Российские Системы управления основными данными (MDM)

Системы управления основными данными (СУОД, англ. Master Data Management Systems, MDM) предназначены для управления наиболее важными сведениями в масштабах всей компании, также известными как основные данные или мастер-данные. Системы обеспечивают единое место для хранения и предоставления в другие информационные системы компании нормативно-справочной информации (НСИ), связанной с операционной деятельностью, производимой продукцией, материалами, нормативами и контрагентами.

Управление основными данными как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение единого подхода к сбору, хранению, обработке и предоставлению наиболее значимых сведений в рамках организации. Эта деятельность включает в себя создание и поддержание централизованного хранилища нормативно-справочной информации, которая используется в операционной деятельности, управлении продукцией, материалами, нормативами и взаимодействием с контрагентами, а также обеспечение целостности, актуальности и непротиворечивости данных, используемых в различных бизнес-процессах компании.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение состава и структуры основных данных,
• разработка правил и процедур управления данными,
• внедрение механизмов верификации и валидации данных,
• обеспечение интеграции с другими информационными системами,
• мониторинг качества данных и устранение противоречий,
• обновление и актуализация данных,
• обеспечение безопасности и защиты данных.

Эффективное управление основными данными невозможно без применения современных цифровых решений, среди которых особое место занимают системы управления основными данными (СУОД). Такие системы позволяют автоматизировать многие аспекты работы с данными, обеспечивая их централизованное хранение и удобный доступ для различных подразделений компании, что в свою очередь способствует повышению эффективности бизнес-процессов и снижению количества ошибок, связанных с использованием неактуальной или противоречивой информации.

Системы управления основными данными предназначены для централизованного управления наиболее значимыми сведениями в рамках организации — так называемыми основными или мастер-данными. Они обеспечивают консолидацию, унификацию и синхронизацию ключевых данных, используемых в операционной деятельности компании, что позволяет достичь целостности и непротиворечивости информации, устранить дублирование и расхождения в различных информационных системах и бизнес-процессах.

СУОД функционируют как единый репозиторий нормативно-справочной информации, которая связана с производимой продукцией, используемыми материалами, применяемыми нормативами, контрагентами и другими аспектами операционной деятельности. Система обеспечивает доступ к актуализированным данным для других информационных систем и приложений, что способствует повышению качества принимаемых управленческих решений, оптимизации бизнес-процессов и улучшению взаимодействия между различными подразделениями и внешними партнёрами.

Системы управления основными данными в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и специалисты подразделений, отвечающие за управление нормативно-справочной информацией и обеспечение её актуальности в компании;
• сотрудники ИТ-департаментов, которые интегрируют СУОД с другими корпоративными информационными системами и обеспечивают их техническую поддержку;
• аналитики и специалисты по работе с данными, использующие СУОД для получения согласованной и достоверной информации для анализа и построения отчётов;
• менеджеры по работе с контрагентами и логистические специалисты, которым необходима актуальная информация о поставщиках, клиентах и материальных ресурсах;
• специалисты производственных подразделений, использующие данные о материалах, комплектующих и нормативах для планирования и контроля производственных процессов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта класса Системы управления основными данными (СУОД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством подразделений потребуются СУОД с расширенными возможностями интеграции и масштабируемости, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономичные решения. Также следует учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, которые должны поддерживаться выбранной системой. Не менее важны технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к производительности и безопасности, а также возможности интеграции с другими корпоративными системами.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем и СУБД);
• возможности масштабирования (поддержка роста объёма данных и числа пользователей);
• наличие модулей и функций, соответствующих специфике отрасли (например, модули для управления клиентскими данными в розничной торговле или данными о лекарственных препаратах в фармацевтике);
• уровень защиты данных и соответствие требованиям информационной безопасности (например, шифрование данных, многофакторная аутентификация, логирование действий пользователей);
• поддержка интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, WMS и т. д.);
• наличие механизмов обеспечения целостности и непротиворечивости данных;
• возможности отчётности и аналитики на основе хранящихся данных;
• удобство использования и наличие обучающих материалов для пользователей.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов. Это позволит выявить возможные проблемы и скорректировать настройки системы до полноценного запуска, а также оценить, насколько СУОД соответствует реальным потребностям компании и способствует оптимизации управления основными данными.

Системы управления основными данными (СУОД) играют ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов компании, обеспечивая централизованное управление мастер-данными. Это способствует повышению эффективности работы с информацией, улучшению качества данных и оптимизации взаимодействия между различными информационными системами. Среди основных преимуществ СУОД можно выделить:

• Унификация данных. СУОД обеспечивают единый формат хранения и представления данных, что устраняет противоречия и дублирование информации в различных подразделениях компании, повышая тем самым качество и достоверность данных.

• Повышение эффективности бизнес-процессов. Централизованное управление данными позволяет ускорить доступ к необходимой информации, упростить процессы принятия решений и оптимизировать рабочие процедуры, что ведёт к сокращению времени на выполнение задач.

• Интеграция информационных систем. СУОД служат связующим звеном между различными ИТ-системами компании, обеспечивая обмен нормативно-справочной информацией и согласованность данных, что важно для комплексной автоматизации бизнеса.

• Улучшение качества данных. Системы позволяют внедрять механизмы валидации и очистки данных, контролировать их актуальность и целостность, что снижает риски, связанные с использованием некорректной информации в бизнес-процессах.

• Упрощение аналитики и отчётности. Наличие единого источника достоверных данных облегчает подготовку аналитических отчётов, проведение глубокого анализа бизнес-показателей и выявление тенденций, что способствует более обоснованному принятию стратегических решений.

• Снижение затрат на управление данными. Централизация и автоматизация процессов управления данными позволяет сократить расходы на их поддержание, уменьшить количество ошибок и минимизировать необходимость ручного вмешательства в процессы обработки информации.

• Усиление контроля и безопасности данных. СУОД предоставляют инструменты для настройки прав доступа к данным, отслеживания изменений и обеспечения соответствия требованиям по защите информации, что повышает уровень информационной безопасности в компании.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления основными данными, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение централизованного хранения основных данных, гарантирующее единый источник достоверной информации для всех подразделений компании,
• механизмы валидации и очистки данных, позволяющие устранять дубликаты, противоречия и ошибки в мастер-данных,
• инструменты для управления жизненным циклом данных — от создания и изменения до архивации и удаления,
• средства для обеспечения целостности и непротиворечивости данных при их изменении различными подразделениями компании,
• возможности для определения и поддержания правил и политик управления основными данными в компании.

В 2025 году на рынке систем управления основными данными (СУОД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с технологиями искусственного интеллекта и машинного обучения, роста популярности облачных решений, повышения требований к безопасности и соответствию регуляторным нормам, а также развития возможностей для работы с неструктурированными данными и расширения функционала для аналитики и визуализации информации.

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУОД будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для автоматизации процессов очистки и обогащения данных, выявления аномалий и прогнозирования изменений в мастер-данных.

• Облачные решения. Увеличение доли СУОД, предоставляемых как облачный сервис, что обеспечит более гибкую масштабируемость и снизит затраты на инфраструктуру.

• Усиление защиты данных. Разработка и внедрение более сложных механизмов шифрования и аутентификации, а также использование блокчейн-технологий для обеспечения неизменности и прослеживаемости мастер-данных.

• Работа с неструктурированными данными. Расширение возможностей СУОД для обработки текстов, изображений и других неструктурированных данных с целью обогащения мастер-данных и улучшения качества аналитики.

• Аналитика и визуализация. Интеграция продвинутых инструментов бизнес-аналитики и визуализации данных непосредственно в СУОД для облегчения принятия управленческих решений.

• Соответствие регуляторным требованиям. Усовершенствование функционала СУОД для автоматического отслеживания и соблюдения нормативных требований в области хранения и обработки данных.

• Межсистемная интеграция. Развитие API и других механизмов для более тесной интеграции СУОД с другими корпоративными информационными системами и платформами.

Россия

Сакура PRO, Гармония MDM, Планета. НСИ, Docsvision, ЭльДокА, Юнидата Платформа управления данными