Системы управления целями и ключевыми результатами сотрудников (OKR MS) c функцией Учёт рабочего времени и посещаемости

Системы управления целями и ключевыми результатами сотрудников (СУ ЦКР, англ. Employee Objectives & Key Results Management Systems, OKR) – это методология и инструмент для постановки целей и определения ключевых результатов, которые должны быть достигнуты работниками в организации или команде.

Основная идея ЦКР (OKR) заключается в определении амбициозных и конкретных целей, к которым стремятся подразделения, команды и отдельные сотрудники. После установки целей определяются ключевые результаты, которые объективно измеряют прогресс к достижению этих целей.

Обычно методологиия целеполагания OKR рассматривается как альтернатива методологии управления по ключевым показателям эффективности (КПЭ, англ. KPI).

Системы управления OKR предлагают структурированный подход для постановки целей, измерения прогресса и обратной связи. Они помогают командам и сотрудникам выравниваться на общие цели организации, повышают мотивацию, фокус и результативность работы. Кроме того, системы OKR обеспечивают прозрачность и отчетность, что позволяет эффективнее управлять процессами и принимать решения на основе данных.

Программные системы управления OKR обычно включают цепочку целей, на разных уровнях иерархии в организации, от стратегических целей компании до индивидуальных целей сотрудников. Цепочка целей согласовывается и выстраивается в логическую иерархию, где каждая цель должна быть измеримой и иметь ясно определенные ключевые результаты.

Системы управления целями и ключевыми результатами сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена для стратегического планирования и контроля выполнения целей на уровне всей организации;
• руководители среднего звена для распределения задач, мониторинга работы подчинённых и оценки достижения ключевых результатов;
• HR-специалисты для разработки системы мотивации, оценки эффективности персонала и анализа соответствия компетенций сотрудников поставленным целям;
• сотрудники для понимания своих задач, отслеживания прогресса в их выполнении и корректировки своих действий в соответствии с целями организации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Системы управления целями и ключевыми результатами сотрудников (СУ ЦКР) необходимо учитывать ряд факторов, определяющих эффективность его внедрения и использования в организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой могут потребоваться решения с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого количества пользователей, в то время как для малых и средних предприятий будут актуальны более простые и экономически эффективные решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях может быть востребована интеграция с инструментами разработки и управления проектами, а в производственных предприятиях — с системами планирования ресурсов предприятия (ERP). Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, а также возможность кастомизации под уникальные процессы компании.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, браузеров, СУБД);
• наличие модулей или API для интеграции с другими используемыми системами (CRM, ERP, системами управления проектами и т. д.);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением числа пользователей;
• функционал для настройки индивидуальных и командных целей, а также для отслеживания и анализа ключевых результатов;
• механизмы визуализации данных и формирования отчётов (диаграммы, графики, дашборды);
• средства обеспечения безопасности данных и контроля доступа (аутентификация, авторизация, шифрование);
• поддержка мобильных устройств и возможность работы в офлайн-режиме;
• наличие инструментов для обратной связи и коммуникации между сотрудниками и руководством в рамках системы;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к обработке персональных данных, стандартам ISO и др.).

Кроме того, при выборе СУ ЦКР стоит обратить внимание на наличие обучающих материалов и поддержки со стороны разработчика, возможность тестирования системы перед покупкой, а также отзывы и опыт использования продукта в компаниях со схожими характеристиками. Важно также оценить, насколько система позволяет адаптировать процессы управления целями под корпоративную культуру и специфику бизнес-процессов организации, а также обеспечить вовлечённость и мотивацию сотрудников в процессе достижения поставленных целей.

Системы управления целями и ключевыми результатами сотрудников (OKR) представляют собой инновационный подход к управлению персоналом, позволяющий компаниям достигать стратегических целей через постановку конкретных и измеримых задач для каждого сотрудника. Эти системы обладают рядом значительных преимуществ, способствующих повышению вовлечённости сотрудников, улучшению коммуникации внутри команды и достижению высоких результатов работы.

Во-первых, OKR помогают сотрудникам лучше понимать свои роли и вклад в общий успех компании. Постановка конкретных и измеримых целей способствует повышению мотивации и ответственности за результаты работы, поскольку каждый сотрудник видит, как его усилия влияют на достижение общих целей компании. Это также способствует улучшению коммуникации внутри команды, поскольку обсуждение и согласование целей и результатов помогает наладить более тесное взаимодействие и сотрудничество.

Кроме того, системы OKR позволяют компаниям гибко реагировать на изменения внешней и внутренней среды, адаптируя цели и приоритеты в соответствии с новыми условиями. Это способствует повышению адаптивности и устойчивости компании, а также позволяет оперативно реагировать на возникающие возможности и угрозы.

Таким образом, внедрение систем управления целями и ключевыми результатами сотрудников является важным шагом на пути к успешному управлению персоналом и достижению стратегических целей компании, обеспечивая её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления целями и ключевыми результатами сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Постановка целей и ключевых результатов (OKR). Система должна предоставлять инструменты для формулирования целей и определения ключевых результатов, которые позволят оценить достижение этих целей.

• Итеративное планирование. Система должна поддерживать итеративный процесс планирования, позволяющий корректировать цели и ключевые результаты на основе обратной связи и изменений в стратегии компании.

• Вовлечение сотрудников. Система должна стимулировать активное участие сотрудников в процессе постановки целей и ключевых результатов, обеспечивая прозрачность и доступность информации о целях компании на всех уровнях организации.

• Мониторинг и обратная связь. Система должна предоставлять инструменты для мониторинга выполнения ключевых результатов и сбора обратной связи от сотрудников о процессе достижения целей, что позволит своевременно вносить коррективы и улучшать эффективность работы.

• Гибкость и масштабируемость. Система должна быть гибкой и масштабируемой, позволяя адаптировать процесс управления целями и ключевыми результатами под изменяющиеся условия и потребности компании.

В 2025 году на рынке систем управления целями и ключевыми результатами сотрудников (СУ ЦКР) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей аналитики больших данных, применения методов машинного обучения для прогнозирования результатов и автоматизации процессов, а также повышения уровня персонализации и адаптивности систем под нужды конкретных пользователей и команд.

• Интеграция с корпоративными платформами. СУ ЦКР будут активно интегрироваться с системами управления персоналом, CRM и ERP для обеспечения более полного охвата данных и улучшения координации работы в организации.

• Применение технологий Big Data. Системы начнут использовать расширенные возможности анализа больших данных для выявления тенденций в достижении целей, прогнозирования результатов работы сотрудников и команд, а также для оптимизации процессов управления.

• Машинное обучение и ИИ. Внедрение алгоритмов машинного обучения позволит автоматизировать рутинные процессы, такие как мониторинг выполнения задач, и повысить точность прогнозирования достижения ключевых результатов.

• Персонализация пользовательского опыта. СУ ЦКР будут предлагать более гибкие настройки интерфейса и функциональности, учитывая индивидуальные особенности работы сотрудников и их предпочтения.

• Развитие мобильных решений. Увеличение доли мобильных приложений и веб-интерфейсов, позволяющих сотрудникам работать с СУ ЦКР в любом месте и в любое время, что повысит доступность и удобство использования систем.

• Углублённый анализ KPI и OKR. Системы будут предоставлять более детализированные отчёты и аналитику по ключевым показателям эффективности и результатам, что поможет руководителям принимать обоснованные управленческие решения.

• Безопасность и защита данных. Усиление мер по обеспечению информационной безопасности и защите персональных данных сотрудников в СУ ЦКР в связи с растущими угрозами кибератак и требованиями законодательства.

Россия

SimpleOne HRMS, Mirapolis HCM, Олимп Управление персоналом, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, 1С:Зарплата и управление персоналом, Пульс, Goodt WFM, Imredi WFM, Битрикс24.HRM