Справочно-правовые системы (СПС) c функцией Многопользовательский доступ

Справочно-правовые системы (СПС, англ. Legal Reference Systems, LIR) — это информационные системы, содержащие нормативно-правовые акты, судебную практику, комментарии экспертов, формы документов и другие материалы, необходимые для юридической работы. Они предоставляют пользователям удобный доступ к актуальной правовой информации, позволяют осуществлять поиск по различным критериям и анализировать полученные данные.

Поиск правовой информации как деятельность представляет собой процесс выявления, извлечения и анализа нормативно-правовых актов, судебной практики, комментариев экспертов и других материалов, необходимых для решения юридических задач. Эта деятельность требует не только владения навыками работы с различными информационными ресурсами, но и понимания структуры законодательства, умения формулировать поисковые запросы таким образом, чтобы получить максимально релевантные результаты, а также способности критически оценивать найденную информацию на предмет актуальности и достоверности. Среди ключевых аспектов поиска правовой информации можно выделить: разнообразие используемых источников, необходимость учёта изменений в законодательстве, важность обеспечения точности и полноты получаемых данных, потребность в систематизации и структурировании информации, значимость оперативного доступа к актуальным правовым материалам. Современные цифровые (программные) решения, такие как справочно-правовые системы, существенно упрощают и ускоряют процесс поиска правовой информации, предоставляя пользователям удобные инструменты для работы с большими объёмами данных и обеспечивая возможность комплексного анализа правовых материалов.

Справочно-правовые системы предназначены для обеспечения пользователей актуальной и комплексной правовой информацией, необходимой в юридической работе. Они позволяют осуществлять быстрый и эффективный поиск нормативно-правовых актов, судебной практики, комментариев экспертов и других материалов, структурировать и анализировать полученные данные, а также обеспечивают доступ к формам документов и иным ресурсам, которые могут потребоваться при решении правовых вопросов.

Функциональное предназначение справочно-правовых систем заключается в оптимизации работы юридических специалистов, снижении временных и ресурсных затрат на поиск необходимой информации, повышении качества и обоснованности принимаемых правовых решений. Такие системы способствуют унификации подходов к работе с правовой информацией, обеспечивают её достоверность и актуальность, а также позволяют отслеживать изменения в законодательстве и судебной практике в режиме реального времени.

Справочно-правовые системы в основном используют следующие группы пользователей:

• юристы и адвокаты для подготовки правовых заключений, анализа законодательства и судебной практики, сопровождения дел;
• сотрудники юридических отделов компаний для проверки документов, мониторинга изменений в законодательстве, обеспечения соответствия деятельности организации правовым нормам;
• судьи и работники аппаратов судов для поиска прецедентов, анализа судебной практики, подготовки судебных решений;
• нотариусы для проверки правовых аспектов сделок, оформления документов с учётом действующего законодательства;
• исследователи и преподаватели в области права для подготовки учебных материалов, проведения научных исследований, анализа правовых норм и практики их применения;
• предприниматели и руководители компаний для оценки правовых рисков, понимания законодательных требований, регулирующих деятельность компании.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе справочно-правовой системы (СПС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса может быть достаточно системы с базовым набором функций и ограниченным объёмом правовой базы, тогда как крупным холдингам и корпорациям потребуются решения с расширенными возможностями аналитики, интеграцией с другими корпоративными системами и доступом к максимально полному спектру правовых материалов. Также важно учитывать отраслевую специфику — например, компаниям в сфере здравоохранения потребуются СПС с акцентом на нормативно-правовое регулирование медицинской деятельности, а организациям в финансовом секторе — системы, содержащие актуальную информацию о банковском и финансовом законодательстве.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• актуальность и полнота правовой базы (наличие всех необходимых нормативно-правовых актов, их своевременное обновление);
• возможности поиска и фильтрации информации (поддержка различных критериев поиска, включая полнотекстовый и атрибутивный, возможность сохранения поисковых запросов и истории поиска);
• функциональные возможности анализа данных (наличие инструментов для сравнения редакций документов, построения аналитических отчётов, выявления противоречий в законодательстве);
• возможности интеграции с другими информационными системами (например, с системами электронного документооборота, корпоративными порталами);
• удобство интерфейса и простота использования (интуитивно понятная структура, наличие обучающих материалов и поддержки пользователей);
• технические требования и ограничения (совместимость с используемой ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, поддержка необходимых операционных систем и браузеров);
• уровень безопасности и защиты данных (наличие механизмов шифрования, аутентификации и авторизации пользователей, защита от несанкционированного доступа);
• стоимость владения системой (лицензионные платежи, стоимость технической поддержки и обновлений, возможные дополнительные расходы на интеграцию и обучение пользователей).

Кроме того, необходимо обратить внимание на репутацию разработчика и качество технической поддержки — это обеспечит надёжность использования СПС и минимизирует риски возникновения проблем в работе. Также стоит учесть наличие дополнительных сервисов и материалов, таких как комментарии экспертов, аналитические обзоры, формы документов, которые могут существенно облегчить работу с правовой информацией и повысить эффективность принятия решений.

Справочно-правовые системы (СПС) играют ключевую роль в оптимизации юридической работы, обеспечивая доступ к структурированной и актуальной правовой информации. Их применение приносит ряд существенных преимуществ и выгод.

• Упрощение поиска правовой информации. СПС позволяют осуществлять быстрый и эффективный поиск нормативно-правовых актов, судебной практики и других материалов по различным критериям, что значительно сокращает время, необходимое для нахождения нужной информации.

• Обеспечение актуальности данных. Системы регулярно обновляют свои базы данных, гарантируя пользователям доступ к последним версиям законов и нормативных актов, что критически важно для принятия обоснованных юридических решений.

• Снижение риска ошибок. Использование СПС минимизирует вероятность работы с устаревшими или некорректными данными, что повышает качество юридической работы и снижает риск правовых ошибок и связанных с ними негативных последствий.

• Удобство работы с документами. СПС предоставляют возможность не только находить, но и анализировать правовые документы, сравнивать их версии, что облегчает процесс подготовки юридических заключений и других документов.

• Доступ к экспертным материалам. В СПС содержатся комментарии экспертов, которые помогают глубже понять суть правовых норм и их применение на практике, что особенно ценно для менее опытных юристов.

• Оптимизация рабочих процессов. Интеграция СПС в корпоративную информационную систему позволяет автоматизировать ряд рутинных задач, связанных с поиском и анализом правовой информации, что повышает производительность труда юридических отделов.

• Улучшение качества юридической поддержки бизнеса. Благодаря СПС юридические службы могут более оперативно и качественно оказывать правовую поддержку бизнесу, что способствует снижению правовых рисков и повышению конкурентоспособности компании.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Справочно-правовые системы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение структурированного хранения нормативно-правовых актов, судебной практики и других правовых материалов,
• реализация многокритериального поиска по содержимому системы с возможностью фильтрации результатов,
• предоставление инструментов для сравнения редакций документов и отслеживания изменений в законодательстве,
• включение базы комментариев экспертов и разъяснений по применению правовых норм,
• предоставление шаблонов и форм документов для использования в юридической практике.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке справочно-правовых систем (СПС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации пользовательского опыта и расширения возможностей анализа больших объёмов данных. Среди ключевых трендов будут:

• Интеграция искусственного интеллекта. СПС будут активнее использовать ИИ для автоматизации анализа нормативно-правовых актов, прогнозирования правовых рисков и генерации предварительных выводов на основе имеющихся данных.

• Расширение возможностей машинного обучения. Системы будут обучаться на основе анализа судебной практики и других данных, что позволит повышать точность поиска и релевантность выдаваемой информации.

• Применение технологий обработки естественного языка (NLP). Улучшение алгоритмов NLP даст возможность более точно интерпретировать запросы пользователей и извлекать из них ключевые смысловые блоки для поиска информации.

• Развитие облачных решений. СПС будут всё чаще предоставляться как облачные сервисы, что обеспечит более удобный доступ с различных устройств и упростит обновление баз данных.

• Персонализация пользовательского интерфейса. Системы начнут предлагать индивидуальные настройки интерфейса и контента на основе анализа поведения и предпочтений пользователя.

• Интеграция с другими корпоративными системами. СПС будут глубже интегрироваться с системами электронного документооборота, CRM и другими корпоративными приложениями для обеспечения более комплексного подхода к работе с правовой информацией.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СПС будут уделять больше внимания защите данных, используя современные криптографические методы и технологии блокчейн для обеспечения целостности и конфиденциальности информации.