Системы учёта ИКТ-активов c функцией Импорт/экспорт данных

Системы учёта ИКТ-активов (СУИКТА, англ. Information and Communication Technology Asset Management Systems, ICTAM) — это комплекс программных решений и процессов, предназначенных для управления и контроля информационно-коммуникационных технологий и их активов в организации. Они позволяют эффективно управлять жизненным циклом активов, включая их приобретение, использование, обслуживание, обновление и утилизацию, обеспечивая оптимальное использование ресурсов и минимизацию затрат.

Учёт информационно-коммуникационных технологических активов (ИКТ-активов) как деятельность представляет собой систематизированный процесс идентификации, классификации, мониторинга и контроля всех элементов информационно-коммуникационной инфраструктуры организации, включая аппаратное и программное обеспечение, сетевые ресурсы, лицензии и другие связанные активы. Цель такого учёта — обеспечить эффективное управление жизненным циклом ИКТ-активов, оптимизировать их использование, минимизировать затраты и риски, а также гарантировать соответствие нормативным и лицензионным требованиям. В рамках учёта ИКТ-активов осуществляется сбор и анализ данных о состоянии и использовании активов, планирование их обновления и модернизации, контроль за перемещением и использованием внутри организации, а также управление процессами списания и утилизации.

Ключевые аспекты данного процесса:

• идентификация и классификация всех ИКТ-активов организации,
• мониторинг состояния и использования активов,
• учёт приобретения и перемещения активов внутри организации,
• планирование обновления и модернизации активов,
• контроль соблюдения лицензионных и нормативных требований,
• организация процессов обслуживания и ремонта,
• управление списанием и утилизацией устаревших активов.

Цифровые (программные) решения играют ключевую роль в автоматизации и оптимизации процесса учёта ИКТ-активов. Они позволяют создать единую базу данных активов, обеспечить централизованный доступ к информации, автоматизировать рутинные операции, повысить точность и оперативность учёта, а также интегрировать систему учёта с другими корпоративными информационными системами. Внедрение специализированных программных продуктов для учёта ИКТ-активов существенно повышает эффективность управления ИТ-инфраструктурой и способствует снижению операционных затрат организации.

Системы учёта ИКТ-активов предназначены для обеспечения комплексного управления информационно-коммуникационными технологиями и их активами в организации. Они позволяют автоматизировать процессы учёта и контроля ИКТ-активов, обеспечивая своевременное выявление потребностей в обновлении или замене оборудования и программного обеспечения, оптимизацию распределения ресурсов, а также повышение эффективности эксплуатации имеющихся активов.

Кроме того, системы учёта ИКТ-активов обеспечивают формирование детальной отчётности о состоянии и использовании активов, что позволяет руководству организации принимать обоснованные управленческие решения, связанные с планированием бюджета, стратегией развития ИТ-инфраструктуры и минимизацией операционных рисков. Также они способствуют снижению простоев и издержек, связанных с неисправностями или неэффективным использованием ИКТ-ресурсов, и обеспечивают соблюдение требований законодательства и корпоративных стандартов в области управления активами.

Системы учёта ИКТ-активов в основном используют следующие группы пользователей:

• ИТ-департаменты и службы технической поддержки крупных и средних организаций для контроля состояния и использования ИКТ-активов, планирования их обновления и обслуживания.

• Финансово-экономические подразделения компаний для анализа затрат на ИКТ-активы, оценки их окупаемости и оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру.

• Руководящий персонал организаций для получения сводной информации о состоянии ИКТ-активов, принятия стратегических решений в области ИТ и контроля эффективности использования ресурсов.

• Отделы закупок и логистики для планирования приобретения нового оборудования и ПО, учёта имеющихся активов и координации процессов их поставки и внедрения.

• Аудиторские и контрольные службы для проведения проверок соответствия фактического наличия ИКТ-активов учётным данным, оценки рисков и соблюдения нормативных требований.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем учёта ИКТ-активов (СУИКТА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим количеством ИКТ-активов потребуются решения с расширенными возможностями масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономически эффективные решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты: например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает определённые ограничения на выбор СУИКТА. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением, а также требования к производительности и надёжности системы.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации (например, наличие модулей для управления лицензиями, отслеживания использования оборудования, анализа затрат на ИКТ-активы);
• поддержка необходимых интеграционных возможностей с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами управления конфигурациями и т. д.);
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, ГОСТ, ISO, PCI DSS);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом числа ИКТ-активов и расширением бизнеса;
• удобство использования и наличие обучающих материалов для пользователей разного уровня подготовки;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, а также прозрачность условий лицензирования и ценообразования;
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой и операционными системами.

Кроме того, при выборе СУИКТА стоит обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других пользователей, а также оценить, насколько система способна адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах и технологиях. Важно также учесть сроки внедрения и окупаемость инвестиций в систему, а также возможность кастомизации под специфические потребности организации. Немаловажным аспектом является и наличие отчётных механизмов, позволяющих анализировать эффективность использования ИКТ-активов и оптимизировать затраты.

Системы учёта ИКТ-активов (СУИКТА) играют ключевую роль в оптимизации управления ИТ-ресурсами организации. Они обеспечивают комплексный подход к контролю и управлению ИКТ-активами, что приводит к повышению эффективности работы и снижению издержек. Среди основных преимуществ использования СУИКТА можно выделить:

• Оптимизация использования активов. . СУИКТА позволяют отслеживать состояние и использование каждого актива, что способствует рациональному распределению ресурсов и предотвращению их избыточного приобретения.

• Снижение операционных затрат. . Автоматизация процессов учёта и управления активами сокращает время и ресурсы, необходимые для их обслуживания, что ведёт к снижению общих операционных затрат.

• Улучшение контроля над жизненным циклом активов. . СУИКТА обеспечивают полный контроль над всеми этапами жизненного цикла активов — от приобретения до утилизации, что позволяет своевременно проводить обновление и ремонт.

• Повышение прозрачности управления активами. . Системы предоставляют детальную отчётность и аналитику по использованию активов, что улучшает понимание их вклада в бизнес-процессы и облегчает принятие управленческих решений.

• Минимизация рисков потери или повреждения активов. . СУИКТА позволяют отслеживать местоположение и состояние активов, что снижает риск их утраты, кражи или выхода из строя из-за несвоевременного обслуживания.

• Упрощение процесса аудита и соответствия нормативным требованиям. . Системы обеспечивают сбор и хранение данных, необходимых для проведения внутреннего и внешнего аудита, а также для соблюдения законодательных и отраслевых требований.

• Улучшение планирования закупок и бюджета. . На основе данных о текущем состоянии и использовании активов СУИКТА помогают формировать более точные и обоснованные планы закупок и бюджетирования, что способствует оптимизации расходов.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы учёта ИКТ-активов, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов инвентаризации ИКТ-активов, включая их идентификацию и классификацию по различным критериям,
• управление жизненным циклом активов с возможностью отслеживания стадий приобретения, использования, обслуживания и утилизации,
• ведение детального учёта технических характеристик и конфигураций активов, включая программное и аппаратное обеспечение,
• реализация механизмов контроля доступа и использования ИКТ-активов с учётом ролей и полномочий пользователей,
• обеспечение возможности планирования и оптимизации закупок и обновлений ИКТ-активов на основе анализа текущего состояния и потребностей организации.

В 2025 году на рынке систем учёта ИКТ-активов (СУИКТА) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с системами искусственного интеллекта и машинного обучения, расширения возможностей аналитики больших данных, повышения уровня автоматизации процессов управления активами, развития облачных решений и API-интерфейсов для интеграции с другими корпоративными системами, а также усиления акцента на кибербезопасность и соответствие регуляторным требованиям.

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. СУИКТА будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования потребностей в ИКТ-активах, оптимизации их распределения и выявления неэффективных активов, что позволит существенно повысить эффективность управления ресурсами.

• Аналитика больших данных. Системы будут предоставлять расширенные возможности для анализа больших объёмов данных о состоянии и использовании ИКТ-активов, что поможет выявлять скрытые закономерности и тренды, влияющие на эффективность работы организации.

• Автоматизация процессов. Увеличится доля полностью автоматизированных процессов управления жизненным циклом ИКТ-активов, что снизит влияние человеческого фактора и уменьшит вероятность ошибок.

• Развитие облачных решений. СУИКТА будут всё чаще реализовываться как облачные сервисы, что обеспечит гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение доступа к системе из любой точки.

• API-интерфейсы и интеграция. Системы получат более развитые API для лёгкой интеграции с другими корпоративными информационными системами (ERP, CRM и др.), что повысит общую эффективность бизнес-процессов.

• Кибербезопасность. В условиях роста киберугроз СУИКТА будут включать более продвинутые механизмы защиты данных и аутентификации пользователей, а также обеспечивать соответствие актуальным стандартам и нормативам в области информационной безопасности.

• Соответствие регуляторным требованиям. Системы будут предоставлять инструменты для автоматического мониторинга и отчётности по соблюдению законодательных и отраслевых требований, что упростит прохождение аудитов и снизит риски штрафов и санкций.

Россия

AggreGate Network Manager, КСУТО