Системы юридического корпоративного управления (ELM)

Системы юридического корпоративного управления (СЮКУ, англ. Enterprise Legal Management Systens, ELM) — это комплексные программные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации юридических процессов в корпоративной среде. Они помогают юридическим отделам компаний управлять всеми аспектами юридической деятельности, включая управление договорами, соблюдение нормативных требований, управление рисками, анализ судебных дел и многое другое.

Юридическое корпоративное управление представляет собой комплекс мероприятий и процессов, направленных на обеспечение соблюдения законодательства, нормативных требований и внутренних регламентов компании в юридической сфере, а также на минимизацию правовых рисков и эффективное управление юридической деятельностью организации. Оно включает в себя широкий спектр задач: от разработки и анализа договоров до мониторинга изменений в законодательстве и управления судебными разбирательствами, обеспечивая при этом соответствие всех бизнес-процессов правовым нормам и стандартам.

Ключевые аспекты данного процесса:

• управление договорами и их анализ,
• контроль соблюдения нормативных требований,
• идентификация и управление правовыми рисками,
• ведение и анализ судебных дел,
• мониторинг изменений в законодательстве,
• разработка внутренних правовых регламентов,
• обеспечение соответствия бизнес-процессов правовым нормам,
• управление интеллектуальной собственностью компании.

В условиях растущего объёма юридической информации и усложнения правовых отношений значимость цифровых (программных) решений для юридического корпоративного управления неуклонно возрастает. Системы юридического корпоративного управления (СЮКУ) позволяют автоматизировать рутинные процессы, повысить эффективность работы юридических отделов, обеспечить централизованное хранение и быстрый доступ к юридически значимой информации, а также улучшить координацию между различными подразделениями компании в рамках решения правовых вопросов.

Системы юридического корпоративного управления предназначены для автоматизации и оптимизации юридических процессов в корпоративной среде. Они позволяют юридическим отделам компаний эффективно управлять всей совокупностью юридической деятельности, обеспечивая интеграцию различных функциональных аспектов — от управления договорными отношениями и контроля соблюдения нормативно-правовых требований до анализа судебных дел и минимизации юридических рисков.

Функциональное предназначение СЮКУ заключается в создании единой информационной среды, которая способствует повышению прозрачности и управляемости юридических процессов, улучшению взаимодействия между подразделениями компании и внешними юридическими консультантами, а также в обеспечении централизованного хранения и обработки юридической информации. Такие системы позволяют сократить время на выполнение рутинных операций, повысить точность и обоснованность принимаемых юридических решений, а также обеспечить соответствие деятельности компании актуальным правовым нормам и стандартам.

Системы юридического корпоративного управления в основном используют следующие группы пользователей:

• юридические отделы крупных и средних компаний для автоматизации работы с договорами и нормативными документами, контроля соблюдения законодательства и минимизации правовых рисков;
• отделы риск-менеджмента для идентификации, оценки и управления юридическими рисками, связанными с деятельностью компании;
• руководители и топ-менеджмент компаний для получения аналитических отчётов о состоянии юридической деятельности, оценки эффективности работы юридического отдела;
• специалисты по комплаенсу для обеспечения соответствия деятельности компании нормативным требованиям и стандартам;
• судебные и арбитражные отделы компаний для систематизации и анализа судебных дел, отслеживания хода разбирательств и подготовки необходимой документации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы юридического корпоративного управления (СЮКУ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим объёмом юридических документов потребуются системы с расширенными возможностями масштабирования и интеграционными возможностями, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к защите данных и соответствию регуляторным нормам, в то время как в IT-компаниях акцент может быть сделан на гибкости и скорости внедрения новых функций. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, совместимость с другими корпоративными системами, требования к производительности и надёжности. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части управления договорами, анализа судебных дел, отслеживания соблюдения нормативных требований и управления юридическими рисками, а также на возможности отчётности и аналитики.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие модулей для управления договорами (создание, редактирование, хранение, отслеживание сроков и условий);
• возможности анализа и управления юридическими рисками (идентификация, оценка, мониторинг);
• инструменты для отслеживания соблюдения нормативных требований и стандартов отрасли;
• функции для анализа судебных дел и прецедентного права;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.);
• уровень защиты данных и соответствие требованиям информационной безопасности;
• масштабируемость системы и возможности адаптации под растущий объём задач;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения сотрудниками;
• наличие качественной технической поддержки и обновлений.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме задач, чтобы оценить её реальную эффективность и выявить возможные проблемы. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и учесть их опыт в части эксплуатации, обслуживания и решения возникающих технических и организационных вопросов.

Системы юридического корпоративного управления (СЮКУ) обеспечивают значительные преимущества для компаний, оптимизируя юридические процессы и повышая эффективность работы юридических отделов. Это способствует снижению рисков, улучшению соблюдения нормативных требований и повышению общей юридической безопасности бизнеса. Среди ключевых преимуществ можно выделить:

• Автоматизация рутинных операций. СЮКУ автоматизируют рутинные задачи, такие как обработка и хранение документов, отслеживание сроков и уведомлений, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на стратегически важных задачах.

• Централизованное управление документами. Системы обеспечивают централизованное хранение и управление юридическими документами, что упрощает доступ к информации, повышает её безопасность и обеспечивает соблюдение требований к хранению данных.

• Улучшение соблюдения нормативных требований. СЮКУ помогают отслеживать и анализировать нормативные требования, обеспечивая их своевременное выполнение и снижая риск юридических нарушений и штрафов.

• Оптимизация управления договорами. Системы позволяют автоматизировать процесс управления договорами — от создания и согласования до мониторинга исполнения и продления, что снижает вероятность ошибок и улучшает контроль над договорными отношениями.

• Анализ и управление юридическими рисками. СЮКУ предоставляют инструменты для анализа юридических рисков, отслеживания судебных дел и управления претензиями, что позволяет своевременно выявлять и минимизировать потенциальные угрозы для бизнеса.

• Повышение эффективности взаимодействия подразделений. Системы способствуют улучшению коммуникации и координации между юридическими и другими подразделениями компании, обеспечивая быстрый обмен информацией и согласованность действий.

• Снижение затрат на юридические услуги. Автоматизация процессов и повышение эффективности работы юридического отдела позволяет сократить затраты на внешние юридические услуги и оптимизировать расходы на поддержание юридической функции в компании.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы юридического корпоративного управления, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• управление жизненным циклом договоров, включая их создание, редактирование, согласование и архивирование,
• автоматизация процессов соблюдения нормативных требований и стандартов, с возможностью отслеживания изменений в законодательстве и адаптации к ним,
• управление юридическими рисками, включая идентификацию, оценку и минимизацию рисков, связанных с юридической деятельностью компании,
• ведение базы данных судебных дел и претензий, с возможностью анализа их статусов и результатов,
• организация работы с документами правового характера, включая классификацию, поиск и версионирование.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем юридического корпоративного управления (СЮКУ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня автоматизации рутинных процессов и расширения возможностей аналитики больших данных для поддержки принятия юридических решений. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СЮКУ будут активнее использовать ИИ для автоматизации анализа договоров, выявления рисков и подготовки юридических документов, что позволит существенно сократить время на рутинные операции и повысить точность анализа.

• Применение технологий обработки естественного языка (NLP). Развитие NLP позволит СЮКУ эффективнее анализировать текстовые данные, включая судебные решения и нормативные акты, для выявления релевантной информации и тенденций, что улучшит качество юридической поддержки.

• Блокчейн и распределённые реестры. Использование блокчейн-технологий для обеспечения прозрачности и неизменности данных о договорах и юридических операциях повысит доверие к системам и упростит верификацию информации.

• Расширенная аналитика и прогнозирование. СЮКУ будут предоставлять более глубокие аналитические возможности, включая прогнозирование исходов судебных дел и оценку юридических рисков на основе исторических данных и текущих трендов.

• Облачные решения и масштабируемость. Переход к облачным платформам позволит компаниям гибко масштабировать ресурсы в зависимости от потребностей, снижая при этом затраты на инфраструктуру и обслуживание систем.

• Усиление функций управления соответствием нормативным требованиям. Системы будут предлагать более продвинутые инструменты для мониторинга и анализа изменений в законодательстве, автоматического сравнения корпоративных практик с нормативными требованиями и генерации отчётов для регуляторов.

• Улучшение интерфейсов и пользовательского опыта. Разработка более интуитивно понятных и удобных интерфейсов сделает работу с СЮКУ доступной для широкого круга сотрудников, не только для профессиональных юристов, что повысит общую эффективность использования систем.

Россия

Naumen LegalTech, СуперАрбитр