Системы управления основными данными (MDM) c функцией Отчётность и аналитика

Системы управления основными данными (СУОД, англ. Master Data Management Systems, MDM) предназначены для управления наиболее важными сведениями в масштабах всей компании, также известными как основные данные или мастер-данные. Системы обеспечивают единое место для хранения и предоставления в другие информационные системы компании нормативно-справочной информации (НСИ), связанной с операционной деятельностью, производимой продукцией, материалами, нормативами и контрагентами.

Управление основными данными как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение единого подхода к сбору, хранению, обработке и предоставлению наиболее значимых сведений в рамках организации. Эта деятельность включает в себя создание и поддержание централизованного хранилища нормативно-справочной информации, которая используется в операционной деятельности, управлении продукцией, материалами, нормативами и взаимодействием с контрагентами, а также обеспечение целостности, актуальности и непротиворечивости данных, используемых в различных бизнес-процессах компании.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение состава и структуры основных данных,
• разработка правил и процедур управления данными,
• внедрение механизмов верификации и валидации данных,
• обеспечение интеграции с другими информационными системами,
• мониторинг качества данных и устранение противоречий,
• обновление и актуализация данных,
• обеспечение безопасности и защиты данных.

Эффективное управление основными данными невозможно без применения современных цифровых решений, среди которых особое место занимают системы управления основными данными (СУОД). Такие системы позволяют автоматизировать многие аспекты работы с данными, обеспечивая их централизованное хранение и удобный доступ для различных подразделений компании, что в свою очередь способствует повышению эффективности бизнес-процессов и снижению количества ошибок, связанных с использованием неактуальной или противоречивой информации.

Системы управления основными данными предназначены для централизованного управления наиболее значимыми сведениями в рамках организации — так называемыми основными или мастер-данными. Они обеспечивают консолидацию, унификацию и синхронизацию ключевых данных, используемых в операционной деятельности компании, что позволяет достичь целостности и непротиворечивости информации, устранить дублирование и расхождения в различных информационных системах и бизнес-процессах.

СУОД функционируют как единый репозиторий нормативно-справочной информации, которая связана с производимой продукцией, используемыми материалами, применяемыми нормативами, контрагентами и другими аспектами операционной деятельности. Система обеспечивает доступ к актуализированным данным для других информационных систем и приложений, что способствует повышению качества принимаемых управленческих решений, оптимизации бизнес-процессов и улучшению взаимодействия между различными подразделениями и внешними партнёрами.

Системы управления основными данными в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и специалисты подразделений, отвечающие за управление нормативно-справочной информацией и обеспечение её актуальности в компании;
• сотрудники ИТ-департаментов, которые интегрируют СУОД с другими корпоративными информационными системами и обеспечивают их техническую поддержку;
• аналитики и специалисты по работе с данными, использующие СУОД для получения согласованной и достоверной информации для анализа и построения отчётов;
• менеджеры по работе с контрагентами и логистические специалисты, которым необходима актуальная информация о поставщиках, клиентах и материальных ресурсах;
• специалисты производственных подразделений, использующие данные о материалах, комплектующих и нормативах для планирования и контроля производственных процессов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления основными данными (СУОД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством подразделений потребуются СУОД с расширенными возможностями интеграции и масштабируемости, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономичные решения. Также следует учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, которые должны поддерживаться выбранной системой. Не менее важны технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к производительности и безопасности, а также возможности интеграции с другими корпоративными системами.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем и СУБД);
• возможности масштабирования (поддержка роста объёма данных и числа пользователей);
• наличие модулей и функций, соответствующих специфике отрасли (например, модули для управления клиентскими данными в розничной торговле или данными о лекарственных препаратах в фармацевтике);
• уровень защиты данных и соответствие требованиям информационной безопасности (например, шифрование данных, многофакторная аутентификация, логирование действий пользователей);
• поддержка интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, WMS и т. д.);
• наличие механизмов обеспечения целостности и непротиворечивости данных;
• возможности отчётности и аналитики на основе хранящихся данных;
• удобство использования и наличие обучающих материалов для пользователей.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов. Это позволит выявить возможные проблемы и скорректировать настройки системы до полноценного запуска, а также оценить, насколько СУОД соответствует реальным потребностям компании и способствует оптимизации управления основными данными.

Системы управления основными данными (СУОД) играют ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов компании, обеспечивая централизованное управление мастер-данными. Это способствует повышению эффективности работы с информацией, улучшению качества данных и оптимизации взаимодействия между различными информационными системами. Среди основных преимуществ СУОД можно выделить:

• Унификация данных. СУОД обеспечивают единый формат хранения и представления данных, что устраняет противоречия и дублирование информации в различных подразделениях компании, повышая тем самым качество и достоверность данных.

• Повышение эффективности бизнес-процессов. Централизованное управление данными позволяет ускорить доступ к необходимой информации, упростить процессы принятия решений и оптимизировать рабочие процедуры, что ведёт к сокращению времени на выполнение задач.

• Интеграция информационных систем. СУОД служат связующим звеном между различными ИТ-системами компании, обеспечивая обмен нормативно-справочной информацией и согласованность данных, что важно для комплексной автоматизации бизнеса.

• Улучшение качества данных. Системы позволяют внедрять механизмы валидации и очистки данных, контролировать их актуальность и целостность, что снижает риски, связанные с использованием некорректной информации в бизнес-процессах.

• Упрощение аналитики и отчётности. Наличие единого источника достоверных данных облегчает подготовку аналитических отчётов, проведение глубокого анализа бизнес-показателей и выявление тенденций, что способствует более обоснованному принятию стратегических решений.

• Снижение затрат на управление данными. Централизация и автоматизация процессов управления данными позволяет сократить расходы на их поддержание, уменьшить количество ошибок и минимизировать необходимость ручного вмешательства в процессы обработки информации.

• Усиление контроля и безопасности данных. СУОД предоставляют инструменты для настройки прав доступа к данным, отслеживания изменений и обеспечения соответствия требованиям по защите информации, что повышает уровень информационной безопасности в компании.

Системы управления нормативно-справочной информацией

Системы управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ, англ. Regulatory & Reference Information Management Systems, RRIM) предназначены для управления наиболее нормативно-справочной информацией (НСИ) в масштабах всей компании, также известной как основные данные. В число НСИ обычно входят сведения об операционной деятельности, производимой продукции, материалах, нормах и контрагентах.

Системы управления основными данными продуктов

Системы управления основными данными продуктов (СУОДП, англ. Product Master Data Management Systems, MDM-PD) — это программные решения для создания единого достоверного источника информации о продуктовой линейке предприятия. Они обеспечивают унификацию, синхронизацию и контроль качества данных о продуктах во всех бизнес‑системах и процессах.

Системы управления основными данными клиентов

Системы управления основными данными клиентов (СУОДК, англ. Customer Master Data Management Systems, MDM-CD) — это программные решения для формирования единого достоверного профиля клиента в масштабах предприятия. Они обеспечивают консолидацию, очистку и синхронизацию клиентских данных из разнородных источников, поддерживая их актуальность и целостность для всех бизнес‑процессов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления основными данными, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение централизованного хранения основных данных, гарантирующее единый источник достоверной информации для всех подразделений компании,
• механизмы валидации и очистки данных, позволяющие устранять дубликаты, противоречия и ошибки в мастер-данных,
• инструменты для управления жизненным циклом данных — от создания и изменения до архивации и удаления,
• средства для обеспечения целостности и непротиворечивости данных при их изменении различными подразделениями компании,
• возможности для определения и поддержания правил и политик управления основными данными в компании.

Аналитическая компания Soware прогнозирует, что в 2026 году на рынке систем управления основными данными (СУОД) продолжат развиваться тенденции, зародившиеся в предыдущие годы, при этом ожидается углубление интеграции передовых технологий и повышение уровня автоматизации процессов работы с данными.

Ключевые тренды, влияющие в 2026 году на системы управления основными данными и определяющие их развитие:

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУОД будут расширять применение алгоритмов машинного обучения для автоматизации сложных аналитических задач, включая прогнозирование трендов в мастер-данных, выявление скрытых закономерностей и оптимизацию процессов управления данными.

• Облачные решения. Рост популярности облачных СУОД продолжится за счёт дальнейшего снижения затрат на инфраструктуру, повышения гибкости развёртывания и упрощения процессов обновления программного обеспечения.

• Усиление защиты данных. Разработка комплексных систем защиты, включающих многоуровневую аутентификацию, продвинутые методы шифрования и технологии распределённого реестра для обеспечения целостности и конфиденциальности мастер-данных.

• Работа с неструктурированными данными. Расширение функционала СУОД для эффективной обработки и анализа неструктурированных данных (текстов, изображений, аудио) с целью обогащения мастер-данных и повышения качества бизнес-аналитики.

• Аналитика и визуализация. Интеграция более мощных инструментов бизнес-аналитики и визуализации, позволяющих в режиме реального времени анализировать большие объёмы данных и представлять результаты в удобной для восприятия форме.

• Соответствие регуляторным требованиям. Дальнейшее развитие механизмов автоматического отслеживания и соблюдения нормативных требований, включая внедрение систем мониторинга соответствия данных законодательным и отраслевым стандартам.

• Межсистемная интеграция. Совершенствование API и других интерфейсов для обеспечения бесшовной интеграции СУОД с корпоративными информационными системами, ERP- и CRM-платформами, что позволит улучшить обмен данными и повысить эффективность бизнес-процессов.

Россия

Сакура PRO, Гармония MDM, Планета. НСИ