Системы контроля работы сотрудников c функцией Управление жизненным циклом сотрудника

Системы контроля работы сотрудников (СКРС, англ. Employee Monitoring Systems, EMS) – это инструменты, которые помогают работодателям отслеживать работу своих сотрудников в режиме реального времени. Они используются для мониторинга привычек, производительности, пунктуальности и других аспектов работы сотрудников.

Системы контроля работы сотрудников используются в различных организациях для повышения эффективности работы сотрудников, предотвращения утечек конфиденциальной информации, обеспечения безопасности и принятия решений при управлении персоналом.

Контроль работы сотрудников – это комплекс мероприятий, направленных на мониторинг и анализ деятельности персонала с целью повышения эффективности работы, качества продукции или услуг, а также соблюдения корпоративных стандартов и политик. Этот процесс включает в себя различные методы и инструменты, позволяющие руководителям и HR-специалистам получать объективную картину работы каждого сотрудника и команды в целом.

Основные аспекты контроля работы сотрудников:

• Постановка чётких целей и задач: Определение конкретных целей и задач для каждого сотрудника или проекта, что позволяет оценивать результаты работы и сравнивать их с ожидаемыми показателями.

• Использование KPI (ключевых показателей эффективности, КПЭ): Разработка системы ключевых показателей эффективности, которые отражают основные аспекты работы сотрудника или отдела, такие как количество выполненных задач, качество работы, уровень удовлетворённости клиентов и т.д.

• Регулярная обратная связь: Предоставление сотрудникам регулярной обратной связи о их работе, что позволяет корректировать поведение и улучшать результаты.

• Мониторинг рабочего времени: Использование систем учёта рабочего времени для контроля присутствия сотрудников на рабочем месте и анализа их продуктивности.

• Анализ результатов работы: Сбор и анализ данных о работе сотрудников, включая выполненные задачи, достигнутые результаты, ошибки и предложения по улучшению.

• Прозрачность и открытость: Обеспечение прозрачности процесса контроля работы, чтобы сотрудники понимали, какие критерии используются для оценки их деятельности и как они могут повлиять на результаты.

• Обучение и развитие: Использование результатов контроля работы для определения потребностей в обучении и развитии сотрудников, что способствует повышению их профессиональных навыков и компетенций.

• Мотивация и поощрение: Применение системы мотивации и поощрения, основанной на результатах работы сотрудников, что стимулирует их к достижению высоких результатов и улучшению качества работы.

Эффективный контроль работы сотрудников способствует повышению производительности труда, улучшению качества продукции или услуг, а также созданию благоприятной рабочей атмосферы, основанной на сотрудничестве и взаимопонимании.

Системы контроля работы сотрудников (СКРС) предназначены для обеспечения эффективного управления рабочим процессом и повышения производительности труда сотрудников. Они предназначены для отслеживания деятельности сотрудников, анализа их работы, контроля соответствия рабочим правилам, контроля выполнения задач и оптимизации бизнес-процессов.

СКРС могут включать в себя функции мониторинга времени, отслеживания использования компьютера, просмотра электронной почты, сетевых ресурсов и других средств связи, а также контроля за выполнением задач и проектов.

В целом они помогают улучшить эффективность работы коллектива, связанную с отслеживанием процесса работы и оптимизацией рабочего времени сотрудников.

Системы контроля работы сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные корпорации с разветвлённой структурой и большим количеством сотрудников, которым необходимо обеспечить единый стандарт работы и контролировать выполнение задач;
• компании с удалёнными и распределёнными командами, которые нуждаются в инструментах для мониторинга рабочего времени и выполнения задач на расстоянии;
• организации, работающие с конфиденциальной информацией, стремящиеся минимизировать риски её утечки и обеспечить соблюдение политики информационной безопасности;
• предприятия, ориентированные на повышение производительности труда и оптимизацию рабочих процессов через анализ активности сотрудников;
• фирмы, которым необходимо соблюдать строгие регламенты и стандарты работы, в том числе в рамках отраслевых и законодательных требований.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем контроля работы сотрудников (СКРС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить соответствие инструмента бизнес-задачам и техническим возможностям организации. Важно проанализировать масштаб деятельности компании — для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитики. Также следует учесть отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или сфере здравоохранения действуют строгие правила обработки и защиты персональных данных, что накладывает особые требования к функционалу и уровню безопасности СКРС. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и надёжности системы, а также возможности её поддержки и обновления.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функционала СКРС конкретным задачам бизнеса (отслеживание времени работы, контроль выполнения задач, анализ продуктивности, мониторинг использования ресурсов и т. д.);
• наличие механизмов обеспечения конфиденциальности и защиты данных в соответствии с применимыми законодательными и отраслевыми стандартами;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP, системами управления проектами и т. п.);
• масштабируемость и гибкость системы для адаптации к растущему объёму данных и расширению функционала;
• удобство использования для администраторов и сотрудников, наличие интуитивно понятного интерфейса;
• поддержка различных платформ и устройств (ПК, мобильные устройства, веб-браузеры);
• наличие средств для генерации отчётов и аналитики, позволяющих получать релевантные данные для принятия управленческих решений;
• уровень технической поддержки и обслуживания, включая доступность обновлений и исправлений.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких выбранных решений, чтобы оценить их работоспособность в условиях конкретной организации, удобство использования для конечных пользователей и эффективность решения поставленных задач. Также целесообразно обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других компаний, уже использующих данную СКРС, что позволит снизить риски, связанные с выбором недостаточно надёжного или качественного продукта.

Системы контроля работы сотрудников представляют собой комплекс мер и технологий, направленных на мониторинг и анализ трудовой деятельности персонала с целью повышения эффективности работы и достижения стратегических целей компании. Эти системы позволяют организациям получать объективную информацию о том, как сотрудники используют своё рабочее время, какие задачи выполняют и насколько успешно справляются с поставленными задачами.

Основные преимущества систем контроля работы сотрудников заключаются в их способности обеспечивать прозрачность рабочих процессов, что позволяет принимать обоснованные управленческие решения. Благодаря этим системам компании могут оптимизировать рабочие процессы, сокращать потери времени и ресурсов, а также повышать общую производительность труда.

Кроме того, системы контроля работы сотрудников способствуют формированию культуры ответственности и самосовершенствования среди сотрудников, предоставляя им инструменты для постановки целей, отслеживания прогресса и получения обратной связи. Это, в свою очередь, ведёт к повышению мотивации и удовлетворённости работой, что является ключевым фактором для удержания ценных кадров и привлечения новых специалистов.

Основные функциональные возможности Систем контроля работы сотрудников, которым должны соответствовать программные продукты в данном функциональном классе:

• Мониторинг активности сотрудников на рабочих местах.

• Контроль соблюдения рабочего графика.

• Отслеживание использования рабочего времени.

• Контроль использования производственных ресурсов (помещений, активов, вычислительной техники, информационных систем).

• Запись и анализ производительности труда.

• Обнаружение и предотвращение случаев прогулов и опозданий.

В 2025 году на рынке систем контроля работы сотрудников (СКРС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации и расширения функционала для анализа больших объёмов данных, а также роста внимания к вопросам этики и защиты персональных данных. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СКРС будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для анализа поведения сотрудников и прогнозирования их производительности, выявления потенциальных проблем в рабочих процессах.

• Развитие мультиплатформенности. Системы станут более адаптируемыми к различным операционным системам и устройствам, что позволит охватить большее количество рабочих мест и сценариев использования.

• Углублённый анализ данных. СКРС будут предоставлять более детализированные отчёты и аналитику, включая корреляцию между различными показателями работы сотрудников и общими бизнес-результатами компании.

• Внедрение биометрических технологий. Использование биометрических данных для идентификации сотрудников и контроля доступа к ресурсам компании станет более распространённым, что повысит уровень безопасности и точности идентификации.

• Усиление функций защиты данных. В связи с ростом внимания к вопросам конфиденциальности и безопасности персональных данных СКРС будут включать более продвинутые механизмы шифрования и анонимизации информации.

• Персонализация интерфейсов. Системы будут предлагать более гибкие настройки интерфейса и функционала под индивидуальные потребности руководителей и сотрудников, что повысит удобство использования и эффективность работы с СКРС.

• Интеграция с корпоративными информационными системами. СКРС будут глубже интегрироваться с ERP, CRM и другими системами, что позволит получать более полную картину работы сотрудников в контексте общих бизнес-процессов компании.