Онлайн-кассы (ОК) c функцией Администрирование

Онлайн-кассы (ОК, англ. Online Cash Registers, OCR) — это программные, или программно-технические комплексы для автоматизированной регистрации расчётов между организациями или индивидуальными предпринимателями и их клиентами при расчётах за товары, работы или услуги, с обязательной передачей фискальных данных в режиме реального времени в Федеральную налоговую службу через операторов фискальных данных (ОФД).

Кассовый учёт в режиме реального времени представляет собой процесс непрерывной фиксации и обработки данных о финансовых операциях при расчётах за товары, работы или услуги, при котором информация о транзакциях мгновенно регистрируется и передаётся в соответствующие государственные органы через операторов фискальных данных. Это позволяет обеспечить высокий уровень контроля над финансовыми потоками, минимизировать риски ошибок и злоупотреблений, а также гарантировать соблюдение законодательства в области кассовых операций. В рамках кассового учёта в режиме реального времени осуществляется автоматизированная обработка данных, что существенно повышает эффективность работы организаций и индивидуальных предпринимателей.

Ключевые аспекты данного процесса:

• мгновенная регистрация расчётов с клиентами,
• автоматическая передача фискальных данных в налоговые органы,
• возможность оперативного анализа финансовых показателей,
• обеспечение соответствия законодательным требованиям,
• снижение вероятности ошибок в учёте,
• повышение прозрачности финансовых операций.

Внедрение кассового учёта в режиме реального времени требует использования современных цифровых (программных) решений, которые обеспечивают надёжную и безопасную работу с фискальными данными. Такие решения включают в себя онлайн-кассы и соответствующие программные комплексы, которые позволяют автоматизировать процессы учёта и контроля финансовых операций, а также интегрироваться с другими корпоративными информационными системами.

Онлайн-кассы предназначены для автоматизированной регистрации расчётов между организациями или индивидуальными предпринимателями и их клиентами при осуществлении платежей за товары, работы или услуги. Они обеспечивают формализацию процесса кассовых операций, позволяя в режиме реального времени фиксировать информацию о транзакциях и формировать необходимые документы, такие как чеки, которые являются юридически значимыми при осуществлении коммерческой деятельности.

Ключевой аспект функционального предназначения онлайн-касс заключается в обеспечении обязательного трансфера фискальных данных в Федеральную налоговую службу через операторов фискальных данных (ОФД). Это позволяет государственным органам осуществлять мониторинг и контроль за денежными потоками и оборотом товаров и услуг, минимизируя риски уклонения от налогообложения и повышая прозрачность экономических отношений в сфере розничной и оптовой торговли, а также оказания услуг.

Онлайн-кассы в основном используют следующие группы пользователей:

• розничные торговые сети и магазины, осуществляющие продажу товаров конечным потребителям и нуждающиеся в автоматизации расчётов и передаче фискальных данных;
• предприятия общественного питания — кафе, рестораны, столовые, где требуется регистрация продаж и передача данных в налоговые органы;
• интернет-магазины и компании, осуществляющие онлайн-продажи, которым необходимо фиксировать транзакции и отправлять фискальные данные в режиме реального времени;
• сервисные компании и предприятия, предоставляющие различные услуги (например, салоны красоты, ремонтные мастерские), нуждающиеся в регистрации расчётов с клиентами;
• индивидуальные предприниматели, ведущие торговую или сервисную деятельность и обязанные соблюдать требования фискального законодательства.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта функционального класса Онлайн-кассы необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в рамках конкретного бизнеса. Важно оценить масштаб деятельности предприятия: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как для крупных розничных сетей и предприятий с разветвлённой структурой потребуются масштабируемые решения с возможностью интеграции с ERP-системами и другими корпоративными информационными системами. Также следует учитывать отраслевые требования — например, в сфере общепита могут быть необходимы функции работы с алкогольной продукцией и интеграции с системами ЕГАИС, а в розничной торговле — поддержка работы с маркированными товарами и системами «Честный знак». Не менее важны технические ограничения: необходимо проверить совместимость с используемым оборудованием (POS-терминалами, сканерами штрихкодов, принтерами чеков и т. д.), требования к каналам связи (стабильный интернет для передачи фискальных данных) и вычислительным ресурсам (производительность и объём памяти серверов или ПК). Кроме того, стоит обратить внимание на наличие и качество технической поддержки, возможности обновления программного обеспечения, уровень защиты данных и соответствие требованиям законодательства в области обработки фискальной информации.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности потребностям бизнеса (наличие необходимых отчётов, возможность работы с разными видами платежей, поддержка различных типов товаров и услуг);
• возможность интеграции с существующими информационными системами (CRM, ERP, системами управления складом и т. д.);
• поддержка необходимого оборудования (кассовых аппаратов, терминалов, сканеров, принтеров и т. п.);
• требования к инфраструктуре (наличие необходимого интернет-соединения, вычислительных ресурсов);
• наличие сертификатов и лицензий, подтверждающих соответствие законодательным и отраслевым требованиям;
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование передаваемой информации, защита от несанкционированного доступа);
• условия лицензирования и стоимость владения (лицензионные платежи, стоимость технической поддержки, обновлений);
• репутация разработчика и качество технической поддержки (наличие круглосуточной поддержки, скорость решения возникающих проблем).

Выбор онлайн-кассы должен быть обоснован не только текущими потребностями бизнеса, но и перспективами его развития. Необходимо учитывать возможность расширения функциональности системы в будущем, добавления новых модулей и интеграции с перспективными технологиями, например, с системами искусственного интеллекта для анализа покупательского поведения и оптимизации ассортимента. Также важно обратить внимание на гибкость настроек системы — возможность адаптации под специфические бизнес-процессы и требования конкретного предприятия.

Онлайн-кассы представляют собой важный элемент современной системы расчётов и учёта, обеспечивая автоматизацию процессов и соответствие законодательным требованиям. Их применение приносит ряд преимуществ для бизнеса:

• Упрощение процесса расчётов. Онлайн-кассы автоматизируют процесс регистрации расчётов, снижая вероятность ошибок и минимизируя время, необходимое для проведения операций. Это позволяет персоналу сосредоточиться на обслуживании клиентов.

• Соответствие законодательным требованиям. Использование онлайн-касс обеспечивает соблюдение требований законодательства о кассовых расчётах и передаче фискальных данных, что исключает риски штрафов и других санкций со стороны налоговых органов.

• Повышение прозрачности финансовых операций. Передача данных в режиме реального времени в ФНС через ОФД обеспечивает высокий уровень прозрачности расчётов, что упрощает аудит и контроль финансовых потоков.

• Оптимизация работы с фискальными данными. Онлайн-кассы позволяют автоматизировать формирование и хранение фискальных документов, упрощая их последующее использование для отчётности и анализа.

• Улучшение качества обслуживания клиентов. Быстрота и точность расчётов, обеспечиваемые онлайн-кассами, способствуют повышению уровня удовлетворённости клиентов и могут положительно сказаться на репутации бизнеса.

• Интеграция с другими информационными системами. Онлайн-кассы могут быть интегрированы с ERP-системами, системами управления складом и другими корпоративными информационными системами, что обеспечивает более эффективный учёт и анализ данных.

• Снижение издержек на кассовое оборудование и обслуживание. За счёт автоматизации многих процессов и уменьшения необходимости в ручном вводе данных онлайн-кассы помогают сократить затраты на содержание кассового оборудования и оплату труда персонала, связанного с ведением кассовых операций.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Онлайн-кассы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизированная регистрация расчётов при продаже товаров, работ или услуг,
• формирование фискальных документов в соответствии с требованиями законодательства,
• передача фискальных данных в режиме реального времени в Федеральную налоговую службу через операторов фискальных данных,
• поддержка работы с различными видами платёжных средств (наличные, безналичные платежи),
• обеспечение уникальности и целостности фискальных данных.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке онлайн-касс можно ожидать усиления тенденций к интеграции с облачными технологиями, развития возможностей искусственного интеллекта для анализа транзакций и оптимизации бизнес-процессов, повышения уровня кибербезопасности, внедрения более продвинутых систем аналитики данных, расширения функционала для работы с цифровыми валютами и криптовалютами, а также дальнейшего упрощения интерфейсов для повышения удобства использования.

• Интеграция с облачными технологиями. Онлайн-кассы будут всё чаще использовать облачные платформы для хранения данных и обработки транзакций, что позволит снизить затраты на инфраструктуру и повысить доступность сервисов для пользователей.

• Применение искусственного интеллекта. Внедрение алгоритмов машинного обучения для анализа покупательского поведения, прогнозирования спроса и оптимизации ценообразования на основе данных, собираемых онлайн-кассами.

• Усиление мер кибербезопасности. Разработка и внедрение более сложных систем защиты данных, включая шифрование транзакций и использование биометрических методов аутентификации для предотвращения утечек информации.

• Продвинутые системы аналитики. Появление онлайн-касс с расширенными возможностями аналитики, позволяющими в реальном времени отслеживать ключевые показатели бизнеса, выявлять тренды и аномалии в данных.

• Работа с цифровыми валютами. Интеграция функционала для приёма цифровых валют и криптовалют, что будет особенно актуально в условиях развития децентрализованных финансовых систем.

• Упрощение пользовательского интерфейса. Тенденция к созданию более интуитивно понятных и удобных интерфейсов, которые минимизируют время обучения пользователей и упрощают работу с онлайн-кассами.

• Развитие API и интеграционных возможностей. Расширение набора API для лёгкой интеграции онлайн-касс с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM и системами управления складом.