Системы обработки первичных документов (СОПД) c функцией Импорт/экспорт данных

Системы обработки первичных документов (СОПД, англ. Primary Documents Processing Systems, PDP) — это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов ввода, проверки, классификации и хранения первичных документов, таких как накладные, акты, счета-фактуры и другие. Эти системы играют ключевую роль в обеспечении эффективного бухгалтерского учета и управления финансами предприятия.

Обработка первичных бухгалтерских документов – это процесс сбора, регистрации, анализа и хранения документов, подтверждающих хозяйственные операции компании. Эти документы служат основой для отражения операций в бухгалтерском учете и налоговом учете, а также для подтверждения доходов и расходов организации.

Первичные документы могут включать в себя бумажные или электронные документы, подтверждающие факт хозяйственной жизни компании, такие как акты приема-передачи товаров, накладные, кассовые ордера, договоры и счета на оплату. Они классифицируются по различным направлениям деятельности компании, таким как учет кадров, торговые и кассовые операции, основные средства и нематериальные активы.

Важность правильной обработки первичных документов заключается в том, что она обеспечивает точность и достоверность финансовой отчетности компании, а также помогает избежать штрафов и доначислений налогов со стороны налоговых органов. Ошибки в оформлении первичных документов могут привести к серьезным последствиям, включая штрафы и административную ответственность.

Для успешной обработки первичных документов необходимо соблюдать определенные правила, такие как использование унифицированных форм документов, где это возможно, правильное указание обязательных реквизитов, соблюдение сроков хранения документов и их уничтожение в установленном порядке. Также важно обеспечить соответствие языка документов требованиям законодательства и при необходимости осуществлять перевод на языки, используемые в деятельности компании.

Системы обработки первичных документов предназначены для автоматизации процессов сбора, распознавания, верификации и ввода в учётную систему первичных документов, таких как счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие. Они созданы для упрощения и оптимизации работы бухгалтерии, снижения вероятности ошибок и повышения эффективности работы бухгалтерской службы.

Использование систем обработки первичных документов позволяет автоматизировать рутинные задачи, такие как сканирование, распознавание данных, сопоставление номенклатуры и создание электронных версий первичных документов с готовыми реквизитами для дальнейшей работы в учётной системе. Кроме того, автоматизация способствует повышению точности и достоверности бухгалтерской информации, что критически важно для принятия обоснованных управленческих решений и соблюдения требований законодательства.

Системы обработки первичных документов в основном используют следующие группы пользователей:

• бухгалтерские службы предприятий и организаций, которые нуждаются в автоматизации процессов учёта и обработки финансовых документов;
• отделы документооборота и делопроизводства, отвечающие за классификацию и хранение первичных документов;
• компании, работающие с большим объёмом первичных документов, например, в сфере торговли, логистики и производства;
• аудиторские и консалтинговые компании при проведении проверок и анализе финансового состояния предприятий;
• подразделения внутреннего контроля и аудита предприятий для мониторинга и анализа первичных документов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

При выборе программного продукта из функционального класса систем обработки первичных документов (СОПД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности предприятия: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным компаниям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими инструментами. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в сфере строительства могут быть специфические требования к оформлению и учёту документации, а в торговле — особые правила работы с товарно-сопроводительными документами и НДС. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части автоматизации процессов ввода и проверки данных, возможности классификации и хранения документов, поддержки электронного документооборота и интеграции с бухгалтерскими и ERP-системами.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие механизмов обеспечения безопасности и конфиденциальности данных;
• поддержка различных форматов первичных документов и возможность их распознавания (например, OCR-технологии для сканирования бумажных документов);
• возможности масштабирования и добавления новых модулей или функций;
• интеграция с другими корпоративными системами (например, CRM, ERP, системами электронного документооборота);
• соответствие законодательным и отраслевым требованиям (например, требованиям к форматам электронных счетов-фактур и других документов);
• наличие средств для автоматизации проверки корректности данных и выявления ошибок;
• удобство пользовательского интерфейса и простота обучения сотрудников работе с системой;
• условия лицензирования, стоимость владения и обслуживания системы.

Окончательный выбор СОПД должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом специфики деятельности компании, её текущих и будущих потребностей в обработке первичных документов, а также на оценке соотношения стоимости внедрения и эксплуатации системы к получаемым бизнес-преимуществам и повышению эффективности учётных и финансовых процессов.

Системы обработки первичных документов представляют собой комплексные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов ввода, обработки и хранения первичной документации, такой как счета, накладные, акты выполненных работ и другие документы, подтверждающие хозяйственные операции компании. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества систем обработки первичных документов включают:

• Автоматизация ввода данных: Эти системы позволяют автоматизировать процесс ввода данных из первичных документов, что значительно сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, и снижает риск ошибок.

• Обработка и классификация документов: Автоматизация процессов обработки и классификации документов позволяет компаниям более эффективно управлять своей документацией, обеспечивая быстрый доступ к необходимым данным.

• Хранение и архивация документов: Системы обработки первичных документов предоставляют возможность безопасного хранения и архивации документов, что способствует соблюдению требований законодательства и внутренних регламентов компании.

• Улучшение качества учёта: Автоматизация процессов обработки первичных документов способствует повышению точности и актуальности данных бухгалтерского учёта, что снижает риски финансовых потерь и повышает доверие со стороны налоговых органов.

• Возможность интеграции с другими системами: Системы обработки первичных документов могут интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM и HR, что обеспечивает обмен данными в реальном времени и повышает эффективность работы всей организации.

В целом, внедрение систем обработки первичных документов является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению качества учёта и отчётности.

Для того чтобы соответствовать категории систем обработки первичных документов, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Сканирование и распознавание документов. Система должна предоставлять инструменты для сканирования бумажных документов и распознавания их содержимого, включая текст, таблицы и изображения.

• Классификация документов. Функция для автоматической классификации документов по категориям, таким как «счета», «накладные», «акты» и т.д., на основе заранее определённых правил или шаблонов.

• Ведение архива документов. Система должна обеспечивать хранение отсканированных и распознанных документов в электронном архиве с возможностью поиска, просмотра и печати.

• Интеграция с системами бухгалтерского учёта. Возможность интеграции с бухгалтерскими программами и системами учёта для автоматической передачи данных из обработанных документов в соответствующие учётные регистры.

• Отчётность по документам. Система должна предоставлять инструменты для создания отчётов по обработанным документам, включая отчёты о количестве обработанных документов, ошибках распознавания и другую аналитическую информацию, необходимую для оценки эффективности работы системы.

В 2025 году на рынке систем обработки первичных документов (СОПД) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. Особое внимание будет уделяться улучшению взаимодействия с другими корпоративными системами, повышению безопасности данных и оптимизации пользовательского опыта.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СОПД будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для автоматического распознавания и классификации документов, что позволит существенно сократить время на обработку и минимизировать человеческие ошибки.

• Бесшовная интеграция с ERP-системами. Развитие API и микросервисной архитектуры обеспечит более тесное взаимодействие СОПД с системами управления ресурсами предприятия, что упростит обмен данными и повысит эффективность бизнес-процессов.

• Применение блокчейн-технологий. Использование распределённых реестров для хранения метаданных документов повысит уровень безопасности и прозрачности операций, а также упростит процесс аудита.

• Развитие облачных решений. Увеличение доли СОПД, развёртываемых в облачной инфраструктуре, позволит предприятиям снизить затраты на ИТ-инфраструктуру и повысить доступность систем для удалённых пользователей.

• Усовершенствование интерфейсов пользовательского взаимодействия. Внедрение принципов low-code/no-code позволит пользователям без глубоких технических знаний настраивать рабочие процессы в СОПД, что повысит гибкость систем и снизит зависимость от IT-специалистов.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СОПД будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.

• Автоматизация верификации данных. Системы будут оснащаться инструментами для автоматической проверки корректности и целостности данных, что снизит риск использования недостоверной информации в бухгалтерском учёте и отчётности.

Россия

Контур.Экстерн, БухСофт, Инфо-Предприятие Бухгалтерия, Парус Бухгалтерия, Турбо Бухгалтер, Entera, ITFB EasyDoc, 1С:Бухгалтерия

Казахстан

MyBuh

США

ABBYY FineReader