Системы управления работой с клиентами в сфере юридических услуг c функцией Соответствие 54-ФЗ

Системы управления работой с клиентами в сфере юридических услуг (СУРКСЮУ, англ. Customer Relationship Management Systems in Legal Service Sector, CRM) — это специализированное программное обеспечение для автоматизации взаимодействия с клиентами в юридических компаниях, которое обеспечивает комплексное управление делопроизводством, документооборотом и клиентскими отношениями.

Управление работой с клиентами в сфере юридических услуг представляет собой комплексную систему взаимодействия с заказчиками, направленную на обеспечение качественной правовой поддержки, выстраивание доверительных отношений и формирование устойчивой клиентской базы через профессиональный подход к решению правовых вопросов и персональный сервис:

• Первичная консультация и оценка правовой ситуации клиента,
• Разработка индивидуальных стратегий решения юридических вопросов,
• Согласование условий сотрудничества и формирование договорных отношений,
• Ведение документации и контроль сроков исполнения обязательств,
• Информирование клиента о ходе работы и достигнутых результатах,
• Хранение конфиденциальной информации и обеспечение безопасности данных,
• Анализ потребностей клиента и предложение дополнительных правовых услуг,
• Работа с отзывами и улучшение качества обслуживания,
• Организация встреч и поддержание постоянного контакта с клиентом.

В современных условиях эффективное управление клиентскими отношениями в юридической сфере невозможно без внедрения специализированных программных решений. Цифровые системы позволяют автоматизировать процессы ведения дел, контролировать сроки и этапы работы, хранить историю взаимодействия с клиентами, управлять документооборотом и обеспечивать высокий уровень сервиса, что существенно повышает конкурентоспособность юридической практики на рынке правовых услуг.

Системы управления работой с клиентами в сфере юридических услуг предназначены для комплексной автоматизации взаимодействия с заказчиками и оптимизации всех бизнес-процессов юридической компании. Они обеспечивают централизованное хранение информации о клиентах, их запросах и истории сотрудничества, автоматизируют документооборот и контроль сроков исполнения поручений, помогают в планировании загрузки специалистов и управлении качеством предоставляемых услуг.

Программное обеспечение позволяет эффективно управлять клиентской базой, контролировать финансовые показатели, формировать отчетность и анализировать эффективность работы юристов. Особое внимание уделяется безопасности хранения конфиденциальной информации и соблюдению профессиональной этики при работе с данными клиентов. Система помогает автоматизировать процесс создания типовых документов, контролировать соблюдение сроков по делам, организовывать взаимодействие между специалистами и обеспечивать высокий уровень сервиса для клиентов юридической компании.

Системы управления работой с клиентами в сфере юридических услуг в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники юридических компаний, отвечающие за взаимодействие с клиентами и управление клиентскими отношениями, включая менеджеров по работе с клиентами и специалистов по клиентскому сервису;
• юристы и адвокаты, которые применяют систему для отслеживания статусов дел, управления документооборотом и планирования работы с клиентами;
• руководители юридических компаний и партнёрских структур, использующие систему для анализа эффективности работы сотрудников, контроля выполнения задач и принятия управленческих решений;
• специалисты по делопроизводству и документообороту, которые с помощью системы организуют хранение и поиск документов, связанных с клиентами и делами;
• IT-специалисты юридических компаний, занимающиеся настройкой, поддержкой и модернизацией системы, обеспечением её интеграции с другими корпоративными системами.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Интеграция с оборудованием

Функции Интеграции с оборудование позволяют подключать программное обеспечение к внешнему оборудованию, такому как кассы, считыватели кредитных карт, сканеры штрих-кодов и многое другое

Интеграция с электронной коммерцией

Функции Интеграции с электронной коммерцией позволяют подключаться к интернет-магазину для отслеживания запасов, проданных в интернете, или обработки онлайн-платежей

История взаимодействия с клиентом

Функции Истории взаимодействия с клиентом позволяют собирать и анализировать данные о покупках, предпочтениях и поведении покупателей. Это помогает персонализировать предложения, оптимизировать ассортимент и повышать лояльность клиентов через индивидуальные программы.

Комбинированная оплата

Функции Разделения оплаты позволяют комбинировать несколько видов оплат в одном чеке

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Оплата картой

Функции Оплата картой позвляют производить расчёт банковскими картами

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Программы лояльности

Функции Программы лояльности позволяют создавать программы лояльности: купоны, скидки или другие назрады - постоянным клиентам или для привлечения новых

Сканирование штрих-кодов

Функции Сканирование штрих-кодов позволяют пользователям сканировать штрих-коды для получения информации о ценах и номенклатуре

Управление запасами

Функции Управления запасами позволяют вести учёт запасов по категориям в одном или нескольких местах, получать уведомления при окончании запаса по продукту

Управление персоналом

Функции Управления персоналом позволяют предоставлять сотрудникам персональные УЗ для доступа в систему, вести учёт продаж по конкретным сотрудникм, планировать смены или расположение сотрудников в магазине

Управление чеками

Функции Управление чеками позволяют получать квитанции клиентам после покупки, распечатав, отправив их по SMS или электронной почте, или предоставляет возможность отказаться от квитанции

ЕГАИС

Особеннось ЕГАИС заключается в возможности данной системы интегрироваться с Единой государственной автоматизированной системой

Соответствие 54-ФЗ

Соответствие 54-ФЗ заключается в обеспечении системой требований Федерального закона Российской Федерации от 22 мая 2003 №54 "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации"

При выборе программного продукта класса СУРКСЮУ необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач юридической компании. Важно оценить масштаб деятельности организации — для небольших фирм может быть достаточно системы с базовым набором функций, тогда как крупным юридическим компаниям потребуется решение с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами, поддержкой многопользовательского режима и возможностью работы с большим объёмом данных. Также следует учитывать отраслевые требования, включая необходимость соблюдения конфиденциальности информации, соответствия законодательным и нормативным актам в области обработки персональных данных и ведения юридической документации. Не менее важны технические ограничения, такие как совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, поддержка необходимых операционных систем и браузеров.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• функциональность: наличие модулей для управления клиентскими отношениями, делопроизводством и документооборотом, возможности автоматизации типовых юридических процедур, инструменты для отслеживания статусов дел и задач;
• возможности интеграции: поддержка интеграции с системами электронного документооборота, бухгалтерскими программами, платформами для онлайн-консультаций и другими корпоративными приложениями;
• безопасность: механизмы шифрования данных, разграничение прав доступа, возможность создания защищённых архивов, соответствие стандартам информационной безопасности;
• масштабируемость: возможность расширения функционала и увеличения количества пользователей без существенного снижения производительности, поддержка распределённых структур и удалённых офисов;
• пользовательский интерфейс: интуитивная понятность и удобство использования, наличие мобильных версий и веб-интерфейса, поддержка многоязычного интерфейса;
• техническая поддержка и обновления: наличие документации, обучающих материалов, службы технической поддержки, регулярность выпуска обновлений и исправлений.

Окончательный выбор программного продукта должен базироваться на тщательном анализе потребностей компании, оценке соотношения стоимости и предоставляемых возможностей, а также на проверке репутации разработчика и отзывов других юридических компаний, использующих данный продукт. Особое внимание следует уделить проверке соответствия системы действующим законодательным и профессиональным стандартам, а также её способности адаптироваться к будущим изменениям в бизнес-процессах и законодательстве.

Системы управления работой с клиентами в сфере юридических услуг (СУРКСЮУ) предоставляют юридическим компаниям инструменты для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы с клиентами. Применение таких систем позволяет достичь ряда преимуществ:

• Автоматизация делопроизводства. СУРКСЮУ автоматизирует рутинные операции с документами, что сокращает время на их обработку и минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

• Централизованное хранение данных. Система обеспечивает единое хранилище информации о клиентах и делах, что упрощает доступ к данным и их анализ, повышает оперативность работы сотрудников.

• Улучшение качества обслуживания клиентов. Благодаря быстрому доступу к информации о клиентах и их делах, сотрудники могут предоставлять более качественные и персонализированные услуги, что повышает удовлетворённость клиентов.

• Оптимизация управления клиентскими отношениями. СУРКСЮУ позволяет отслеживать взаимодействие с клиентами, анализировать их потребности и предпочтения, что способствует выстраиванию долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

• Повышение производительности труда. Автоматизация процессов и оптимизация работы с данными освобождают время сотрудников для решения более сложных и стратегически важных задач, что в целом повышает производительность труда в компании.

• Улучшение контроля над процессами. Система предоставляет инструменты для мониторинга и анализа бизнес-процессов, что позволяет своевременно выявлять и устранять «узкие места», оптимизировать рабочие потоки.

• Интеграция с другими системами. СУРКСЮУ может быть интегрирована с другими корпоративными системами (например, с системами бухгалтерского учёта или электронного документооборота), что обеспечивает более тесное взаимодействие между различными подразделениями компании и повышает общую эффективность работы.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления работой с клиентами в сфере юридических услуг, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов записи и учёта клиентских запросов и обращений, с возможностью классификации по типам юридических услуг и статусам обработки,
• управление календарём и расписанием работы юристов и других специалистов с учётом их загрузки и специализации,
• автоматизация создания и редактирования юридических документов с использованием шаблонов и встроенных механизмов проверки корректности заполнения,
• организация электронного документооборота с клиентами и внутри компании, включая подписание документов электронной подписью и контроль версий,
• ведение базы данных клиентов с детализированной информацией об их юридических делах, истории взаимодействия и контактных данных.

В 2025 году системы управления работой с клиентами в сфере юридических услуг активно развиваются в направлении создания комплексных цифровых платформ, обеспечивающих высокий уровень безопасности данных при максимальной автоматизации бизнес-процессов и улучшении качества обслуживания.

• Искусственный интеллект. Внедрение AI-технологий для анализа документов, автоматического составления типовых договоров, прогнозирования рисков и предварительной оценки дел на основе судебной практики.

• Блокчейн-технологии. Использование распределенного реестра для хранения конфиденциальных документов, обеспечения юридической значимости электронных подписей и защиты от несанкционированного доступа к данным.

• Облачные решения. Переход на защищенные облачные платформы с возможностью удаленного доступа к документам, автоматизированным рабочим процессам и централизованному управлению клиентскими данными.

• Интеллектуальная аналитика. Применение продвинутых инструментов для анализа эффективности работы юристов, прогнозирования нагрузки, оптимизации распределения дел между специалистами и оценки рисков.

• Клиентский портал. Создание защищенных онлайн-платформ для взаимодействия с клиентами, где они могут отслеживать статус дел, получать консультации и обмениваться документами в безопасной среде.

• Автоматизация документооборота. Внедрение систем электронного документооборота с автоматическим распознаванием документов, проверкой контрагентов и формированием отчетности.

• Кибербезопасность. Усиление защиты конфиденциальной информации с помощью многофакторной аутентификации, шифрования данных и систем обнаружения попыток несанкционированного доступа.

Россия

Контур.Маркет, АТОЛ Frontol xPOS 3, Subtotal