовершенствованию обучения и повышению квалификации сотрудников.

Также системы управления компетенциями могут облегчить процесс планирования карьерного роста сотрудников, определения правил премирования и процесса оценки производительности.

Системы управления компетенциями в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-департаменты и отделы управления персоналом для автоматизации процессов оценки и развития сотрудников, формирования индивидуальных планов обучения и карьерного роста.

• Руководители подразделений и топ-менеджеры для анализа кадрового потенциала, принятия решений о перераспределении ресурсов и оптимизации рабочих процессов.

• Сотрудники — для ознакомления со своими компетенциями, планирования личного развития и карьерного продвижения в компании.

• Образовательные подразделения и корпоративные университеты — для разработки программ обучения и оценки их эффективности с учётом актуальных и требуемых компетенций сотрудников.

• Консультационные и аутсорсинговые компании, оказывающие услуги в области управления персоналом и организационного развития.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления компетенциями (СУК) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить соответствие системы специфике и потребностям бизнеса. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим штатом сотрудников потребуются СУК с расширенными возможностями масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для малого и среднего бизнеса могут быть достаточны более простые и гибкие решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе или здравоохранении могут действовать строгие регламенты относительно обработки и хранения персональных данных, что накладывает определённые ограничения на выбор СУК. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо проанализировать существующую ИТ-инфраструктуру и определить, какие технические требования (например, поддержка определённых операционных систем, баз данных, протоколов обмена данными) должны быть удовлетворены для успешной интеграции СУК в корпоративную среду. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с аналитикой и отчётностью, возможности кастомизации под специфические бизнес-процессы, уровень безопасности и защиты данных, а также наличие механизмов для отслеживания динамики развития компетенций сотрудников и планирования их обучения.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУК задачам компании (например, управление карьерным ростом сотрудников, планирование обучения и развития, оценка компетенций при подборе персонала);
• наличие модулей для интеграции с другими корпоративными системами (HRM, LMS, ERP и т. д.);
• поддержка различных форматов хранения и обработки данных о компетенциях (например, структурированные базы данных, XML, JSON);
• возможности аналитики и отчётности (например, генерация отчётов по уровню компетенций в разрезе подразделений, должностей, временных периодов);
• механизмы обеспечения безопасности и конфиденциальности данных (например, шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• возможности кастомизации и настройки под специфические бизнес-процессы компании;
• масштабируемость системы и возможность расширения функциональности в будущем;
• наличие инструментов для отслеживания индивидуального развития сотрудников и планирования их обучения;
• соответствие отраслевым стандартам и регламентам (например, требованиям к обработке персональных данных, стандартам ISO).

После анализа вышеперечисленных аспектов следует провести пилотное тестирование нескольких СУК, которые наилучшим образом соответствуют требованиям компании. Пилотный проект позволит оценить удобство использования системы, её производительность в реальных условиях, выявить возможные проблемы с интеграцией и адаптацией, а также получить обратную связь от конечных пользователей — сотрудников, которые будут работать с СУ

Система управления компетенциями может принести множество пользы для компании и её сотрудников:

• Оптимизация процесса подбора и найма персонала: благодаря актуальной базе данных компетенций сотрудников, можно более точно формировать требования к кандидатам на вакансии.

• Развитие персонала: система позволяет выявлять пробелы в знаниях и навыках сотрудников и предлагать им обучение для усовершенствования своих компетенций. Это помогает повысить квалификацию команды и снизить риск ошибок при работе.

• Управление проектами: Система управления компетенциями позволяет оценить возможности команды и подобрать нужных специалистов на проект, также система может автоматически посчитать рабочую нагрузку сотрудников и помочь распределить задачи.

• Анализ эффективности и оценка производительности: система позволяет выявить сильные и слабые стороны сотрудников, что помогает руководству принимать решения по повышению эффективности и улучшению производительности.

• Улучшение мотивации и лояльности: регулярная оценка компетенций и возможность профессионального развития повышают мотивацию сотрудников и улучшают их лояльность к компании.

• Экономия времени и ресурсов: автоматизация процессов управления компетенциями позволяет сократить время на административные задачи, а также минимизировать ошибки.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для включения в категорию Систем управления компетенциями, программный продукт должен выполнять следующие функции:

• Управление информацией о компетенциях: система должна обладать возможностью сохранения, обновления, анализа и представления информации обо всех компетенциях сотрудников;
• Оценка компетенций: программное обеспечение должно позволять оценить компетенции сотрудников с помощью привязки к стандартам, навыкам и проектам, а также обеспечивать отслеживание достижения целей;
• Планирование персонального роста: система должна давать возможность сотрудникам разрабатывать планы своего развития, цели и курсы, необходимые для достижения этих целей;
• Управление талантами: система должна управлять талантами и карьерными планами сотрудников, предоставлять их знаниям, навыкам и потенциалу, чтобы помочь им развиваться и расширять свой горизонт;
• Оценка результатов: система должна также позволять сравнивать возможности сотрудников в отношении их работ и оценивать результаты в отношении других коллег, компаний и рынка.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления компетенциями (СУК) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением эффективности управления человеческими ресурсами. Среди ключевых трендов выделяются более глубокая интеграция с системами искусственного интеллекта, развитие модульности и кастомизации решений, расширение применения облачных технологий, усиление фокуса на аналитике данных и прогнозировании компетенций, а также повышение внимания к безопасности и соответствию регуляторным требованиям.

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. СУК будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для анализа компетенций сотрудников, прогнозирования потребностей в обучении и автоматизации оценки производительности, что позволит повысить точность кадровых решений и оптимизировать затраты на обучение.

• Модульность и кастомизация. Разработка модульных архитектур СУК, которые позволят компаниям выбирать и настраивать необходимые функциональные блоки, учитывая специфику бизнеса и организационную культуру, что обеспечит более гибкое внедрение и использование систем.

• Облачные технологии. Расширение использования облачных платформ для развёртывания СУК, что обеспечит масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру, а также упростит доступ к данным из любой точки мира.

• Аналитика и прогнозирование. Усиление аналитических возможностей СУК, включая прогнозирование развития компетенций сотрудников, выявление потенциальных лидеров и оценку рисков, связанных с нехваткой ключевых навыков в компании.

• Безопасность данных. Повышение требований к защите персональных данных и внедрение современных криптографических методов и систем управления доступом для обеспечения конфиденциальности информации о компетенциях сотрудников.

• Интеграция с другими корпоративными системами. Более тесная интеграция СУК с системами управления персоналом, обучения и развития, а также с платформами электронного документооборота и CRM-системами для создания единой информационной среды и повышения эффективности бизнес-процессов.

• Учёт этических и регуляторных требований. Разработка СУК с учётом современных этических стандартов и регуляторных требований в области обработки персональных данных, что станет важным фактором при выборе поставщиков решений и при оценке соответствия систем корпоративным политикам.