Системы управления жизненным циклом данных (СУЖЦД) c функцией Администрирование

Системы управления жизненным циклом данных (СУЖЦД, англ. Data Lifecycle Management Systems, DLM) – это комплекс программных и организационных решений, предназначенных для управления данными на всех этапах их существования: от создания и использования до архивации и уничтожения. Они помогают оптимизировать хранение данных, обеспечивать их доступность, целостность и соответствие нормативным требованиям на протяжении всего жизненного цикла.

Управление жизненным циклом данных — это комплексная деятельность, направленная на эффективное управление данными на всех этапах их существования: от момента создания до архивации и окончательного удаления. Она включает в себя не только технические аспекты обработки и хранения информации, но и организационные меры, направленные на обеспечение целостности, доступности и безопасности данных, а также их соответствия нормативным и регуляторным требованиям. В рамках управления жизненным циклом данных осуществляется контроль качества данных, их классификация, оптимизация процессов хранения и передачи, а также минимизация рисков, связанных с утечкой или потерей информации.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение политик управления данными,
• классификация и категоризация данных,
• разработка и внедрение процедур создания и использования данных,
• организация хранения и резервного копирования данных,
• мониторинг состояния данных и их качества,
• обеспечение соответствия данных нормативным требованиям,
• реализация механизмов архивации и удаления данных.

Важную роль в управлении жизненным циклом данных играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют и оптимизируют процессы обработки информации. Системы управления жизненным циклом данных (СУЖЦД) позволяют интегрировать различные аспекты управления данными в единую систему, обеспечивая тем самым согласованность действий, снижение затрат на обслуживание информационных ресурсов и повышение общей эффективности работы с данными в организации.

Системы управления жизненным циклом данных предназначены для обеспечения комплексного подхода к управлению данными на всех этапах их существования. Они позволяют автоматизировать процессы создания, хранения, использования, архивации и уничтожения данных, обеспечивая при этом их доступность, целостность, конфиденциальность и соответствие нормативным и регуляторным требованиям.

Функциональное предназначение СУЖЦД заключается в оптимизации процессов работы с данными в организации, снижении затрат на их хранение и обработку, минимизации рисков потери или утечки информации. Такие системы способствуют повышению эффективности бизнес-процессов, упрощают управление большими объёмами данных и обеспечивают их качественное использование на протяжении всего жизненного цикла, что особенно важно в условиях постоянно растущих объёмов информации и усложняющихся требований к её обработке и хранению.

Системы управления жизненным циклом данных в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние предприятия с большим объёмом данных, которым необходимо обеспечить их структурированное хранение, удобный доступ и соответствие законодательным требованиям;
• организации, работающие с конфиденциальной информацией, для защиты данных и соблюдения нормативов по их обработке и хранению;
• компании, реализующие проекты цифровизации бизнес-процессов, которым требуется интегрированное управление данными на всех этапах их жизненного цикла;
• учреждения, которым необходимо долгосрочное хранение и архивирование данных с возможностью их последующего восстановления и использования;
• организации, осуществляющие аналитическую деятельность и нуждающиеся в систематизации данных для проведения глубокого анализа и выявления закономерностей.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления жизненным циклом данных (СУЖЦД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные акты — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, которые система должна поддерживать. Не менее значимы технические ограничения: необходимо оценить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части управления доступом, обеспечения безопасности данных, автоматизации процессов архивации и удаления данных, а также на наличие инструментов для мониторинга и отчётности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании;
• поддержка необходимых форматов данных и возможность интеграции с другими системами (ERP, CRM и т. д.);
• наличие механизмов шифрования и аутентификации для защиты данных;
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом объёмов данных и пользовательской базы;
• поддержка нормативных требований и стандартов (например, GDPR, ISO/IEC 27001 и других в зависимости от отрасли);
• наличие средств для автоматизации процессов управления жизненным циклом данных (создание, использование, архивация, уничтожение);
• возможности аналитики и отчётности по состоянию данных и операциям с ними;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для персонала.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное тестирование или запросить демонстрацию системы, чтобы оценить её работоспособность и удобство использования в реальных условиях. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые решения, и оценить уровень технической поддержки и сопровождения со стороны разработчика. Это позволит минимизировать риски и выбрать наиболее подходящую СУЖЦД для решения конкретных задач бизнеса.

Системы управления жизненным циклом данных (СУЖЦД) обеспечивают комплексный подход к управлению данными, что позволяет организациям повысить эффективность работы с информацией, снизить риски и оптимизировать ресурсы. Преимущества использования СУЖЦД включают:

• Оптимизация хранения данных. СУЖЦД позволяют рационально распределять данные по хранилищам с учётом их важности и частоты использования, что снижает затраты на инфраструктуру и повышает эффективность использования ресурсов.

• Обеспечение целостности и доступности данных. Системы контролируют целостность данных, предотвращают потери и несанкционированные изменения, а также гарантируют их доступность для авторизованных пользователей в любое время.

• Соответствие нормативным требованиям. СУЖЦД помогают организациям соблюдать законодательные и отраслевые требования к обработке и хранению данных, минимизируя риски штрафов и юридических проблем.

• Упрощение управления большими объёмами данных. С помощью СУЖЦД можно автоматизировать процессы классификации, маркировки и перемещения данных, что существенно упрощает управление большими и разнородными массивами информации.

• Снижение операционных затрат. Автоматизация рутинных процессов управления данными позволяет сократить трудозатраты и расходы на обслуживание ИТ-инфраструктуры, повышая при этом производительность работы с данными.

• Улучшение процессов принятия решений. Благодаря обеспечению доступности актуальных и достоверных данных СУЖЦД способствуют повышению качества аналитической работы и эффективности управленческих решений.

• Управление рисками и безопасностью данных. СУЖЦД предоставляют инструменты для защиты данных на всех этапах их жизненного цикла, снижая риски утечек, взломов и других инцидентов, связанных с безопасностью информации.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления жизненным циклом данных, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов создания и классификации данных с учётом их типа и назначения,
• управление версиями данных и контроль изменений, позволяющих отслеживать историю модификаций и восстанавливать предыдущие версии при необходимости,
• реализация политик хранения и миграции данных в зависимости от их актуальности и частоты использования,
• организация архивации и удаления данных по истечении установленного срока или при выполнении определённых условий,
• обеспечение соответствия данных нормативным и регуляторным требованиям на всех этапах жизненного цикла.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления жизненным циклом данных (СУЖЦД) можно ожидать усиления тенденций, связанных с повышением требований к безопасности и конфиденциальности данных, интеграцией технологий искусственного интеллекта и машинного обучения, развитием облачных решений, а также с ростом значимости автоматизации процессов управления данными и их анализа. Среди ключевых трендов:

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУЖЦД будут активнее использовать алгоритмы ИИ для анализа тенденций в данных, прогнозирования потребностей в ресурсах и автоматизации принятия решений по управлению данными.

• Развитие облачных платформ. Увеличение доли облачных решений в структуре СУЖЦД, что позволит обеспечить более гибкое масштабирование, снизить затраты на инфраструктуру и повысить доступность данных.

• Усиление мер безопасности. Внедрение более сложных механизмов шифрования, многофакторной аутентификации и других технологий для защиты данных от несанкционированного доступа и утечек.

• Автоматизация процессов управления данными. Развитие инструментов для автоматического классификации данных, определения их жизненного цикла и применения соответствующих процедур обработки и хранения.

• Соответствие нормативным требованиям. СУЖЦД будут предоставлять более широкие возможности для соблюдения законодательства в области обработки и хранения данных, включая автоматическую генерацию отчётов и журналов аудита.

• Аналитика и визуализация данных. Внедрение продвинутых инструментов для визуализации данных и аналитики, позволяющих пользователям быстро получать инсайты и принимать обоснованные решения на основе анализа больших объёмов информации.

• Межсистемная интеграция и API. Развитие возможностей для интеграции СУЖЦД с другими корпоративными системами и сервисами через стандартизированные API, что обеспечит более эффективное использование данных в рамках всей организации.