Онлайн-инструменты совместной работы

Онлайн-инструменты совместной работы (ВСР, англ. Online Collaboration Tools, OC) — это цифровые платформы, обеспечивающие командное взаимодействие и обмен информацией в реальном времени, которые позволяют совместно создавать и редактировать документы, управлять проектами, проводить видеоконференции и обмениваться сообщениями, значительно повышая эффективность коллективной работы и упрощая процессы принятия решений.

Совместная работа онлайн представляет собой деятельность, которая осуществляется посредством цифровых платформ и направлена на обеспечение эффективного взаимодействия участников команды независимо от их физического местоположения. Она включает в себя обмен информацией, совместное создание и редактирование документов, управление проектами, проведение видеоконференций и обсуждение рабочих вопросов в режиме реального времени, что позволяет ускорить рабочие процессы, улучшить координацию действий и повысить общую продуктивность команды.

Ключевые аспекты данного процесса:

• обмен документами и их совместное редактирование,
• планирование и отслеживание этапов проектов,
• организация видео- и аудиоконференций,
• создание и ведение чатов для оперативного общения,
• хранение и систематизация рабочей информации,
• контроль выполнения задач и распределение обязанностей.

Использование онлайн-инструментов для совместной работы минимизирует временные и пространственные барьеры, способствует более быстрому принятию решений и улучшает качество взаимодействия между участниками проекта. В условиях современного динамичного бизнес-пространства цифровые (программные) решения для совместной работы становятся неотъемлемым элементом успешной деятельности организаций, позволяя им адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и повышать свою конкурентоспособность.

Онлайн-инструменты совместной работы предназначены для обеспечения эффективного командного взаимодействия и обмена информацией между участниками рабочего процесса в режиме реального времени. Они позволяют интегрировать различные аспекты коллективной работы в единую цифровую среду, обеспечивая возможность совместного создания и редактирования документов, управления проектами, проведения видеоконференций и обмена сообщениями, что способствует оптимизации рабочих процессов, ускорению принятия решений и повышению общей продуктивности команды.

Функциональное предназначение этих систем заключается также в создании централизованной платформы для хранения и управления рабочими материалами и данными, что обеспечивает удобный доступ к необходимой информации для всех участников проекта независимо от их географического расположения. Кроме того, онлайн-инструменты совместной работы позволяют реализовывать механизмы контроля и отслеживания выполнения задач, выстраивать рабочие процессы с учётом принципов гибкого управления проектами, а также способствуют формированию культуры совместной работы и обмену знаниями внутри организации.

Онлайн-инструменты совместной работы в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компаний и корпораций, работающие в проектных командах и нуждающиеся в обмене документами и координации действий;
• удалённые работники и фрилансеры, которые взаимодействуют с заказчиками и коллегами через цифровые каналы связи;
• образовательные учреждения и преподаватели для организации дистанционного обучения, совместного создания учебных материалов и проведения онлайн-занятий;
• стартапы и малые предприятия, которым необходимы инструменты для управления проектами и совместной работы без значительных затрат на инфраструктуру;
• некоммерческие и общественные организации для координации волонтёров и реализации совместных инициатив.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса онлайн-инструментов совместной работы необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность продукта для решения конкретных бизнес-задач и обеспечат его эффективную интеграцию в существующую ИТ-инфраструктуру компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации, специфику отрасли, требования к безопасности и конфиденциальности данных, необходимость интеграции с другими системами, а также оценить уровень технической подготовки сотрудников и их готовность к работе с новым программным продуктом.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• масштаб деятельности: для малых и средних предприятий могут подойти более простые и доступные по стоимости решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые платформы с расширенными возможностями для управления большими командами и сложными проектами;
• отраслевые требования: например, в финансовом секторе и медицине существуют строгие требования к защите данных и соответствию нормативным актам (например, требованиям к обработке персональных данных), что накладывает ограничения на выбор облачных решений и требует наличия определённых механизмов шифрования и контроля доступа;
• технические ограничения: необходимо учитывать совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам (процессор, оперативная память, место на диске), поддержку определённых операционных систем и браузеров, а также возможность интеграции с корпоративными системами (например, с ERP или CRM-системами);
• функциональность: важно оценить набор доступных инструментов для совместной работы — возможности совместного редактирования документов, управления проектами, проведения видеоконференций, обмена сообщениями, а также наличие дополнительных функций, таких как календарь, задачи, хранилища файлов и т. д.;
• уровень поддержки и обслуживания: следует обратить внимание на условия предоставления технической поддержки, наличие обучающих материалов и возможности для повышения квалификации сотрудников, а также на репутацию поставщика программного продукта и его опыт работы с компаниями аналогичного профиля.

Также стоит учесть такие аспекты, как удобство пользовательского интерфейса, наличие мобильных версий приложения, возможности кастомизации и настройки под специфические нужды бизнеса, а также стоимость владения продуктом, включая лицензионные платежи, расходы на внедрение, обучение персонала и техническое обслуживание. Правильный выбор онлайн-инструмента совместной работы позволит оптимизировать рабочие процессы, повысить производительность команды и улучшить качество принимаемых решений.

Онлайн-инструменты совместной работы (ВСР) играют ключевую роль в оптимизации коллективной деятельности, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками проекта независимо от их местоположения. Они способствуют ускорению рабочих процессов и улучшению качества принимаемых решений. Среди основных преимуществ и выгод использования ВСР можно выделить:

• Упрощение коммуникации. ВСР обеспечивают мгновенный обмен информацией и обратную связь, что сокращает время на согласование вопросов и принятие решений, минимизируя риски недопонимания между участниками команды.

• Совместное редактирование документов. Возможность одновременной работы над документами позволяет оперативно вносить изменения и обновления, что особенно важно при реализации проектов с жёсткими сроками и большим количеством участников.

• Централизованное хранение данных. ВСР предоставляют единое пространство для хранения всех необходимых документов и данных, что облегчает доступ к информации и её поиск, снижает риск потери данных и дублирования информации.

• Управление проектами. Инструменты позволяют отслеживать задачи, устанавливать сроки и распределять ресурсы, обеспечивая прозрачность хода проекта и возможность своевременного выявления и устранения проблем.

• Проведение видеоконференций и онлайн-встреч. ВСР дают возможность организовывать встречи в режиме реального времени, что экономит время и ресурсы, связанные с поездками, и позволяет привлекать к обсуждению участников из разных регионов.

• Повышение производительности команды. За счёт автоматизации рутинных процессов и оптимизации рабочих потоков ВСР способствуют более эффективному использованию рабочего времени и ресурсов, что в итоге повышает общую производительность команды.

• Улучшение качества совместной работы. ВСР способствуют формированию единой рабочей культуры и повышению уровня вовлечённости сотрудников, так как обеспечивают прозрачность процессов, возможность отслеживания вклада каждого участника и обмен знаниями и опытом.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Онлайн-инструменты совместной работы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• возможность совместного создания и редактирования документов в режиме реального времени,
• функционал для управления проектами, включая постановку задач, отслеживание их выполнения и распределение ресурсов,
• инструменты для проведения видео- и аудиоконференций,
• система обмена мгновенными сообщениями и комментариями,
• механизмы организации совместной работы с файлами и их версионирования.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке онлайн-инструментов совместной работы (ВСР) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией расширенных возможностей искусственного интеллекта, повышением уровня безопасности данных, развитием мультиплатформенности и кросс-девайс совместимости, а также с внедрением более сложных механизмов аналитики и отчётности для оценки эффективности командной работы.

• Интеграция генеративных ИИ-моделей. ВСР будут включать инструменты на базе генеративных моделей ИИ для автоматического создания черновиков документов, генерации идей, составления отчётов и других задач, что существенно ускорит рабочие процессы.

• Усовершенствованные механизмы защиты данных. Развитие криптографических методов и внедрение технологий блокчейн для обеспечения целостности и конфиденциальности данных в ВСР станет ключевым трендом, отвечающим растущим требованиям к безопасности.

• Мультиплатформенность и кросс-девайс совместимость. ВСР будут обеспечивать бесшовную работу на различных устройствах и операционных системах, что позволит пользователям свободно переключаться между рабочими средами без потери функциональности.

• Расширенные возможности аналитики командной работы. Инструменты ВСР будут предлагать углублённую аналитику по эффективности взаимодействия в команде, отслеживанию времени, затраченного на задачи, и выявлению узких мест в рабочих процессах.

• Иммерсивные технологии для совместной работы. Внедрение VR и AR технологий в ВСР позволит создавать виртуальные рабочие пространства и проводить более интерактивные и продуктивные онлайн-совещания.

• Автоматизация рутинных процессов. ВСР будут активно использовать RPA (роботизированную автоматизацию процессов) для автоматизации повторяющихся задач, освобождая время сотрудников для более сложных и творческих заданий.

• Персонализация пользовательского опыта. ВСР будут предлагать более гибкие настройки интерфейса и функционала, позволяя каждому пользователю адаптировать рабочее пространство под свои потребности и рабочие процессы.

Гонконг (Китай)

BoardMix

Австралия

Confluence

Россия

Таламус, Онто, Yonote, MyBoards, Pruffme, VK Доска, МТС Линк Доски, Teamly, flip, Holst, Яндекс Доски

Финляндия

Sketchboard

США

Notion, Miro, Padlet, Whimsical, FigJam, ProcessOn, Zoom Whiteboard, Limnu, Alleo, Bluescape, Explain Everything, Freehand, Lucidspark, Hoylu, Coda, Microsoft Whiteboard, Mural, Jamboard

Мальта

Remote.Team

Германия

Conceptboard

Канада

Stormboard

Япония

Cacoo

Швеция

FlatFrog Board

Франция

UbiKey, Klaxoon Board

Швейцария

Collaboard