Системы формирования кадрового резерва c функцией Кадровое делопроизводство

Системы формирования кадрового резерва (СУКР, англ. Personnel Reserve Formation Systems, PRF) – это специализированные решения, предназначенные для автоматизации процессов выявления, развития и подготовки перспективных сотрудников внутри компании с целью заполнения управленческих и экспертных позиций в будущем. Эти системы помогают компаниям эффективно управлять кадровым резервом, снижая риски, связанные с отсутствием подходящих кандидатов на ключевые должности, и оптимизируя затраты на поиск персонала.

Кадровой резерв представляет собой группу сотрудников, которых компания рассматривает как потенциальных кандидатов на руководящие должности или ключевые позиции в будущем.

Цель формирования кадрового резерва в компании – развитие и подготовка перспективных кадров для дальнейшего роста и успешного функционирования организации.

Системы формирования кадрового резерва предназначены для автоматизации процессов, связанных с идентификацией, оценкой и развитием потенциальных кандидатов для повышения в должности. Они позволяют компаниям вести базу данных о перспективных сотрудниках, отслеживать их профессиональное развитие, проводить оценку и анализ их навыков и потенциала, а также разрабатывать индивидуальные программы подготовки и развития.

Программные системы формирования кадрового резерва могут включать в себя следующие функции:

• Идентификация и оценка перспективных кандидатов.

• Учёт основных данных о сотрудниках.

• Планирование и разработка программ подготовки и развития.

• Оценка и анализ потенциала и навыков сотрудников.

• Мониторинг и отслеживание профессионального развития.

• Анализ эффективности кадрового резерва и планирование его развития.

Программные системы формирования кадрового резерва помогают организациям повысить эффективность управления персоналом, определить перспективных сотрудников и своевременно подготовить их к руководящим и ключевым должностям.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы формирования кадрового резерва предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению рисков и укреплению корпоративной культуры.

Во-первых, системы формирования кадрового резерва позволяют компаниям заранее подготовиться к возможным изменениям в структуре управления и обеспечить преемственность руководства. Наличие подготовленных сотрудников, способных оперативно занять ключевые позиции, снижает риски для бизнеса и обеспечивает непрерывность процессов. Кроме того, эти системы стимулируют сотрудников к саморазвитию и улучшению своих навыков, поскольку возможность карьерного роста становится более осязаемой.

Также системы формирования кадрового резерва способствуют укреплению корпоративной культуры, основанной на непрерывном обучении и росте. Создание культуры, в которой ценится развитие и стремление к достижению высоких результатов, мотивирует сотрудников к самосовершенствованию и повышает их лояльность к компании. Это, в свою очередь, способствует формированию сильной и надежной команды, готовой к любым вызовам.

Таким образом, внедрение систем формирования кадрового резерва является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем формирования кадрового резерва, они должны обладать следующими функциональными возможностями:

• Планирование и развитие карьеры: Система должна предоставлять инструменты для планирования и развития карьеры сотрудников, включая возможность определения карьерных целей, выбора направлений развития и составления индивидуальных планов развития.

• Отбор и оценка кандидатов: Система может включать инструменты для отбора и оценки кандидатов на включение в кадровый резерв, включая проведение собеседований, тестирования и оценку компетенций.

• Обучение и развитие резервистов: Система может предоставлять инструменты для обучения и развития резервистов, включая доступ к обучающим материалам, курсам и программам повышения квалификации.

• Мониторинг и оценка прогресса: Система может включать инструменты для мониторинга и оценки прогресса резервистов, позволяя отслеживать их достижения, успехи и проблемы в развитии.

• Взаимодействие с руководством и HR: Система может обеспечивать взаимодействие между резервистами, руководством и отделом кадров, включая предоставление обратной связи, консультации и поддержку в процессе развития карьеры.