Системы обработки первичных документов (СОПД)

Системы обработки первичных документов (СОПД, англ. Primary Documents Processing Systems, PDP) — это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов ввода, проверки, классификации и хранения первичных документов, таких как накладные, акты, счета-фактуры и другие. Эти системы играют ключевую роль в обеспечении эффективного бухгалтерского учета и управления финансами предприятия.

Обработка первичных бухгалтерских документов – это процесс сбора, регистрации, анализа и хранения документов, подтверждающих хозяйственные операции компании. Эти документы служат основой для отражения операций в бухгалтерском учете и налоговом учете, а также для подтверждения доходов и расходов организации.

Первичные документы могут включать в себя бумажные или электронные документы, подтверждающие факт хозяйственной жизни компании, такие как акты приема-передачи товаров, накладные, кассовые ордера, договоры и счета на оплату. Они классифицируются по различным направлениям деятельности компании, таким как учет кадров, торговые и кассовые операции, основные средства и нематериальные активы.

Важность правильной обработки первичных документов заключается в том, что она обеспечивает точность и достоверность финансовой отчетности компании, а также помогает избежать штрафов и доначислений налогов со стороны налоговых органов. Ошибки в оформлении первичных документов могут привести к серьезным последствиям, включая штрафы и административную ответственность.

Для успешной обработки первичных документов необходимо соблюдать определенные правила, такие как использование унифицированных форм документов, где это возможно, правильное указание обязательных реквизитов, соблюдение сроков хранения документов и их уничтожение в установленном порядке. Также важно обеспечить соответствие языка документов требованиям законодательства и при необходимости осуществлять перевод на языки, используемые в деятельности компании.

Системы обработки первичных документов предназначены для автоматизации процессов сбора, распознавания, верификации и ввода в учётную систему первичных документов, таких как счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие. Они созданы для упрощения и оптимизации работы бухгалтерии, снижения вероятности ошибок и повышения эффективности работы бухгалтерской службы.

Использование систем обработки первичных документов позволяет автоматизировать рутинные задачи, такие как сканирование, распознавание данных, сопоставление номенклатуры и создание электронных версий первичных документов с готовыми реквизитами для дальнейшей работы в учётной системе. Кроме того, автоматизация способствует повышению точности и достоверности бухгалтерской информации, что критически важно для принятия обоснованных управленческих решений и соблюдения требований законодательства.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

Системы обработки первичных документов представляют собой комплексные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов ввода, обработки и хранения первичной документации, такой как счета, накладные, акты выполненных работ и другие документы, подтверждающие хозяйственные операции компании. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества систем обработки первичных документов включают:

• Автоматизация ввода данных: Эти системы позволяют автоматизировать процесс ввода данных из первичных документов, что значительно сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, и снижает риск ошибок.

• Обработка и классификация документов: Автоматизация процессов обработки и классификации документов позволяет компаниям более эффективно управлять своей документацией, обеспечивая быстрый доступ к необходимым данным.

• Хранение и архивация документов: Системы обработки первичных документов предоставляют возможность безопасного хранения и архивации документов, что способствует соблюдению требований законодательства и внутренних регламентов компании.

• Улучшение качества учёта: Автоматизация процессов обработки первичных документов способствует повышению точности и актуальности данных бухгалтерского учёта, что снижает риски финансовых потерь и повышает доверие со стороны налоговых органов.

• Возможность интеграции с другими системами: Системы обработки первичных документов могут интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM и HR, что обеспечивает обмен данными в реальном времени и повышает эффективность работы всей организации.

В целом, внедрение систем обработки первичных документов является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению качества учёта и отчётности.

Для того чтобы соответствовать категории систем обработки первичных документов, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Сканирование и распознавание документов. Система должна предоставлять инструменты для сканирования бумажных документов и распознавания их содержимого, включая текст, таблицы и изображения.

• Классификация документов. Функция для автоматической классификации документов по категориям, таким как «счета», «накладные», «акты» и т.д., на основе заранее определённых правил или шаблонов.

• Ведение архива документов. Система должна обеспечивать хранение отсканированных и распознанных документов в электронном архиве с возможностью поиска, просмотра и печати.

• Интеграция с системами бухгалтерского учёта. Возможность интеграции с бухгалтерскими программами и системами учёта для автоматической передачи данных из обработанных документов в соответствующие учётные регистры.

• Отчётность по документам. Система должна предоставлять инструменты для создания отчётов по обработанным документам, включая отчёты о количестве обработанных документов, ошибках распознавания и другую аналитическую информацию, необходимую для оценки эффективности работы системы.

Россия

Контур.Экстерн, Контур.Эльба, Мои финансы, Небо, 1С:БизнесСтарт, ITFB EasyDoc, 1С:Бухгалтерия, БухСофт, Инфо-Предприятие Бухгалтерия, Парус Бухгалтерия, Турбо Бухгалтер, Entera, Моё дело, ContentCapture, Lexema-SR

Казахстан

MyBuh

Белоруссия

Делай Дело