Швейцарские Системы учёта ИКТ-активов

Системы учёта ИКТ-активов (СУИКТА, англ. Information and Communication Technology Asset Management Systems, ICTAM) — это комплекс программных решений и процессов, предназначенных для управления и контроля информационно-коммуникационных технологий и их активов в организации. Они позволяют эффективно управлять жизненным циклом активов, включая их приобретение, использование, обслуживание, обновление и утилизацию, обеспечивая оптимальное использование ресурсов и минимизацию затрат.

Учёт информационно-коммуникационных технологических активов (ИКТ-активов) как деятельность представляет собой систематизированный процесс идентификации, классификации, мониторинга и контроля всех элементов информационно-коммуникационной инфраструктуры организации, включая аппаратное и программное обеспечение, сетевые ресурсы, лицензии и другие связанные активы. Цель такого учёта — обеспечить эффективное управление жизненным циклом ИКТ-активов, оптимизировать их использование, минимизировать затраты и риски, а также гарантировать соответствие нормативным и лицензионным требованиям. В рамках учёта ИКТ-активов осуществляется сбор и анализ данных о состоянии и использовании активов, планирование их обновления и модернизации, контроль за перемещением и использованием внутри организации, а также управление процессами списания и утилизации.

Ключевые аспекты данного процесса:

• идентификация и классификация всех ИКТ-активов организации,
• мониторинг состояния и использования активов,
• учёт приобретения и перемещения активов внутри организации,
• планирование обновления и модернизации активов,
• контроль соблюдения лицензионных и нормативных требований,
• организация процессов обслуживания и ремонта,
• управление списанием и утилизацией устаревших активов.

Цифровые (программные) решения играют ключевую роль в автоматизации и оптимизации процесса учёта ИКТ-активов. Они позволяют создать единую базу данных активов, обеспечить централизованный доступ к информации, автоматизировать рутинные операции, повысить точность и оперативность учёта, а также интегрировать систему учёта с другими корпоративными информационными системами. Внедрение специализированных программных продуктов для учёта ИКТ-активов существенно повышает эффективность управления ИТ-инфраструктурой и способствует снижению операционных затрат организации.

Системы учёта ИКТ-активов предназначены для обеспечения комплексного управления информационно-коммуникационными технологиями и их активами в организации. Они позволяют автоматизировать процессы учёта и контроля ИКТ-активов, обеспечивая своевременное выявление потребностей в обновлении или замене оборудования и программного обеспечения, оптимизацию распределения ресурсов, а также повышение эффективности эксплуатации имеющихся активов.

Кроме того, системы учёта ИКТ-активов обеспечивают формирование детальной отчётности о состоянии и использовании активов, что позволяет руководству организации принимать обоснованные управленческие решения, связанные с планированием бюджета, стратегией развития ИТ-инфраструктуры и минимизацией операционных рисков. Также они способствуют снижению простоев и издержек, связанных с неисправностями или неэффективным использованием ИКТ-ресурсов, и обеспечивают соблюдение требований законодательства и корпоративных стандартов в области управления активами.

Системы учёта ИКТ-активов в основном используют следующие группы пользователей:

• ИТ-департаменты и службы технической поддержки крупных и средних организаций для контроля состояния и использования ИКТ-активов, планирования их обновления и обслуживания.

• Финансово-экономические подразделения компаний для анализа затрат на ИКТ-активы, оценки их окупаемости и оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру.

• Руководящий персонал организаций для получения сводной информации о состоянии ИКТ-активов, принятия стратегических решений в области ИТ и контроля эффективности использования ресурсов.

• Отделы закупок и логистики для планирования приобретения нового оборудования и ПО, учёта имеющихся активов и координации процессов их поставки и внедрения.

• Аудиторские и контрольные службы для проведения проверок соответствия фактического наличия ИКТ-активов учётным данным, оценки рисков и соблюдения нормативных требований.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем учёта ИКТ-активов (СУИКТА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим количеством ИКТ-активов потребуются решения с расширенными возможностями масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономически эффективные решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты: например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает определённые ограничения на выбор СУИКТА. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением, а также требования к производительности и надёжности системы.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации (например, наличие модулей для управления лицензиями, отслеживания использования оборудования, анализа затрат на ИКТ-активы);
• поддержка необходимых интеграционных возможностей с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами управления конфигурациями и т. д.);
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, ГОСТ, ISO, PCI DSS);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом числа ИКТ-активов и расширением бизнеса;
• удобство использования и наличие обучающих материалов для пользователей разного уровня подготовки;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, а также прозрачность условий лицензирования и ценообразования;
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой и операционными системами.

Кроме того, при выборе СУИКТА стоит обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других пользователей, а также оценить, насколько система способна адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах и технологиях. Важно также учесть сроки внедрения и окупаемость инвестиций в систему, а также возможность кастомизации под специфические потребности организации. Немаловажным аспектом является и наличие отчётных механизмов, позволяющих анализировать эффективность использования ИКТ-активов и оптимизировать затраты.

Системы учёта ИКТ-активов (СУИКТА) играют ключевую роль в оптимизации управления ИТ-ресурсами организации. Они обеспечивают комплексный подход к контролю и управлению ИКТ-активами, что приводит к повышению эффективности работы и снижению издержек. Среди основных преимуществ использования СУИКТА можно выделить:

• Оптимизация использования активов. . СУИКТА позволяют отслеживать состояние и использование каждого актива, что способствует рациональному распределению ресурсов и предотвращению их избыточного приобретения.

• Снижение операционных затрат. . Автоматизация процессов учёта и управления активами сокращает время и ресурсы, необходимые для их обслуживания, что ведёт к снижению общих операционных затрат.

• Улучшение контроля над жизненным циклом активов. . СУИКТА обеспечивают полный контроль над всеми этапами жизненного цикла активов — от приобретения до утилизации, что позволяет своевременно проводить обновление и ремонт.

• Повышение прозрачности управления активами. . Системы предоставляют детальную отчётность и аналитику по использованию активов, что улучшает понимание их вклада в бизнес-процессы и облегчает принятие управленческих решений.

• Минимизация рисков потери или повреждения активов. . СУИКТА позволяют отслеживать местоположение и состояние активов, что снижает риск их утраты, кражи или выхода из строя из-за несвоевременного обслуживания.

• Упрощение процесса аудита и соответствия нормативным требованиям. . Системы обеспечивают сбор и хранение данных, необходимых для проведения внутреннего и внешнего аудита, а также для соблюдения законодательных и отраслевых требований.

• Улучшение планирования закупок и бюджета. . На основе данных о текущем состоянии и использовании активов СУИКТА помогают формировать более точные и обоснованные планы закупок и бюджетирования, что способствует оптимизации расходов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы учёта ИКТ-активов, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов инвентаризации ИКТ-активов, включая их идентификацию и классификацию по различным критериям,
• управление жизненным циклом активов с возможностью отслеживания стадий приобретения, использования, обслуживания и утилизации,
• ведение детального учёта технических характеристик и конфигураций активов, включая программное и аппаратное обеспечение,
• реализация механизмов контроля доступа и использования ИКТ-активов с учётом ролей и полномочий пользователей,
• обеспечение возможности планирования и оптимизации закупок и обновлений ИКТ-активов на основе анализа текущего состояния и потребностей организации.

По оценке аналитиков Soware, в 2026 году на рынке систем учёта ИКТ-активов (СУИКТА) продолжат развиваться тенденции, зародившиеся ранее, при этом ожидается углубление интеграции передовых технологий и повышение уровня автоматизации процессов.

Системы учёта ИКТ-активов в 2026 году будут развиваться с высоким фокусом внимания на следующие тренды:

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. СУИКТА будут использовать усовершенствованные алгоритмы машинного обучения для более точного прогнозирования потребностей в ИКТ-активах, оптимизации их распределения и выявления резервов повышения эффективности, что позволит минимизировать операционные затраты.

• Аналитика больших данных. Системы получат возможности для более глубокого анализа данных о состоянии и использовании ИКТ-активов, включая применение методов предиктивной аналитики для выявления потенциальных рисков и возможностей оптимизации бизнес-процессов.

• Автоматизация процессов. Расширение спектра автоматизируемых процессов управления жизненным циклом ИКТ-активов, включая автоматизацию процедур инвентаризации, учёта и списания активов, что существенно снизит трудозатраты и вероятность ошибок.

• Развитие облачных решений. Увеличение доли СУИКТА, реализуемых как облачные сервисы с поддержкой мультитенантности и возможностью гибкого масштабирования ресурсов в зависимости от потребностей организации.

• API-интерфейсы и интеграция. Дальнейшее развитие стандартизированных API для интеграции СУИКТА с корпоративными системами (ERP, CRM, системами управления проектами), что обеспечит бесшовный обмен данными и повысит эффективность бизнес-процессов.

• Кибербезопасность. Внедрение более сложных механизмов защиты данных, включая использование блокчейн-технологий для обеспечения целостности и неподдельности информации об ИКТ-активах, а также многофакторной аутентификации и шифрования данных.

• Соответствие регуляторным требованиям. Разработка расширенных инструментов для автоматического мониторинга соблюдения законодательных и отраслевых требований, включая генерацию отчётов для аудитов и проверок, что позволит организациям оперативно реагировать на изменения в законодательстве.

Турция

Medar

Бельгия

MediaBeacon, Stylelabs Marketing Content Hub

Великобритания

DeskCenter Management Suite, ProfileTailor LicenseAuditor, License Dashboard License Manager, License Dashboard Portal, License Dashboard Discovery, License Dashboard ScanWin

Швеция

Velory, Xupervisor

Бразилия

Nomid / MDM Mobile Device Management

Австрия

Celum Digital Asset Management

Австралия

MyAssets, QBank Digital Asset Management

Нидерланды

WoodWing Assets

Израиль

OpenLM Software License Management

Канада

New Spark, On Brand, Telescope, Xinet, OpenText ZENworks Asset Management, OpenText OTMM, OpenText Core Digital Asset Management, OpenText MediaBin

Япония

CIERTO

Франция

Filerobot

Швейцария

Filecamp, Sharedien, Picturepark Digital Asset Management

Россия

AggreGate Network Manager, КСУТО, Severcart, Инферит ИТМен, АСМО-ВТиПО, СДИ Базис

Дания

Kontainer, Digizuite

Индия

tbAssetManager

Норвегия

Fotoware, Papirfly

США

ServiceNow Hardware Asset Management, Cloudinary, Daminion, Simplydesk, eQuip, IntelliTrack, Elateral, Eracent IT Management Center, Eracent CLR Base, Eracent CLR Oracle, Eracent CLR IBM, Eracent CLR SAP, Eracent ITMC Lifecycle, SymphonyAI IT Asset Management, AssetExplorer, Adobe Experience Manager, WebDAM, Brand Connect, Cireson Asset Management, Veeva Vault PromoMats, SMARTCENTER, Aprimo Digital Asset Management, FlexNet Manager, Snow License Manager, Flexera One IT Asset Management, Flexera Snow Optimizer for SAP, Snow Spend Optimizer, Acquia DAM, Stockpress, AllSight, Air Creative operations, CampaignDrive, ManageEngine ServiceDesk Plus, SAS Marketing Operations Management, WISER ATLAS, AuditBOT License Saver, Extensis Portfolio, Connect + Insight, EZO AssetSonar, LicenseAnalyzer, Open iT Analyzer, Asset Vision Suite, Tenovos DAM

Германия

USU SAM for Clients + Datacenter / Oracle, AtroDAM, OMN Digital Asset Management, TESSA DAM, eyebase, JDisc Discovery, RaySAMi, Matrix42 Software Asset Management, USU SAM for SAP, USU Discovery, VAM2, Censhare Digital Asset Management, Demoup Cliplister Digital Asset Management, samQ