Системы анализа персонала (HRA) c функцией Учёт командировок

Системы HR-аналитики и анализа персонала (САП, англ. Head Resources Analytics Systems, HRA) помогают специалистам по персоналу и кадрам собирать данные, анализировать ситуацию и определять важные показатели управления персоналом.

Анализ персонала представляет собой комплексный процесс изучения и оценки кадровых ресурсов компании с целью оптимизации рабочих процессов, повышения эффективности и достижения стратегических целей бизнеса. Этот процесс включает в себя сбор, анализ и интерпретацию данных о сотрудниках, их навыках, компетенциях, мотивации, удовлетворенности работой и других аспектах, влияющих на производительность и результативность команды.

Основные цели анализа персонала:

• Прогнозирование потребностей в персонале: Определение необходимого количества сотрудников с определенными навыками и квалификацией для выполнения текущих и будущих задач компании.

• Оценка эффективности работы: Анализ ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников для выявления сильных и слабых сторон, а также определение факторов, влияющих на успех или неудачи в работе.

• Удержание сотрудников: Выявление причин текучести кадров и разработка мер по удержанию ценных специалистов.

• Управление затратами на персонал: Оптимизация расходов на заработную плату, социальные пакеты и другие льготы на основе анализа данных о затратах и эффективности работы сотрудников.

• Улучшение климата в компании: Повышение уровня удовлетворенности работой, снижение стресса и улучшение морального состояния сотрудников через анализ данных о мотивации, вовлеченности и лояльности.

Виды анализа персонала:

• Описательный анализ: Изучение текущей ситуации и трендов прошлого без попытки прогнозирования будущего.

• Предиктивный анализ: Построение моделей и сценариев развития событий в будущем на основе имеющихся данных.

• Прогнозный анализ: Точное прогнозирование развития ситуации на основе анализа текущих данных.

• Стратегический анализ: Разработка стратегического плана действий на основе полученных данных и анализа.

Анализ персонала является ключевым элементом управления человеческими ресурсами, позволяющим компаниям принимать обоснованные решения в области подбора, обучения, мотивации и удержания персонала, а также оптимизировать рабочие процессы и повышать общую эффективность бизнеса.

Системы и сервисы HR-аналитики объединяют данные о деятельности компании с данными о сотрудниках, чтобы измерять эффективность действий кадровой службы компании.

Компании используют программное обеспечение анализа персонала для выявления неэффективности, анализа однородности и устойчивости показателей деятельности, прогнозирования производительности и оптимизации методов управления персоналом. Такие инструменты дают компаниям понимание, необходимое для управления их человеческим капиталом и повышения отдачи от инвестиций в развитие персонала. Прогностические функции систем анализа персонала помогают информировать руководство о том, как политика и структурные изменения повлияют на моральный дух и производительность в организации. Они также могут информировать HR-специалистов о влиянии культурных изменений на рабочем месте на производительность.

Некоторые инструменты HR-аналитики также обладают функциями оптимизации процесса найма и выявления кандидатов, которые будут соответствовать культуре компании. Хотя некоторые пакеты управления персоналом и основные кадровые решения содержат аналитические функции, они не фокусируются исключительно на кадровой аналитике.

Системы анализа персонала в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена и топ-менеджеры для стратегического планирования развития персонала и оценки эффективности кадровой политики;
• HR-специалисты и менеджеры по персоналу для анализа текучести кадров, оценки эффективности программ обучения и развития сотрудников, выявления потенциальных лидеров;
• руководители подразделений и линейных подразделений для оценки производительности своих команд, выявления слабых мест в работе сотрудников и планирования их развития;
• специалисты по организационному развитию и корпоративному обучению для анализа потребностей в обучении, разработки программ повышения квалификации и оценки их эффективности;
• аналитики и специалисты по обработке данных для сбора и анализа информации о персонале, построения прогнозных моделей и выявления тенденций в развитии кадрового потенциала компании.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем анализа персонала (САП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями аналитики и интеграцией с другими корпоративными системами. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях акцент может быть сделан на аналитику компетенций и навыков сотрудников, а в производственных предприятиях — на контроль рабочего времени и производительности труда. Необходимо обратить внимание на технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания (локально или в облаке). Кроме того, стоит оценить функциональность системы в части сбора и обработки данных: наличие инструментов для работы с большими объёмами данных, возможности визуализации результатов анализа, поддержки различных методов статистического и прогнозного анализа. Не менее важно убедиться в наличии у системы механизмов обеспечения информационной безопасности и соответствия нормативным требованиям, например, требованиям по защите персональных данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным задачам управления персоналом;
• возможность интеграции с другими используемыми корпоративными системами (ERP, CRM и др.);
• наличие модулей для анализа ключевых показателей эффективности (KPI) персонала;
• поддержка различных источников данных (внутренние базы данных, внешние системы, анкеты и опросы);
• возможности для настройки системы под специфические потребности бизнеса;
• наличие механизмов защиты данных и соответствия законодательным и отраслевым стандартам;
• удобство пользовательского интерфейса и доступность обучающих материалов для пользователей;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов. Это позволит оценить практическую полезность системы, выявить возможные проблемы с интеграцией и настройкой, а также убедиться в том, что система соответствует ожиданиям и требованиям компании в части удобства использования и качества аналитических данных.

Системы анализа персонала представляют собой комплекс инструментов и методик, предназначенных для оценки и развития человеческого капитала компании. Они позволяют организациям получать объективную информацию о текущем состоянии своих трудовых ресурсов, выявлять потенциальные возможности для роста и развития, а также оптимизировать процессы управления персоналом.

Основные преимущества систем анализа персонала заключаются в их способности обеспечивать высокую точность и объективность оценки, что позволяет принимать обоснованные кадровые решения. Благодаря этим системам компании могут эффективно планировать обучение и развитие сотрудников, формировать кадровый резерв, а также оптимизировать рабочие процессы и структуру организации.

Кроме того, системы анализа персонала способствуют созданию благоприятной атмосферы в коллективе, поскольку предоставляют сотрудникам возможность получать объективную обратную связь о своей работе, а также планировать свое профессиональное развитие. Это, в свою очередь, ведет к повышению мотивации и удовлетворенности работой, что является ключевым фактором для удержания ценных кадров и привлечения новых специалистов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию систем анализа персонала и HR-аналитики, продукт должен:

• Оценивать риски, затрат и последствий кадровой политики,
• Измерять эффективность работы сотрудников и подразделений,
• Собирать информацию о трудовой деятельности персонала, времени и заработной плате,
• Создавать сценарии планирования управления персоналом.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем анализа персонала (САП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий и углублению аналитических возможностей. Прогнозируется развитие мультифункциональных платформ, расширение применения методов машинного обучения и искусственного интеллекта, усиление акцента на прогнозирующую аналитику, повышение уровня интеграции с другими корпоративными системами, развитие инструментов для анализа благополучия и вовлечённости сотрудников, а также рост значимости защиты данных и соответствия регуляторным требованиям.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. САП будут более тесно интегрироваться с системами бизнес-аналитики для обеспечения комплексного анализа влияния кадровых решений на бизнес-показатели компании.

• Развитие методов машинного обучения. Углублённое применение алгоритмов машинного обучения для выявления скрытых закономерностей в данных о персонале и прогнозирования кадровых рисков и потенциала сотрудников.

• Прогнозирующая аналитика. Рост значимости инструментов прогнозирующей аналитики для планирования потребности в персонале, оценки эффективности программ обучения и развития, прогнозирования текучести кадров.

• Углублённый анализ вовлечённости и благополучия сотрудников. Развитие функционала для мониторинга и анализа уровня удовлетворённости, вовлечённости и психологического состояния сотрудников с целью повышения их производительности и лояльности.

• Интеграция с системами управления талантами. Расширение возможностей интеграции САП с системами управления талантами для создания целостной картины управления человеческим капиталом в организации.

• Усиление мер защиты данных. В условиях растущего объёма персональных данных и ужесточения регуляторных требований САП будут уделять больше внимания шифрованию, анонимизации данных и соответствию стандартам информационной безопасности.

• Развитие мобильных и облачных решений. Увеличение доли мобильных и облачных САП, обеспечивающих доступ к аналитическим данным в любое время и с любого устройства, что повысит гибкость использования систем и их доступность для пользователей.

Россия

Пульс, KitBot

США

Workday HCM, Zenefits

Украина

Hurma System