Системы управления запасами (IM)

Системы управления запасами (СУЗ; англ. Inventory Management Systems, IM) помогают предприятиям управлять запасами, закупками и поставками и отслеживать их. Программное обеспечение для управления запасами часто используется предприятиями для выявления и устранения недостатков в перемещении запасов между местоположениями и оптимизации систем снабжения и логистики.

Управление запасами в бизнесе - это процесс, который связан с контролем, планированием и оптимизацией запасов товаров и материалов предприятия. Он включает в себя оценку потребности в запасах, определение оптимального уровня запасов, управление заказами и поставками, управление рисками связанными с запасами, анализ потребительского спроса, управление поведением поставщиков.

Цель процесса управления запасами в бизнесе - обеспечить доступность запасов для удовлетворения потребностей потребителей, минимизировать затраты на хранение и уменьшить вероятность излишков и потерь.

Системы управления запасами предназначены для автоматизации учёта, планирования, контроля и оптимизации запасов товаров на складах, в магазинах и на производственных участках. Они реализуют обычно следующие функции:

• Учёт запасов - системы могут фиксировать количество товаров на складе и отслеживать их перемещения внутри предприятия.

• Планирование заказов - на основе данных об остатках и плановых продажах система рассчитывает оптимальный заказ товаров у поставщиков.

• Контроль качества - системы позволяют контролировать срок годности и качество товаров на складе.

• Оптимизация запасов - на основе анализа данных система может выявлять избыток или нехватку товаров и оптимизировать уровень запасов.

• Автоматизация процессов - системы автоматически обрабатывают заказы, отгрузки и принимают данные со сканеров штрих-кодов, что позволяет избежать ошибок и улучшить процессы управления товарными запасами.

Системы управления запасами в основном используют следующие группы пользователей:

• производственные предприятия, которые нуждаются в контроле сырья и комплектующих, оптимизации складских запасов и синхронизации поставок с производственным графиком;
• розничные и оптовые торговые сети, которым необходимо отслеживать товарные запасы, управлять цепочками поставок и минимизировать излишки или дефицит товаров;
• логистические компании и дистрибьюторы, которые используют СУЗ для оптимизации распределения товаров, управления складскими операциями и планирования транспортных потоков;
• компании сферы e-commerce, которым требуется автоматизация учёта товаров, управление складскими запасами и синхронизация с платформами онлайн-продаж;
• предприятия сферы HoReCa (гостиницы, рестораны, кафе), которые применяют СУЗ для контроля продуктов и расходных материалов, планирования закупок и снижения издержек на хранение.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бюджетирование

Функции Бюджетирования позволяют планировать и отслеживать финансовые бюджеты и планы для управления финансовыми средствами в различных департаментах или для контроля со стороны учредителей, акционеров и инвесторов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инвентаризация

Функции Инвентаризации позволяют проводить автоматическую или ручную инвентаризацию товаров на складе и в других местах размещения, учитывать и контролировать движение товаров, обеспечивать точность и надёжность данных о запасах, а также формировать выводы и рекомендации о результатах инвентаризации для поддержки принятия управленческих решений.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Печать штрих-кодов

Функции Печати штрих-кодов позволяют генерировать и печатать штрих-коды для товаров и иных материальных ценностей, исходя из заданных параметров, обеспечивая тем самым возможность быстрой и точной идентификации товаров при их приёме, хранении и отгрузке.

Планирование и прогнозирование спроса

Функции Планирования и прогнозирования спроса позволяют планировать спрос путём либо ручного заполнения значений спроса на услуги поставки, либо путём прогнозирования, часто по методологии временных рядов с выявлением сезонности и тенденций спроса

Складской учёт

Функции Складского учёта в системе управления запасами позволяют управлять перечнем мест хранения и размещения товарно-материальных ценностей (складов), вести складские операции, контролировать наличие и движение товаров на складе, а также вести учёт запасов, обеспечивая точность и полноту информации о складских операциях.

Управление заказом ТМЦ

Функции Управления заказом ТМЦ позволяют осуществлять операции по заказу товарно-материальных ценностей и контроль восполнения запасов

Управление запасами

Функции Управления запасами позволяют выполнять высокоуровневое планирвание и контроль запасов, а также оперативное управление хранением, размещением, инвентаризацией или распределением запасов и единиц хранения

Управление поставщиками

Функции Управления поставщиками позволяют упростить работу с закупками, необходимыми для повседневной работы организации, у управляемого пула поставщиков

Управление штрих-кодами

Функции Управления штрих-кодами позволяют создавать и редактировать штрих-коды для товаров, управлять базой штрих-кодов, а также использовать штрих-коды для быстрой и точной идентификации товаров при проведении операций управления запасами, складом и учёта ТМЦ.

Учёт товарно-материальных ценностей

Функции Учёта товарно-материальных ценностей в системе управления запасами позволяют учитывать товары и материалы вне зависимости от мест хранения и размещения, отслеживать наличие и вести количественный учёт, а также вести учёт различных характеристик ТМЦ.

Поддержка RFID

Поддержка RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) в системе управления запасами позволяет использовать RFID-метки для автоматической бесконтактной идентификации товаров, контроля их перемещения и состояния, а также для оптимизации складских процессов и повышения точности учёта товаров.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления запасами (СУЗ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Важно проанализировать масштаб деятельности предприятия: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым функционалом, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими инструментами. Также следует учитывать отраслевые требования — например, в фармацевтической отрасли система должна поддерживать строгий учёт сроков годности и условий хранения препаратов, а в розничной торговле — обеспечивать быструю обработку большого объёма данных о товарах и их перемещениях.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующими информационными системами (например, с ERP-системами, системами электронного документооборота);
• наличие модулей для интеграции с системами электронного документооборота и платформами онлайн-торговли;
• возможности аналитики и отчётности (поддержка детализированных отчётов по движению товаров, прогнозирование потребностей в запасах на основе исторических данных);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование данных, многоуровневый доступ, защита от несанкционированного доступа);
• поддержка мобильных устройств и возможность удалённого доступа;
• масштабируемость и гибкость настройки системы под изменяющиеся бизнес-процессы;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям ГОСТ или международным стандартам ISO);
• наличие механизмов для отслеживания и управления сроками годности, серийными номерами и партиями товаров;
• поддержка различных методов учёта запасов (FIFO, LIFO и др.);
• удобство пользовательского интерфейса и простота обучения сотрудников работе с системой.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких подходящих решений, чтобы оценить их функциональность на практике, а также учесть такие аспекты, как стоимость внедрения и поддержки системы, наличие квалифицированной технической поддержки и возможности обучения персонала. Важно также обратить внимание на репутацию разработчика и наличие успешных кейсов внедрения системы в компаниях, схожих по масштабу и отраслевой специфике с вашим предприятием.

Система управления запасами позволяет извлечь следующую пользу компании:

• Оптимизация запасов - Позволяет оптимизировать количество запасов, что, в свою очередь, позволяет снизить затраты на складские помещения и сократить связанные с этим расходы.

• Увеличение эффективности - Система управления запасами позволяет более эффективно управлять процессом заказа и планирования запасов, повышая эффективность работы склада.

• Максимизация прибыли - Позволяет сократить нерентабельные заказы и избежать потери в связи с нерациональным управлением запасами.

• Повышение точности и своевременности прогнозирования - Программная система управления запасами позволяет улучшить точность и своевременность прогнозирования спроса на товары, что может увеличить продажи.

• Улучшение обслуживания клиентов - Позволяет обеспечивать более быструю и точную обработку заказов, что улучшает качество обслуживания клиентов.

• Сокращение времени, затрачиваемого на управление запасами - Система автоматически управляет общими процессами управления запасами, такими как заказы, поставки, инвентаризация, что позволяет сократить время затрачиваемое на управление запасами.

• Улучшение качества принимаемых решений - Программная система управления запасами позволяет получать актуальную информацию о запасах, спросе и продажах, что позволяет принимать более точные и эффективные управленческие решения.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для включения в категорию Систем управления запасами, программный продукт должен выполнять следующие функции:

• Планирование запасов: расчет оптимального уровня запасов и определение необходимых поставок на основе исторических данных и прогнозов будущего спроса.

• Мониторинг запасов: отслеживание уровня запасов в режиме реального времени, предупреждение о недостатке товара и перезаполнении складов.

• Управление закупками: оптимизация процесса закупок, автоматизирование процесса запроса предложений и заключения договоров с поставщиками.

• Управление складом: эффективное размещение товаров на складе, управление инвентаризацией и разгрузкой товаров.

• Анализ данных: сбор и анализ данных о запасах, спросе, поставках и других параметрах, предоставление отчетов и аналитики для принятия бизнес-решений.

По экспертной оценке Soware, в 2026 году на рынке систем управления запасами (СУЗ) продолжат развиваться тенденции, зародившиеся в предыдущие годы, при этом ожидается углубление интеграции технологий и повышение уровня автоматизации процессов. Среди ключевых трендов можно выделить:

• Интеграция с ERP-системами. СУЗ будут обеспечивать ещё более тесную интеграцию с системами планирования ресурсов предприятия, что позволит создать единую информационную среду и повысить эффективность управления бизнес-процессами за счёт централизованного хранения и обработки данных.

• Развитие алгоритмов машинного обучения. Усовершенствование моделей машинного обучения позволит точнее прогнозировать спрос, учитывая множество факторов и их динамику, что снизит риски возникновения излишков или дефицитов на складах.

• Расширение использования облачных решений. Облачные СУЗ будут набирать популярность благодаря возможности быстрого масштабирования, снижению операционных затрат и упрощению процесса развёртывания системы без необходимости вложения в собственную инфраструктуру.

• Автоматизация рутинных операций. СУЗ предложат ещё больше инструментов для автоматизации процессов оформления заказов, учёта поставок и контроля остатков, что позволит сотрудникам сосредоточиться на стратегически важных задачах.

• Применение IoT-технологий. Технологии Интернета вещей будут активно использоваться для мониторинга состояния и перемещения запасов в реальном времени, что повысит точность учёта, сократит потери и улучшит управление складскими запасами.

• Углубление аналитических возможностей. СУЗ будут предоставлять расширенные инструменты аналитики и отчётности, позволяющие проводить многомерный анализ данных, выявлять скрытые закономерности и тренды, а также моделировать различные сценарии развития ситуации.

• Внедрение блокчейн-технологий. Блокчейн будет использоваться для обеспечения прозрачности и неизменности данных о поставках и запасах, что повысит доверие участников логистической цепочки и упростит взаимодействие между ними, особенно в международных операциях.

Россия

Forecast NOW!, ЕТС Управление закупками №223-ФЗ, ant Yard Management System, КОРУС | Управление запасами, ABM Inventory, DataMobile, Naumen GPMS, RS.SCM, ToolKeeper, Saby для управления складом, TopLog, 1С:WMS Логистика. Управление складом, Parts.Intellect, АВИКО:ПростоВес, KONCRIT | YMS, ant Time Slot Management, KONCRIT | WMS, ЕТС Умные закупки, Галактика AMM, AXELOT WMS X, LOGAREON WMS, KONCRIT, КОРУС | Система управления двором, S2B:TSM, Эттон. Система прослеживаемости продукции, AXELOT WOS, Альта-СВХ, Альта-ТС, LEAD WMS, LEAD WCS, LEAD YMS, LEAD SIM, ВЭД-Склад, Контур.Маркировка

США

Oracle JD Edwards EnterpriseOne

Германия

SAP Ariba Buying and Invoicing, SAP Predictive Replenishment, Transporeon TSM